Access 2003完整教程:关于筛选 (ADP)

创建的筛选类型取决于:是在从数据库检索前在服务器上筛选记录,还是检索后在本地筛选;还取决于要为其创建筛选的对象的类型。

在从数据库检索记录之前筛选记录的方法

对于窗体和报表,有几种用于从数据库中检索记录之前在服务器上筛选记录的方法。通过在服务器筛选记录,可改进窗体或报表的性能。除了将包含用于限制记录的条件(搜索条件)的查询作为窗体和报表的基础外,还可以:

定义特定的筛选在窗体和报表的“服务器过滤器”属性中。当您或其他用户打开窗体或报表,它只包含满足在“服务器过滤器”属性中指定条件的记录。记录放在本地后,除非更改属性或使用本帮助主题的提醒中所述的筛选技术对记录加以限制,否则不能更改筛选。

提示输入别的筛选每当在“窗体”视图或“数据表”视图中打开窗体时。为此,可将“按窗体服务器筛选”属性设为“是”。然后,当切换至“窗体”视图或“数据表”视图时,Microsoft Access 显示“按窗体服务器筛选”窗口(该窗口是要筛选的窗体或数据表的副本),但没有记录。在窗体中,可通过从每个字段的下拉列表中选择搜索值来指定不同条件。当应用筛选时,Microsoft Access 将“服务器筛选”属性设为“按窗体服务器筛选”窗口中的指定值。

注释不能对绑定到存储过程的窗体使用“按窗体服务器筛选”窗口,而应考虑使用存储过程中的参数,然后通过设置窗体的“输入参数”属性来将参数绑定到窗体。

在从数据库检索记录之后筛选记录的方法

对于窗体和数据表,可在检索记录后再筛选它们。这对初始时在服务器上筛选过的窗体也适用。一旦显示了记录,就可用如下本地筛选技术来限制记录:

按窗体筛选显示您正在筛选的窗体(或数据表)的副本,但没有记录。每次使用窗体或数据表时,都可以指定不同的条件,方法是在每一字段的下拉列表中选择搜索值,或指定表达式。不必在数据表或窗体的所有记录中滚动,并可一次指定多个条件。

按选定内容筛选使用一个字段来查找记录,该字段是您在窗体、子窗体或数据表的相同字段中所选值的全部或其中一部分。若要进一步限制记录,可以继续选择其他值或部分值。每次应用筛选时,它都使用您以前选定的值和以后指定的值来确定筛选后的记录集。

筛选目标在快捷菜单上显示一个区域,可以在其中键入要在当前字段中搜索的准确值或键入表达式(它的结果可用作筛选条件)。

对数据访问页的记录进行筛选的方法

在从数据库检索记录之前筛选记录的方法

从数据库检索记录前先筛选记录可以提高数据访问页的性能,因为此时只需从基础数据库中下载较少记录。

在从数据库检索记录之后筛选记录的方法

在“页”视图或浏览器中使用“按选定内容筛选”技术。使用这种筛选,用户可以在字段中选择筛选记录所需包含的值。

关于在数据透视表视图和数据透视图视图中筛选数据

关于在数据透视表视图中筛选数据

使用筛选功能,可以查找特定的数据值或与某值相匹配的所有数据。

筛选技术

筛选字段(自动筛选)?可在行区域、列区域和明细区域进行字段筛选。对字段进行筛选时,应选择该字段中一个或多个要查看的数据项,并隐藏其他项。

筛选后的“数据透视表”列表或视图

标注 1首先,对“运动”字段进行筛选,以便仅显示“高尔夫”的销售情况...

2...然后,对“季度”字段进行筛选,在“第三季度”中仅显示高尔夫运动器材的销售情况。

3筛选字段时,被筛选字段的下拉箭头字段箭头变蓝而不是变黑,并且工具栏上的“自动筛选”按钮处于选定状态。

当有大量源数据但又想集中在特定区域时,筛选字段会特别有用。筛选字段时,可以显示单项数据,也可以显示选中的一些项而隐藏其他项。可以一次筛选多个字段,以进一步缩小范围。

基于一个单元格数据的筛选(按选定内容筛选)可以筛选字段,仅显示与选中单元格中的值相匹配的数据。当要查看包含某个特定值的所有行时,按选定内容筛选对明细区域的字段特别有用。

使用筛选轴中的字段?也可以使用筛选字段来筛选数据。当选定筛选字段中的一个或多个项时,在整个数据透视表视图中显示和计算出的数据将发生变化以反映这些项。可以向筛选区域添加新的筛选字段,也可以将现有字段移到筛选区域。

筛选字段示例

1筛选字段

条件筛选?可以将筛选应用到行字段或列字段,以根据总计显示前 n 项或后 n 项。例如,可以筛选出销售额最高的三个城市或最不赚钱的五种产品。也可以不是 n 项,而按照一定的百分比选择项。例如,可以根据所交的订单数量筛选出前 25% 或后 25% 的业务员。若有 40 个业务员,则应用筛选后会看到 10 个人的数据。

合并多个筛选

删除和重新应用筛选

关闭自动筛选后将显示所有字段的全部数据。但筛选设置依然保留,所以当重新启用自动筛选时,以前显示或隐藏的数据将再次显示或隐藏。

当移动字段以更改布局时,筛选设置依然保留。同样,如果删除一个字段,后来又把它添回到布局中,则该项会再次隐藏。

如果不想保留筛选选择,则在开始向筛选中选择项之前应确保“自动筛选”按钮未被选中。若该按钮未被选中,则向筛选中选择项将会自动启用筛选并删除以前的筛选设置。

识别当前起作用的筛选

筛选对计算的影响

总计可以仅包括所显示的数据,或者是可见的和隐藏的数据。默认情况下不包含隐藏的数据。可以更改设置,决定在总计中是否包括隐藏的数据。这一设置仅影响通过筛选行或列字段而隐藏的数据。通过使用筛选字段而隐藏的数据总是排除在总计之外。

关于在数据透视图视图中筛选数据

可以使用筛选功能来查找特定的数据值或匹配某个值的所有数据。

筛选技术

筛选字段(自动筛选)?可以筛选类别、系列和筛选区域中的字段。筛选字段时,请选择所要查看的字段中的一个或多个数据项,然后隐藏其他项目。

如果有大量源数据,但希望将注意力集中到特定的区域,则筛选字段功能尤其有用。筛选字段时,可以显示单个项目的数据,也可选择显示某些项目和隐藏其他项目。您一次可以筛选多个字段,从而进一步缩小注意的范围。

带有类别字段的图表

带有筛选后的类别字段的图表

标注 1显示所有项目的“地区”类别字段(未筛选)

标注 2筛选后显示“南部”和“西部”地区项目的“地区”类别字段

条件筛选?可以将筛选功能应用于系列字段或类别字段,从而显示基于汇总数据的前或后 n 个项目。例如,可以筛选出销售额最高的三个城市或利润率最低的五种产品。除了筛选 n 个项目外,也可选择筛选出一定百分比的项目。例如,可以根据处理订单的数量而筛选出前 25% 或后 25% 的销售人员。如果有 40 名销售人员,则筛选后可看到 10 个人的数据。

合并多个筛选

筛选是可以不断添加的。所应用的各个筛选将被添加到已生效的筛选中。

删除或重新应用某个筛选

关闭自动筛选后,可以显示所有字段的全部数据。但是,筛选设置将保留下来。因此,在重新打开自动筛选时,以前显示或隐藏的同一数据将再次显示或隐藏。

移动字段以更改版式时,将保留筛选设置。同时,如果删除某个字段,而后又将该字段添加回版式中,则项目将再次进行隐藏。

如果不希望保留筛选的选定内容,则在选择所要筛选的项目之前,请确保未选中“自动筛选”按钮。如果未选中该按钮,则选择要筛选的新项目时,会自动打开筛选并删除以前的筛选设置。

识别当前生效的筛选

当字段中的项因为自动筛选而隐藏时,字段标签中的下拉箭头字段箭头将显示为蓝色。单击蓝色箭头蓝色箭头可查看当前有效的筛选。

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