Access 2003完整教程:关于对记录进行排序 (MDB)

简单排序和复杂排序

可以进行两种类型的排序:简单的和复杂的。

如何保存或重新应用排序取决于对象

对记录进行排序时的注意事项

对数据类型为“备注”、“超链接”或“OLE 对象”的字段进行排序

在任何情况下都不能对“OLE 对象”的字段进行排序。虽然在页中不能对“备注”或“超链接”字段进行排序,但可以在表、查询、窗体或报表中对这些字段进行排序。在报表中,必须在“排序与分组”对话框的“字段/表达式”框中键入“超链接”或“OLE 对象”字段的名称,因为这些字段不出现在可用字段的列表中。

注释“备注”字段的排序将只根据前 255 个字符进行。

关于在数据透视表视图或数据透视图视图中对数据进行排序

在数据透视表视图中

按升序或降序排序

例如,可以按升序对销售列进行排序或按降序对雇员姓名列进行排序。

也可以对每一列的数据单独进行排序。列的排序次序决定着数据的组织方式。

按两列对数据进行排序的示例

在该示例中,数据是按销售人员组织的。“产品”列是一级排序,使产品按字母顺序排序;“销售人员”列是二级排序。

当对多列进行排序时,首先确定想要对列排序的次序,然后从后向前,最后对最外层的列进行排序。例如,如果对两列进行排序,要确定哪个是外层列,哪个是内层列。先对内层列排序,再对外层列排序。若要对每个销售人员按字母顺序列出产品,则应先对内层“产品”列进行排序,然后对外层“销售人员”列进行排序。

定义自定义排序次序

当按升序或降序排序不能满足需要时,可以定义行字段或列字段的自定义排序。例如,可能需要显示“职务”列的值(而该列是按照职务高低排序的)。如果“职务”列有三个值(副总裁、总经理和经理),则升序或降序排序就不能按所需次序显示数据。这种情况下,需要明确定义“职务”列项的次序。

如果定义了自定义排序次序后再把项添加到字段中,则新增项将出现在字段的底部,直到重新排列为止。

在数据透视图视图中

在数据透视图视图中,可以按升序或降序对数值数据或字母数据排序。例如,可以对一个系列排序,该系列含有显示最高到最低销售额的销售数值。或者也可以对一个类别字段进行排序,该字段含有按升序 (A - Z) 显示的公司名。

下面的示例中,由销售额组成的系列字段,是按升序显示由最低到最高销售额的。如果类别字段已经按升序排序,则销售人员姓名将按字母顺序显示在分类轴上。

含有按升序排序的系列的图表

如果有一个堆积式的条形图表、面积图表或柱状图表,则可根据整个堆积值(而不仅仅是一个系列)的高度按数值顺序来排序。

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