Access 2003完整教程:关于筛选 (MDB)

用于在表、查询或窗体中选择筛选方法的建议

按选定内容筛选、按窗体筛选和筛选目标是在窗体或数据表中筛选记录的几种不同方法。

对于复杂的筛选,则要使用“高级筛选/排序”。您可以:

注释在通过“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”或“筛选目标”指定要搜索的值后,可以切换到“高级筛选/排序”窗口来查看指定的值如何转换为设计网格中的条件表达式。

选择查询和筛选之间的相同和不同点

选择查询与筛选之间的基本类似之处在于它们:

如何使用返回的记录将决定是使用筛选还是使用查询。

通常,在窗体或数据表中可以使用筛选来临时查看或编辑记录的子集。如果要执行下列任何或所有操作,则请使用查询:

注释即使已确定自己需要使用查询,也应考虑使用简单的按窗体筛选、按选定内容筛选或筛选目标等技术来创建筛选,然后将筛选另存为查询。这样可以完全跳过查询的设计网格(除非想对查询做其他更改)。即使这样,当在“设计”视图中打开查询时,也可以看到 Microsoft Access 如何使用通过筛选得到的信息来填写设计网格。可以将这些信息用作进行其他更改的指导。

如何保存筛选以备重复使用

创建或应用筛选后保存筛选的方法视对象的不同而不同。

表或查询的筛选和排序次序如何影响新窗体或新报表

根据带有指定筛选或排序次序的表或查询来创建窗体或报表时,Microsoft Access 会在窗体或报表中包含该筛选和排序次序,并自动应用排序次序。但是否自动应用筛选取决于窗体或报表的创建方式。

对数据访问页筛选记录的方法

在从数据库检索记录之前筛选记录的方法

从数据库检索记录前先筛选记录可以提高数据访问页的性能,因为此时只需从基础数据库中下载较少记录。

在从数据库检索记录之后筛选记录的方法

在“页”视图或浏览器中使用“按选定内容筛选”技术。使用这种筛选,用户可以在字段中选择筛选记录所需包含的值。

关于在数据透视表视图或数据透视图视图中筛选数据

关于在数据透视表视图中筛选数据

使用筛选功能,可以查找特定的数据值或与某值相匹配的所有数据。

筛选技术

筛选字段(自动筛选)?可以筛选行区域、列区域和明细区域中的字段。筛选字段时,请选择要查看的字段中的一个或多个数据项,然后隐藏其他项目。

筛选后的“数据透视表”列表或视图

标注 1首先,对“运动”字段进行筛选,仅显示“高尔夫”的销售情况 ...

标注 2...然后,对“季度”字段进行筛选,仅显示第三季度中高尔夫运动器材的销售情况。

标注 3筛选字段时,被筛选字段的下拉箭头字段箭头变蓝而不是变黑,并且工具栏上的“自动筛选”按钮按钮图像处于选定状态。

当有大量源数据但又想集中在特定区域时,筛选字段会特别有用。筛选字段时,可以显示单项数据,也可以显示选中的一些项而隐藏其他项。可以一次筛选多个字段,以进一步缩小范围。

基于一个单元格数据的筛选(按选定内容筛选)可以筛选字段,仅显示与选中单元格中的值相匹配的数据。当要查看包含某个特定值的所有行时,按选定内容筛选对明细区域的字段特别有用。

使用筛选轴中的字段?也可以使用筛选字段来筛选数据。当选定筛选字段中的一个或多个项时,在整个数据透视表视图中显示和计算出的数据将发生变化以反映这些项。可以向筛选区域添加新的筛选字段,也可以将现有字段移到筛选区域。

筛选字段示例

标注 1筛选字段

条件筛选?可以将筛选应用到行字段或列字段,以根据总计显示前 n 项或后 n 项。例如,可以筛选出销售额最高的三个城市或最不赚钱的五种产品。也可以不是 n 项,而按照一定的百分比选择项。例如,可以根据所交的订单数量筛选出前 25% 或后 25% 的业务员。若有 40 个业务员,则应用筛选后会看到 10 个人的数据。

合并多个筛选

删除和重新应用筛选

关闭自动筛选后,可以显示所有字段的全部数据。但是,筛选设置将保留下来。因此,在重新打开自动筛选时,以前显示或隐藏的数据将再次显示或隐藏。

移动字段以更改版式时,将保留筛选设置。同时,如果删除某个字段,而后又将该字段添加回版式中,则项目将再次进行隐藏。

如果不希望保留筛选的选定内容,则在开始选择要筛选的项目之前,请确保未选中“自动筛选”按钮按钮图像。如果未选中该按钮,则选择要筛选的新项目时,会自动打开筛选并删除以前的筛选设置。

识别当前生效的筛选

筛选对计算的影响

总计可以仅包括所显示的数据,或者是可见的和隐藏的数据。默认情况下不包含隐藏的数据。可以更改设置,决定在总计中是否包括隐藏的数据。这一设置仅影响通过筛选行或列字段而隐藏的数据。通过使用筛选字段而隐藏的数据总是排除在总计之外。

关于在数据透视图视图中筛选数据

可以使用筛选功能来查找特定的数据值或匹配某个值的所有数据。

筛选技术

筛选字段(自动筛选)?可以筛选类别、系列和筛选区域中的字段。筛选字段时,请选择所要查看的字段中的一个或多个数据项,然后隐藏其他项目。

当有大量源数据但又想集中在特定区域时,筛选字段会特别有用。筛选字段时,可以显示单项数据,也可以显示选中的一些项而隐藏其他项。可以一次筛选多个字段,以进一步缩小范围。

带有类别字段的图表

带有筛选后的类别字段的图表

标注 1“类别”字段“地区”显示所有项(未筛选)

标注 2“类别”字段“地区”筛选后显示“南部”和“西部”地区项

条件筛选?可以将筛选功能应用于系列字段或类别字段,从而显示基于汇总数据的前或后 n 个项目。例如,可以筛选出销售额最高的三个城市或利润率最低的五种产品。除了筛选 n 个项目外,也可选择筛选出一定百分比的项目。例如,可以根据处理订单的数量而筛选出前 25% 或后 25% 的销售人员。若有 40 个业务员,则应用筛选后会看到 10 个人的数据。

合并多个筛选

筛选是可以不断添加的。所应用的各个筛选将被添加到已生效的筛选中。

删除或重新应用某个筛选

关闭自动筛选后,可以显示所有字段的全部数据。但是,筛选设置将保留下来。因此,在重新打开自动筛选时,以前显示或隐藏的同一数据将再次显示或隐藏。

移动字段以更改版式时,将保留筛选设置。同时,如果删除某个字段,而后又将该字段添加回版式中,则项目将再次进行隐藏。

如果不希望保留筛选的选定内容,则在开始选择要筛选的项目之前,请确保未选中“自动筛选”按钮按钮图像。如果未选中该按钮,则选择要筛选的新项目时,会自动打开筛选并删除以前的筛选设置。

识别当前生效的筛选

当自动筛选使字段中的项隐藏时,字段标签中的下拉箭头字段箭头将显示为蓝色。单击蓝色箭头蓝色箭头可查看当前生效的筛选。

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