Access 2003完整教程:关于导出数据和数据库对象

导出是一种将数据和数据库对象输出到其他数据库、电子表格或文件格式中,以便其他数据库、应用程序或程序可以使用该数据或数据库对象的方法。导出在功能上与复制和粘贴相似。可以将数据导出到各种支持的数据库、程序和文件格式中。可以将多数数据库对象从Microsoft Access 数据库或Microsoft Access 项目导出到其他 Access 数据库或 Access 项目。

导出数据库对象。

不能将数据库图表导出到 Access 项目或 Access 数据库中。不能将查询或关系从 Access 数据库导出到 Access 项目中。

在将数据导出到 XML 文档时,可以导出主表和任何相关的表。当导出到其他数据库时,一次只可以导出一个对象。如果希望将多个对象导出到一个数据库中,请打开目标数据库,然后开始导入对象。

将对象导出到另一个数据库时,也可能希望导出相关对象以使其正常工作。例如,某报表可能有作为记录源的查询,而该查询可能又以两个表之间的关系为基础。

导出数据访问页时,仅是导出指向相应HTML文件的链接。HTML 文件保留在原处,也就是说,有两个指向同一相应的 HTML 文件的数据访问页。如果不希望出现这种结果,请将其中的一个数据访问页以别的名称保存,为新的相应 HTML 文件输入别的文件位置。

可以使用“传输数据库向导”来新建 SQL Server 数据库,并将对象从现有 Access 数据库中导出。有关“数据库传输向导”的详细信息,请参见“帮助”。

邮寄数据库对象。

可以以电子邮件的形式邮寄数据库对象的输出,方法是将其附加到电子邮件消息中,附件可以采取若干种不同的文件格式,包括 Microsoft Excel (.xls)、超文本 (.rtf)、MS-DOS 文本 (.txt)、HTML(.html)、IDC/HTX、ASP和数据访问页(.html)。也可以将数据访问页作为电子邮件消息的正文发送。

若要以电子邮件形式发送数据库对象,需要有 Microsoft Outlook、 Microsoft Exchange、 Microsoft Mail 或其他支持“邮件应用程序编程接口”(MAPI) 的电子邮件应用程序。

以电子邮件形式发送数据访问页时的注意事项。

在电子邮件中发送数据访问页时,需要注意一些重要的连接和安全事项,以确保获得更为可靠的结果。

共享数据库。

数据访问页连接到下列两种类型的数据源之一:Microsoft Access 数据库或Microsoft SQL Server 数据库。为确保通过电子邮件发送时页面能正常工作,源数据库必须位于共享服务器或共享计算机上,以便用户能查看该页面并与之进行交互。

使用 UNC 路径。

创建页面前,请使用“打开”对话框(“文件”菜单,“打开”命令)的“文件名”框中的通用命名规范 (UNC)路径来打开Microsoft Access 数据库。这可以确保页面的数据源是用 UNC 路径定义的,而非用 Microsoft Windows 资源管理器中所映射的网络驱动器盘符所定义的。计算机上的驱动器符是变化的,或者可能没有对其始终进行定义,而 UNC 路径则是用于定位页的一种可靠而又一致的方法。

创建页时,在“另存为数据访问页”对话框的“文件名”框中应使用 UNC 路径进行保存。用 UNC 路径保存页有助于在通过电子邮件发送指向页面的指针时为您提供保护。

将数据库和页存储在同一服务器上。

若要进一步地保护您的页,请将Microsoft Access 数据库或Microsoft SQL Server 数据库放在数据访问页所在的相同Web 服务器上。

注释不能将 Access 数据库复制到“网上邻居”下的文件夹中,也不能在这样的文件夹中创建 Access 数据库。

从可信的 Intranet 安全区域发布。

根据收件人计算机上 Microsoft Internet Explorer 安全等级设置,当收件人打开包含数据访问页的电子邮件时将出现下列三种情况之一:自动禁用该页;系统询问收件人是否允许进行数据访问;自动启用该页。

注释建议将 Internet Explorer 安全设置中的“通过域访问数据资源”设置为“提示”

如果使用的是公司 Intranet,可以从可信安全区域中的网站上发布自己的数据访问页。这样可有助于解除由收件人 Internet Explorer 安全设置所带来的问题,从而改进页面的性能。有关安全等级和安全区域的详细信息,请参阅 Internet Explorer“帮助”。有关站点上具体的页面安全要求,请向系统管理员咨询。

发送指针而非 HTML 源代码的副本。

Microsoft Access 在电子邮件中发送数据访问页的方式有三种:

在电子邮件中,数据访问页的 HTML 源代码的副本看起来与该页的指针有很大区别。副本中将包含用于显示该页的所有 HTML 标记和对象。而指针中则包含一些 HTML 标记和到达该页的绝对路径——统一资源定位符 (URL)或通用命名规范 (UNC)路径。

最好不要发送数据访问页 HTML 源代码的副本,这是因为 Microsoft Outlook 不允许用户跨域连接数据,除非收件人或系统管理员已更改默认的 Internet Explorer 安全区域设置。发送指向数据访问页的指针时则假定该页及其所连接的数据源位于某个服务器上或公共共享位置上。这样可以减少 Microsoft Outlook 中出现跨域问题的几率。

发送数据访问页的指针而非副本还可起到安全防护的作用,减小恶意用户截取所发送页面的 HTML 源代码副本,然后对其进行修改,从而偷偷访问公司数据库的危险。

发送数据访问页的最佳方式是在电子邮件正文中发送指向该页的指针。若要发送指针,可执行以下操作之一:

任何情况下,Access 都会使用 <IFRAME> HTML 标记来发送指向该页的指针。该指针是指向该页的 URL 或 UNC 路径。

创建电子邮件时,Access 将显示确认对话框,用于帮助用户做出正确的选择。

为了帮助维护页面发送时的安全,请首先给自己发送一份指向该页的指针,然后打开该电子邮件。在邮件窗口中,用鼠标右键单击该页,然后单击“查看源文件”。如果 HTML 文本看起来与下列代码类似,则说明所发送的是指向该页的指针(而非 HTML 源代码的副本):

<HTML><BODY STYLE="OVERFLOW:HIDDEN" BOTTOMMARGIN=0
LEFTMARGIN=0 TOPMARGIN=0 RIGHTMARGIN=0>
<IFRAME FRAMEBORDER=0 HEIGHT=100% WIDTH=100%
SRC="http://NWWeb/Northwind pages/View Products.htm"></IFRAME>
</BODY><HTML>

导出为网页。

用 Microsoft Access 数据或数据库对象来创建网页的方法有四种:

导出到 Microsoft Word 或其他字处理程序,或与这些程序交换数据。

有三种方法可供在字处理程序中使用 Microsoft Access 数据:

导出到 Microsoft Excel 或其他电子表格程序。

有三种方法可供在 Microsoft Excel 或其他电子表格程序中使用 Microsoft Access 数据:

导出或复制数据透视表视图或数据透视图视图。

如果您熟悉 Microsoft Excel 数据透视表报表,并想在 Excel 中处理数据,有两种方法可以实现这一目的。

将数据导出到一个交互式 Excel 数据透视表报表中。

若要用 Excel 查看和修改数据透视表视图的内容,可以将数据透视表视图导出到 Excel 中。

准备导出到 Excel 中Excel 数据透视表报表不能显示明细字段。当导出到 Excel 时,Excel 中的“数据透视表”工具栏上将出现 Excel 明细字段,但这些字段并不显示在报表中。如果希望 Excel 数据透视表报表反映数据透视表视图的外观,请在导出到 Excel 数据透视表报表之前,移出明细区中的所有字段,或隐藏项目和单元格的明细数据,以使明细区不显示。

导出之后?导出到 Excel 之后,您也许会注意到与在数据透视表视图中的一些不同。这是因为数据透视表视图使用 Microsoft Office 数据透视表组件,而 Excel 数据透视表报表或是不支持某些数据透视表列表功能,或是以不同的方式实现某些功能。关于“数据透视表”列表和 Excel 数据透视表报表差别的信息,请参见 Excel“帮助”。

将数据复制到另一个程序以进行非交互使用。

复制到 Microsoft Word 或 Excel如果想处理当前显示在数据透视表视图中的数据的快照,可以将数据复制或粘贴到 Excel 或 Word 中。在向另一个程序复制整个数据透视表视图或数据的选中部分时,数据透视表视图中的文本和值成为 Word 文档或 Excel 工作簿的一部分。初始源数据与文档或工作簿中的副本之间并未建立连接,所以不能刷新或更新复制的数据。

复制到其他程序也可以将显示在数据透视表视图中的数据复制到其他程序,如 Microsoft FrontPage。在向除 Excel 或 Word 以外的程序(这种程序不支持数据透视表视图所使用的HTML格式)复制数据时,数据按无格式文本进行复制。

导出到 Microsoft Windows SharePoint Services。

可以立即将表或查询的内容导出到 Windows SharePoint Services 的列表中。将该表或查询导出到列表之后,可以在 Windows SharePoint Services 中进一步修改该列表,而不会影响 Access 中的该表或查询。

导出到 XML。

将数据导出到 XML 时,可以只导出数据或架构,或者两者都导出。也可以选择导出样式表 XSL 文件。该文件是基于 Access 窗体、报表或数据表中的样式表信息而生成的。

可以将表和查询、以及将表和查询作为数据源的窗体和报表中的静态数据导出到 XML 中。可以指定转换文件并按导出操作应用该转换。可以导出相关的表和查询,并对输出执行对被导出对象指定的任何筛选和排序顺序。

还可以将 Microsoft Access 项目 (ADP) 中的表、查询、存储过程、函数、窗体和报表的实时数据导出到 XML。这些数据库对象将 SQL server 作为实时数据源。可以指定 SQL server 的名称和作为虚拟目录的数据库,并将这些数据库对象导出到 XML 文件。

自动执行导出操作。

为了使频繁导出的操作更加简便,可以通过创建宏或创建Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)过程来使导出过程自动化。这很有用,例如,在按照定期计划导出数据或利用多个数据库对象创建网站时就很有好处。

关于导入/导出规格和 Schema.ini 文件。

导入/导出规格包含一些诸如文件格式、日期顺序或数字格式等的信息,Microsoft Access 利用这些信息导入或导出有固定宽度或带分隔符的文本文件。导入/导出规格以默认名称存储在进行导入或导出的数据库中:Filename_ImportSpec 或 Filename_ExportSpec。

通过使用“导入文本向导”或“导出文本向导”可以创建导入/导出规格。如果想反复导入到相同的表中,导出到相同的文件,或者自动进行导入或导出过程时,则可以使用导入/导出规格。

另外,也可在 Microsoft Visual Basic 程序中使用 Schema.ini 文件,以对文本文件中的数据提供更多的控制,例如,指定特殊的货币格式或处理浮点数据类型。Schema.ini 是一个文本文件,其中包含一些可覆盖 Microsoft Windows 注册表中默认文本驱动程序设置的项。请将 schema.ini 文件保存在与导入或导出的文本文件相同的文件夹中,并且其名称必须为 schema.ini。

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