Access 2003完整教程:关于导入和链接数据及数据库对象

Microsoft Access 为使用外部数据源的数据提供了两种选择。您可以:

可以导入或链接来自于多种受到支持的数据库、程序和文件格式的数据。

是应该导入还是应该链接表?

将数据导入表中的原因

如果已确定数据将只在 Microsoft Access 中使用,则应该将数据导入进来。Microsoft Access 通常对其自身的表的处理速度较快,而且如果需要,可以像对待 Microsoft Access 中创建的任何其他表一样修改导入的表以满足需要。

链接外部表中数据的原因

您可能希望链接到其他 Microsoft Access 数据库中的表,例如,如果希望使用一个在网络上共享的其他 Microsoft Access 数据库中的表。如果要将一个数据库中的所有表都存储在网络服务器上,而将窗体、报表和其他对象保留在可供共享数据库的用户彼此复制的另一个数据库中,这种方法就特别有用。您可以很容易地将现有数据库拆分成两个数据库,即前端数据库和后端数据库。

如果要在 Access 数据库中使用的数据也由 Microsoft Access 之外的程序更新,则应该对数据进行链接。使用这种方法,仍然可以保持当前更新、管理和共享数据的方法不变,而又可以使用 Microsoft Access 来处理数据。例如,可以创建使用外部数据的查询、窗体和报表,将外部数据与 Microsoft Access 表中的数据合并,甚至在其他人正在原始程序中使用外部数据时还可以对外部数据进行查看和编辑。

您也可能希望从 Access 项目中链接到 SQL Server 表。通过使用“链接表向导”,可以创建链接表视图。然后可以在窗体、报表、数据访问页和查询中使用这些视图,就像使用其他表一样。

导入数据时会发生什么。

在 Access 数据库或 Access 项目中,导入数据将在新表中创建其信息的副本。在该过程中源表或源文件并不改变。

导入数据时,不能将数据追加到现有的表中(除非导入电子表格或文本文件)。不过,只要导入表之后,用户就可以在 Access 数据库中执行追加查询或者在 Access 项目中使用存储过程或追加查询将表中的数据添加到其他表中。

还可以导入非表的数据库对象,例如来自其他 Access 数据库或 Access 项目的窗体或报表。

链接数据时会发生什么。

通过链接数据,可以在不进行导入的情况下读取外部数据源中的数据,并在大多数情况下可对数据进行更新。外部数据源的格式不会改变,以便可以在创建该文件的原始程序中继续使用该文件,但也可以使用 Microsoft Access 来添加、删除或编辑其数据。

Microsoft Access 使用不同的图标来表示链接表和存储在当前数据库中的表。删除链接表的图标时只是删除了对该表的链接,并未删除外部表本身。

“数据库”窗口中链接表的图标

标注 1链接的 DBASE 表

标注 2链接的 Paradox 表

标注 3链接的 Access 表

在 Microsoft Access 项目中,视图被创建来引用链接表。然后可以在窗体、报表、数据访问页和查询中引用该视图。是否能在生成的视图中插入、更新或删除记录取决于所选数据源的能力。

链接表视图

导入和链接来自 ODBC 数据源中的数据。

可以导入或链接来自ODBC 数据库(如 Microsoft SQL Server 和 Visual FoxPro)中的数据,也可以导入或链接来自其他程序(提供与ODBCLevel 1 相兼容的驱动程序)的数据以访问其数据文件。为此,必须与适当的ODBC 数据源连接。若要与 ODBC 数据源连接, 必须安装正确的ODBC 驱动程序并定义数据源名称。

将表导入 Access 项目时,Microsoft Access 只导入表的数据、表的定义和主键,不导入其他属性(包括约束、关系和索引)。

不支持的程序。

如果有一个程序所包含的数据没有以受支持的外部数据库或文件格式存储,但该程序能将其数据导出、转换或保存为这些受支持的格式中的一种,则就可以导入这些数据。另外,当导入或链接一个外部数据库格式(如 dBASE 或 Paradox)时,Access 通常会保留索引。例如,不能直接导入或链接一个 Microsoft Works 数据库,但可以将 Microsoft Works 中的数据导出为一个 dBASE IV (.dbf) 数据库文件,然后再将这些数据导入到 Microsoft Access 中以保留字段名称和索引。

通常,大多数不受支持的程序,甚至那些工作在不同操作系统上的程序,都可以将数据导出到一个带分隔符的文本文件或固定宽度的文本文件中,尽管不会保留索引,但可以从 Microsoft Access 中对文本文件进行导入或链接。

自动导入操作。

为了使频繁使用的导入操作更加方便,可以通过创建宏或创建Visual Basic for Applications过程使这些操作实现自动化。这一点非常有用,例如,当按照固定时间表导入数据时或对导入数据具有不常见的或复杂的需求时。

链接表属性。

在“设计”视图中打开链接表时,其外观与常规的 Microsoft Access 表相同。尽管不能改变链接表及其字段在外部数据库中定义的方式,但可以设置一些属性来控制字段在 Microsoft Access 中显示的方式。对链接表属性所做的更改只影响 Microsoft Access 对链接表中数据的处理和显示方式,而不会改变源表。下表列出了可以对链接表进行设置的字段属性:

属性效果
格式控制数据在字段中的显示方式
小数位数控制所显示的小数位数
输入掩码用要填入的分隔字符和空格创建数据输入掩码
标题更改字段数据表列标题所用的名称,并指定在向窗体添加字段时用作标签的默认名称

不能更改链接表的其他字段属性。但是,为了使数据输入更加有效和可靠,可以创建窗体;利用该窗体可以在链接表中添加或编辑数据,为与链接表中的字段绑定的控件设置属性。例如,可能需要为这些窗体中的控件设置“默认值”“有效性规则”“有效性文本”属性。

如果从相同的 Access 数据库中链接两个表,则在另一个数据库中的表之间已建立的任何关系都保持有效。

如果链接的是来自另一个 Microsoft Access 数据库中的表,则这些表将使用存储自己的数据库中的属性设置。例如,如果某个表在初始数据库中带有有效性规则,则输入到链接表中的数据也必须遵守这些规则。如果需要更改这些属性,则必须在存储该表的数据库中打开表。

可能需要对链接表重新命名。由于 Microsoft Access 表的名称可以包含空格和多达 64 个字符,所以可能需要在链接后给链接表一个更具描述性的名称。例如,如果链接一个名为 SLSDATA 的 dBASE 表,则可以将链接表重新命名为“Sales Data (from dBASE)”。注意:该操作并不重新命名表本身,只是重新命名了 Microsoft Access 用以 引用指向该表的链接的名称。

关于导入/导出规格和 Schema.ini 文件。

导入/导出规格包含一些诸如文件格式、日期顺序或数字格式等信息,Microsoft Access 利用这些信息导入或导出有固定宽度的或带分隔的文本文件。导入/导出规格以默认名称(Filename_ImportSpec 或 Filename_ExportSpec)存储在所导入或导出的数据库中。

通过使用“导入文本向导”或“导出文本向导”可以创建导入/导出规格。如果想反复导入到相同的表中,导出到相同的文件,或者自动进行导入或导出过程时,则可以使用导入/导出规格。

另外,也可在 Microsoft Visual Basic 程序中使用 schema.ini 文件,来对文本文件中的数据提供更多的控制,例如,指定特殊的货币格式或处理浮点数据类型。Schema.ini 是一个文本文件,其中包含一些可覆盖 Microsoft Windows 注册表中默认文本驱动程序设置的项。请将 schema.ini 文件保存在与导入或导出的文本文件相同的文件夹中,并且其名称必须为 schema.ini。

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