Access 2003完整教程:关于设计数据库

对数据库设计得当可确保数据库容易维护。您在表中存储数据,每个表中包含只针对一个主题(如客户)的数据。因此,可以只在一个地方对一个特定的数据进行更新,如一个地址,此更改就会自动反映到整个数据库中。

设计完善的数据库通常会包含各种不同类型的查询,以显示您所需要的各种信息。查询可以显示数据子集,如南京的所有客户,也可以显示各种不同表中数据的组合,如订单信息与客户信息的组合。

含有来自两个表中的字段的查询

标注 1该查询检索要求四月份到货的南京客户的订单 ID、公司名称、城市以及所需的日期信息。

您希望从数据库中获得的结果(要使用的窗体和数据访问页、要打印的报表)未必会提示您该如何构建数据库中的表,因为您通常是将查询,而非表作为窗体、报表和数据访问页的基础的。

在使用 Microsoft Access 实际构建表、查询、窗体和其他对象之前,不妨先在纸面上勾画设计并加以修改。另外,还可以研究一下与您要设计的数据库类似的已建好数据库,也可以打开“罗斯文”示例数据库,然后打开“关系”窗口检查它的设计。

设计数据库时请执行以下基本步骤:

确定数据库的用途

设计数据库的第一个步骤是确定数据库的用途以及使用方法:

在确定数据库的用途时,希望数据库提供的一系列信息都将浮出水面。由此,可以确定需要在数据库中存储哪些事实,以及每个事实属于哪个主题。这些事实是与数据库中的字段(列)对应的,这些事实所属的主题是与表对应的。

确定数据库中需要的字段

每个字段都是关于特定主题的事实。例如,您可能希望存储以下有关客户的信息:公司名称、地址、城市、省/市/自治区、电话号码等。对于这些事实,需要为每个事实单独创建一个字段。在确定需要哪些字段时,请切记以下设计原则:

确定数据库中需要的表

每个表应该只包含关于一个主题的信息。字段的列表将提示您需要哪些表。例如,如果有“雇佣日期”字段,该字段的主题是一个雇员,因此它属于“雇员”表。您可能需要为“客户”准备一个表,为“产品”准备一个表。为“订单”准备一个表。

确定每个字段属于哪个表

在确定每个字段属于哪个表时,请切记以下设计原则:

在每个记录中用唯一值标识字段(一个或多个)

为了让 Microsoft Access 能连接到在一些表中分开存储的信息,例如将某个客户与该客户的所有订单相连接,数据库中的每个表都必须包含表中唯一标识每个记录的字段或字段集。这种字段或字段集称作主键。

确定表与表之间的关系

既然已将信息分开放入一些表中,并标识了主键字段,所以需要通过某种方式告知 Microsoft Access 如何以有意义的方法将相关信息重新结合到一起。为此,必须定义表与表之间的关系。

不难发现,在已有的已建成数据库(如“罗斯文”示例数据库)中查看关系是很有益的。

优化设计

在设计完需要的表、字段和关系后,就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。因为在现在改变数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。

用 Microsoft Access 创建表,指定表之间的关系,并且在每个表中输入充足的示例数据,以检查设计。可创建查询,以是否得到所需结果来检查数据库中的关系。创建窗体和报表的草稿,检查显示数据是否是所期望的。最后查找不需要的重复数据,并将其删除。

输入数据并创建其他数据库对象

如果认为表的结构符合上述设计原则,就应该继续进行并且在表中添加所有已有的数据,然后就可以创建其他数据库对象:查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。

使用 Microsoft Access 的分析工具

Microsoft Access 有两个工具可以帮助改进Microsoft Access 数据库的设计。

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