Excel2003函数教程:函数应用案例── 信息统计函数

使用Excel管理人事信息,具有无须编程、简便易行的特点。假设有一个人事管理工作表,它的A1、B1、C1、D1、E1、F1、G1和H1单元格分别输入“序号”、“姓名”、“身份证号码”、“性别”、“出生年月”等。自第2行开始依次输入职工的人事信息。为了尽可能减少数据录入的工作量,下面利用Excel函数实现数据统计的自动化。

1.性别输入根据现行的居民身份证号码编码规定,正在使用的18位的身份证编码。它的第17位为性别(奇数为男,偶数为女),第18位为效验位。而早期使用的是15位的身份证编码,它的第15位是性别(奇数为男,偶数为女)。

(1)函数分解

LEN函数返回文本字符串中的字符数。

语法

LEN(text) Text是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。

MOD函数返回两数相除的余数。结果的正负号与除数相同。

语法

MOD(number,divisor) Number为被除数;Divisor为除数。 MID函数返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符,该数目由用户指定。

语法

MID(text,start_num,num_chars)Text为包含要提取字符的文本字符串;Start_num为文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的start_num为1,以此类推;Num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数。

(2)实例分析

为了适应上述情况,必须设计一个能够适应两种身份编码的性别计算公式,在D2单元格中输入“=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))”。回车后即可

在单元格获得该职工的性别,而后只要把公式复制到D3、D4等单元格,即可得到其他职工的性别。为了便于大家了解上述公式的设计思路,下面简单介绍一下它的工作原理:该公式由三个IF函数构成,其中“IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女")”和“IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女")”作为第一个函数的参数。公式中“LEN(C2)=15”是一个逻辑判断语句,LEN函数提取C2等单元格中的字符长度,如果该字符的长度等于15,

则执行参数中的第一个IF函数,否则就执行第二个IF函数。在参数“IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女")”中。

MID函数从C2的指定位置(第15位)提取1个字符,而MOD函数将该字符与2相除,获取两者的余数。如果两者能够除尽,说明提取出来的字符是0(否则就是1)。逻辑条件“MOD(MID(C2,15,1),2)=1”不成立,这时就会在D2单元格中填入“女”,反之则会填入“男”。如果LEN函数提取的C2等单元格中的字符长度不等于15,则会执行第2个IF函数。除了MID函数从C2的指定位置(第17位,即倒数第2位)提取1个字符以外,其他运算过程

与上面的介绍相同。

2.出生日期输入

(1)函数分解

CONCATENATE函数将几个文本字符串合并为一个文本字符串。

语法

CONCATENATE(text1,text2,.)Text1,text2,.为1~30个要合并成单个文本项的文本项。文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。

(2)实例分析

与上面的思路相同,我们可以在E2单元格中输入公式“=IF(LEN(C2)=15,CONCATENATE("19",MID(C2,7,2),"年

",MID(C2,9,2),"月",MID(C2,11,2),"日"),CONCCTENCTE(MID(C2,7,4),"年",MID(C2,11,2),"月",MID(C2,13,2),"日"))”。其中“LEN(C2)=15”仍然作为逻辑判断语句使用,它可以判断身份证号码是15位的还是18位的,从而调用相应的计算语句。对15位的身份证号码来说,左起第7至12个字符表示出生年、月、日,此时可以使用MID函数从身份证号码的特定位置,分别提取出生年、月、日。然后用CONCATENATE函数将提取出来的文字合并起来,就能得到对应的出生年月日。公式中“19”是针对早期身份证号码中存在2000年问题设计的,它可以在计算出来的出生年份前加上“19”。对“18”位的身份证号码的计算思路相同,只是它不存在2000年问题,公式中不用给计算出来的出生年份前加上“19”。注意:CONCATENATE函数和MID函数的操作对象均为文本,所以存放身份证号码的单元格必须事先设为文本格式,然后再输入身份证号。

3.职工信息查询

Excel提供的“记录单”功能可以查询记录,如果要查询人事管理工作表中的某条记录,然后把它打印出来,必须采用下面介绍的方法。

(1)函数分解

INDEX函数返回数据清单或数组中的元素值,此元素由行序号和列序号的索引值给定。 INDEX函数有两种语法形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组,引用形式通常返回引用。当函数INDEX的第一个参数为数组常数时,使用数组形式。语法1(数组形式):INDEX(array,row_num,column_num)Array为单元格区域或数组常量。如果数组只包含一行或一列,则相对应的参数row_num或column_num为可选。如果数组有多行和多列,但只使用row_num或c olumn_num,函数INDEX返回数组中的整行或整列,且返回值也为数组;Row_num为数组中某行的行序号,函数从该行返回数值。如果省略row_num,则必须有column_num;Column_num为数组中某列的

列序号,函数从该列返回数值。如果省略column_num,则必须有row_num。语法2(引用形式):INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)Reference表示对一个或多个单元格区域的引用。如果为引用输入一个不连续的区域,必须用括号括起来。如果引用中的每个区域只包含一行或一列,则相应的参数row_num或

column_num分别为可选项;Row_num引用中某行的行序号,函数从该行返回一个引用;Column_num引用中某列的列序号,函数从该列返回一个引用;Area_num选择引用中的一个区域,并返回该区域中row_num和column_num的交叉区域。选中或输入的第一个区域序号为1,第二个为2,以此类推。如果省略area_num,函数INDEX使用区域1。 MATCH函数返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。

语法

MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)Lookup_value为需要在数据表中查找的数值;Lookup_value为需要在Look_array中查找的数值;Match_type为数字-1、0或1。

(2)实例分析

如果上面的人事管理工作表放在Sheet1中,为了防止因查询操作而破坏它(必要时可以添加只读保护),我们可以打开另外一个空白工作表Sheet2,把上一个数据清单中的列标记复制到第一行。假如你要以“身份证号码”作为查询关键字,就要在C2单元格中输入公式“=INDEX(Sheet1!C2:C600,MATCH(SC S5,Sheet1! SC S2: SC S600,0),1)”。其中的参数“ SC S5”引用公式所在工作表中的C5单元格(也可以选用其他单元格),执行查询时要在其中输入查询关键字,也就是待查询记录中的身份证号码。参数“Sheet1!C2:C600”设定INDEX函数的查询范围,引用的是数

据清单C列的所有单元格。MATCH函数中的参数“0”指定它查找“Sheet1! SC S2: SC S600”区域中等于 SC S5的第一个值,并且引用的区域“Sheet1! SC S2: SCS600,0”可以按任意顺序排列。上面的公式执行数据查询操作时,首先由MATCH函数在“Sheet1! SCS2: SC S600”区域搜索,找到“ SC S5”单元格中的数据在引用区域中的位置(自上而下第几个单元格),从而得知待查询数据在引用区域中的第几行。接下来INDEX函数根据MATCH函数给出的行号,返回“Sheet1!C2:C600”区域中对应行数单元格中的数据。假设其中待查询的“身份证号码”是“3234567896”,它位于“Sheet1! SC S2: SC S600”区域的第三行,MATCH函数就会返回“3”。接着INDEX函数返回“Sheet1!C2:C600”区域中行数是“3”的数据,也就是“3234567896”。然后,我们将光标放到C2单元格的填充柄上,当十字光标出现以后向右拖动,从而把C2中的公式复制到D2、E2等单元格(然后再向左拖动,以便把公式复制到B2、A2单元格),这样就可以获得与该身份证号对应的性别、籍贯等数据。注意:公式复制到D2、E2等单元格以后,INDEX函数引用的区域就会发生变化,由C2:C600变成D2 :D600、E2:E600等等。但是MATCH函数返回的(相对)行号仍然由查询关键字给出,此后INDEX函数就会根据MATCH函数返回的行号从引用区域中找到数据。在Sheet2工作表中进行查询时只要在查询输入单元格中输入关键字,回车后即可在工作表的C2单元格内看到查询出来的身份证号码。如果输入的身份证号码关键字不存在或输入错误,则单元格内会显示“#N/A”字样。

4.职工性别统计

(1)函数分解

COUNTIF函数计算区域中满足给定条件的单元格的个数。

语法

COUNTIF(range,criteria) Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域;Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。

(2)实例分析

假设上面使用的人事管理工作表中有599条记录,统计职工中男性和女性人数的方法是:选中单元格D601(或其他用不上的空白单元格),统计男性职工人数可以在其中输入公式“="男"&COUNTIF(D2:D600,"男")&"人"”;接着选中单元格D602,在其中输入公式“="女"&COUNTIF(D2:D227,"女")&"人"”。回车后即可得到“男399人”、“女200人”。

上式中D2:D600是对“性别”列数据区域的引用,实际使用时必须根据数据个数进行修改。“男”或“女”则是条件判断语句,用来判断区域中符合条件的数据然后进行统计。“&”则是字符连接符,可以在统计结果的前后加上“男”、“人”字样,使其更具有可读性。

5.年龄统计

在人事管理工作中,统计分布在各个年龄段中的职工人数也是一项经常性工作。假设上面介绍的工作表的E2:E600单元格存放职工的工龄,我们要以5年为一段分别统计年龄小于20岁、20至25岁之间,一直到55至60岁之间的年龄段人数,可以采用下面的操作方法。

(1)函数分解

FREQUENCY函数以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。

语法

FREQUENCY(data_array,bins_array)

Data_array为一数组或对一组数值的引用,用来计算频率。如果data_array中不包含任何数值,函数FREQUENCY返

回零数组;Bins_array为间隔的数组或对间隔的引用,该间隔用于对data_array中的数值进行分组。如果bins_array

中不包含任何数值,函数FREQUENCY返回data_array中元素的个数。

(2)实例分析

首先在工作表中找到空白的I列(或其他列),自I2单元格开始依次输入20、25、30、35、40.60,分别表示统计年龄小于20、20至25之间、25至30之间等的人数。然后在该列旁边选中相同个数的单元格,例如J2:J10准备存放各年龄段的统计结果。然后在编辑栏输入公式“=FREQUENCY(YEAR(TODAY())-YEAR(E2:E600),I2:I10)”,按下Ctrl+Shift+Enter组合键即可在选中单元格中看到计算结果。其中位于J2单元格中的结果表示年龄小于20岁的职工人数,J3单元格中的数值表示年龄在20至25之间的职工人数等。

6.名次值统计

在工资统计和成绩统计等场合,往往需要知道某一名次(如工资总额第二、第三)的员工的工资是多少。这种统计的操

作方法如下。

(1)函数分解

LARGE函数返回数据集中第K个最大值。使用此函数可以根据相对标准来选择数值。

语法

LARGE(array,k)

Array为需要从中选择第K个最大值的数组或数据区域;K为返回值在数组或数据单元格区域中的位置(从大到小排)。SMALL函数返回数据集中第K个最小值。使用此函数可以返回数据集中特定位置上的数值。法:SMALL(array,k)Array为需要找到第K个最小值的数组或数字型数据区域;K为返回的数据在数组或数据区域里的位置(从小到大)。

(2)实例分析

假设C2:C688区域存放着员工的工资,首先在D列选取空白单元格D3,在其中输入公式“=LARGE(C2:C688,D2)”。其中D2作为输入名次变量的单元格,如果你在其中输入3,公式就可以返回C2:C688区域中第三大的数值。

如果我们把上述公式修改为“=SMALL(C2:C688,D1)”,然后在D1单元格中输入6,就可以获得C2:C688区域倒数第六(小)的数值。为方便起见,你可以给C2:C688区域定义一个名称“职工工资”。此后可以把上述公式修改为“=LARGE(职工工资,D2)”或“=SMALL(职工工资,D1)”。

7.位次阈值统计

与上例相似,在工资统计和成绩统计等场合,需要知道排名达到总体的前1/3的工资总额或分数(称为“阈值”)是多

少。这种统计的操作方法如下:

(1)函数分解

PERCENTILE函数返回区域中数值的第K个百分点的值。可以使用此函数来建立接受阈值。

语法

PERCENTILE(array,k) Array为定义相对位置的数组或数据区域;K为0到1之间的百分点值,包含0和1。

(2)实例分析

假设C2:C200区域存放着学生的考试成绩,首先在D列选取空白单元格D3,在其中输入公式“=PERCENTILE(C2:C200,D2)”。其中D2作为输入百分点变量的单元格,如果你在其中输入0.33,公式就可以返回名次达到前1/3所需要的成绩。

五、函数应用案例──管理计算

企业、学校等单位均存在许多管理计算问题,例如计算一个学期有几个授课日、企业在多少个工作日之后交货等等。下面介绍有关问题的几种计算方法。

1.授课日数

(1)函数分解

NETWORKDAYS函数专门用于计算两个日期值之间完整的工作日数值。这个工作日数值将不包括双休日和专门指定的其他各种假期。

语法

NETWORKDAYS(Start_date,End_date,Holidays) Start_date表示开始日期;End_date为终止日期,Holidays表示作为特定假日的一个或多个日期。这些参数值既可以手工输入,也可以对单元格的值进行引用。

(2)实例分析

假设新学期从2003年9月1日开始到2004年1月15日结束,希望知道本学期有多少个授课日,也就是排除双休日和国家法定假日外的授课工作日。这就是计算授课日数或工作日数的问题。首先打开一个空白工作表,在A1、B1、C1单元格输入“开学时间”、“结束时间”、“法定节日”,然后在其下面的单元格内输入“2003-9-1”、“2004-1-15”、“2003-10-1”“2003-10-2”、“2003-10-3”和“2004-1-1”(后四项必须在C列的“法定假日”下)。接着可以选中D2单元格,输入公式“=NETWORKDAYS(A2,B2,C2:C5)”。公式中A2引用的是学期(或工作)的开始日期,B2引用的是学期结束的日期,C2:C5区域引用的是作为法定假日的多个日期。输入结束回车即可获得结果95,即2003年9月1日到2004年1月15日,排除四个法定假日后的实际授课日是95天。

2.折旧值计算

无论单位还是家庭,许多固定资产和耐用消费品都存在折旧问题,随着使用时间的延长,其残值在不断减少。假设某单位有一批2000年购进原价8 500元/每台的电脑,预计使用寿命6年,寿命期结束时的资产残值约为1 000元,要求使用第二年内的折旧值。

(1)函数分解

DB函数使用固定余额递减法,计算一笔资产在给定期间内的折旧值。

语法

DB(cost,salvage,life,period,month)

Cost为资产原值;Salvage为资产在折旧期末的价值(也称为资产残值);Life为折旧期限(有时也称作资产的使用寿

命);Period为需要计算折旧值的期间。Period必须使用与life相同的单位;Month为第一年的月份数,如省略,则假设为12。

(2)实例分析

为了在参数改变以后仍能进行计算,我们打开一个空白工作表,在A1、B1、C1、D1、E1单元格输入“电脑原值”、“资产残值”、“使用寿命”、“折旧时间”和“折旧值”,然后在其下面的单元格内输入“8500”、“1000”、“6”、“2”。

然后选中E2单元格在其中输入公式“=DB(A2,B2,C2,D2)”,回车后即可得到结果“¥1,785.00”,就是说使用期第二年的折旧值为1 785元。如果你要计算其他设备或财产的折旧值,只需改变A2、B2、C2、D2单元格内的数值即可。

3.客流均衡度计算

假设某超市周一到周六的客流人数是16 359、17 254、18 654、15 398、21 689和220 867,总经理需要知道这种情

况下的客流分布是否平坦。可以按如下方法计算:

(1)函数分解

KURT函数返回数据集的峰值。峰值反映与正态分布相比某一分布的尖锐度或平坦度。正峰值表示相对尖锐的分布。负峰值表示相对平坦的分布。

语法

KURT(number1,number2,.)Number1,number2,.是用于计算峰值的1~30个参数。也可以不使用这种用逗号分隔参数的形式,而用单个数组或数组引用的形式。

(2)实例分析

打开一个空白工作表,在A1单元格中输入“一周客流统计”,然后将上述数据依次输入A2、A3等单元格。然后选中A8单元格,在其中输入公式“=KURT(D2:D7)”,回车即可获得结果“-1.719218897”,这说明超市的客流分布与正态分布相比是相对平坦的。假如星期天搞特价促销,客流增加到了50 867人,则计算结果就会变为“5.45379941”。说明超市的客流分布与正态分布相比比较尖锐了,特价促销对客流的影响还是非常大的。需要指出的是,KURT函数在教育统计等领域也有广泛用途,假如把函数引用的区域修改为许多分数的集合,就可以知道考试成绩的分布是否尖锐或平坦。

4.销售额预测

假设某超市周一到周日的日销售额分别为13、17、16、15、19、21和22(万元),总经理需要预测今后一周内的日销

售额的最高值和最低值。可以按如下方法进行预测:

(1)函数分解

TREND函数返回一条线性回归拟合线的值。即找到适合已知数组known_y's和known_x's的直线(用最小二乘法),并返回指定数组new_x's在直线上对应的y值。

语法

TREND(known_y's,known_x's,new_x's,const)Known_y's是关系表达式y=mx+b中已知的y值集合;Known_x's是关系表达式y=mx+b中已知的可选x值集合;New_x's为需要函数 TREND返回对应y值的新x值;Const为一逻辑值,用于指定是否将常量b强制设为0。

(2)实例分析

首先要打开一个空白工作表,在A1单元格中输入“日销售额”,然后将上述数据依次输入A2、A3至A8单元格。然后选中B2至B8区域,在Excel的编辑栏输入公式“=TREND(A2:A8)”,回车即可在B2至B8区域获得7个结果,其中最高销售额为21.64万元,最低销售额为13.5万元。与KURT函数一样,TREND函数可以用于教育统计中的学生入学数的峰值和低谷,铁路运输领域的客流高峰和低谷等的预测。

5.客流与营业额的相关分析

(1)函数分解

CORREL函数返回单元格区域array1和array2之间的相关系数。使用相关系数可以确定两种属性之间的关系。

语法

CORREL(array1,array2)Array1为第一组数值单元格区域;Array2为第二组数值单元格区域。

(2)实例分析

假设一个超市要分析客流量与营业额是否相关。首先运行Excel打开一个空白工作表,在A1至A31单元格输入八月份的每日客流人数,然后在B1至B31输入八月份每日的营业额,再将上述两个区域的名称定义为“日客流人数”和“日营业额”。接下来就可以选中工作表中的某个空白单元(例如B32),作为存储运算结果的位置。在Excel的编辑栏输入公式“=CORREL(日客流人数,日营业额)”,回车后即可在公式所在单元格看到相关系数的计算结果。上式中CORREL函数返回“日客流人数”和“日营业额”两个数据集合的相关系数,实际应用中必须根据要分析的数据集合对引用区域进行修改。与其他计算不同,CORREL函数计算出的相关系数必须进行分析,才能得出两个数值之间是否相关的结论。统计理论根据各种因素(如“日客流人数”和“日营业额”)相互影响的关系,把相关分为正相关、负相关和零相关三种类型。

所谓正相关就是两个因素的变化方向相同,即同时变大或变小,例如气温和冷饮销量就是正相关;负相关就是两个因素的变化方向相反,即一个变大(小)另一个变小(大),例如气温上升和羽绒服销量就是负相关;零相关就是两个因素的变化方向无规律,即不存在相互之间影响的情况,例如学生的考试成绩和面粉的销量就是零相关。

 为了帮助不太熟悉统计理论的用户掌握CORREL函数的使用,这里使用相关程度分析的理论修改公式“=CORREL(日客流人数,日营业额)”,使之成为下面这种形式,从而更加直观的给出两列数据相关程度的结论。“=IF((ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=0.3,"相关程度低",IF((ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=0.5,"相关程度一般",IF((ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=0.7,"相关程度较高",IF((ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=0.9,"相关程度高",IF((ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=1,"相关程度极高")))))”公式中的“CORREL(日客流人数,日营业额)”部分还是计算日客流人数和日营业额两列数据的相关系数。

由于这里只需要了解相关程度,所以使用ABS函数返回相关系数的绝对值。整个公式中由左往右的下一个IF语句就是上一个IF语句的参数。例如第一个逻辑判断表达式“(ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=0.3”为“真”(成立),则公式所在单元格就会被填入“相关程度低”;如果第一个逻辑判断表达式“(ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=0.3”为“假”(不成立),则计算第二个IF语句“IF((ABS(CORREL(日客流人数,日营业额)))<=0.5”;以此类推直至计算结束。

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