Access 2003完整教程:总计查询中的记录 (MDB)

在查询中对所有记录计算总计

  1. 在“设计”视图中创建一个选择查询,并将那些要在计算中用到的记录所在的表添加进来。?
  2. 添加要对其进行计算的字段,并指定条件。
  3. 在工具栏上单击“总计”按钮图像

    Microsoft Access 将在设计网格中显示“总计”行。

  4. 对设计网格中的每个字段,单击它在“总计”行中的单元格,然后再单击下列聚合函数之一:总计最小值最大值计数标准差方差,或单击其他函数,如第一条记录最后一条记录
  5. 如果需要,请输入影响计算结果的条件。

    操作方法:

    在查询设计网格中,条件的具体指定位置将确定何时执行计算,并会产生不同的查询结果。

    注释虽然下面的示例仅显示了计算总计的查询,但这些指导规则同样适用于计算字段。

    对记录组执行计算前限制组

    • 如下面的示例所示,在“分组”字段中指定条件。

      对记录组执行计算前先限制组

      标注 1该查询仅总计在加拿大...

      标注 2...和英国的公司的成交价。

    执行计算,然后返回选定的结果

    • 在字段中指定条件,字段中包含以下示例所示的计算。

      执行计算,然后返回选定的结果

      标注 1该查询总计加拿大和英国公司的成交价 ...

      标注 2... 但仅显示那些低于 $10,000 的结果。

    在对记录分组和执行计算前限制记录

    • 向设计网格添加要对其记录加以限制的字段,然后在字段的“条件”单元格中指定条件。

      如果要在同一查询中计算总计,请将包含条件的字段的“总计”单元格设置成Where。此规则可应用于多种计算:每个记录、记录组或全部记录执行。 (Microsoft Access 将自动清除“显示”复选框)。

      以下示例将两次使用“成交价”字段,一次用来限定记录,另一次用来计算总计。只要将字段拖到设计网格,并将其“总计”单元格设置成Where,就可以使用其他字段来限定记录。

      分组和计算前限制记录

      标注 1在分组或进行总计前,查询在这些记录中只检索那些成交价大于 $500.00 的记录 ...

      标注 2... 然后仅对在加拿大或英国的公司的记录求和并显示这些总计。

      标注 3Seven Seas Imports 的总计不包括 $210.00 的订单。

  6. 如果需要,请对结果进行排序。
  7. 单击工具栏上的“视图”按钮图像以查看结果。

在查询中对几组记录计算总计

  1. 在“设计”视图中创建一个选择查询,并将那些要在计算中用到的记录所在的表添加进来。?
  2. 添加要对其进行计算的字段,定义分组,并指定条件。
  3. 在工具栏上单击“总计”按钮图像

    Microsoft Access 将在设计网格中显示“总计”行。

  4. 针对要进行分组的字段(一个或多个),在“总计”单元格中保留“分组”。
  5. 对要计算的每个字段,请单击它在“总计”行中的单元格,然后单击以下聚合函数之一:总计最小值最大值计数标准差方差,或单击其他函数,如第一条记录最后一条记录
  6. 如果需要,请输入影响计算结果的条件。

    操作方法:

    在查询设计网格中,条件的具体指定位置将确定何时执行计算,并会产生不同的查询结果。

    注释虽然下面的示例仅显示了计算总计的查询,但这些指导规则同样适用于计算字段。

    对记录组执行计算前限制组

    • 如下面的示例所示,在“分组”字段中指定条件。

      对记录组执行计算前先限制组

      标注 1该查询仅总计在加拿大和...

      标注 2... 英国的公司的成交价。

    执行计算,然后返回选定的结果

    • 在字段中指定条件,字段中包含以下示例所示的计算。

      执行计算,然后返回选定的结果

      标注 1该查询总计加拿大和英国公司的成交价 ...

      标注 2... 但仅显示那些低于 $10,000 的结果。

    在对记录分组和执行计算前限制记录

    • 向设计网格添加要对其记录加以限制的字段,然后在字段的“条件”单元格中指定条件。

      如果要在同一查询中计算总计,请将包含条件的字段的“总计”单元格设置成Where。此规则可应用于多种计算:每个记录、记录组或全部记录执行。 (Microsoft Access 将自动清除“显示”复选框)。

      以下示例将两次使用“成交价”字段,一次用来限定记录,另一次用来计算总计。只要将字段拖到设计网格,并将其“总计”单元格设置成Where,就可以使用其他字段来限定记录。

      分组和计算前限制记录

      标注 1在分组或进行总计前,查询在这些记录中只检索那些成交价大于 $500.00 的记录 ...

      标注 2... 然后仅对在加拿大或英国的公司的记录求和并显示这些总计。

      标注 3Seven Seas Imports 的总计不包括 $210.00 的订单。

  7. 如果需要,请对结果进行排序。
  8. 单击工具栏上的“视图”按钮图像以查看结果。

注释如果在用来计算所有记录总计的查询中添加包含一个或多个聚合函数的计算字段,则必须将计算字段的“总计”单元格设为“表达式”

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