Access 2003完整教程:创建筛选 (ADP)

使用筛选,可将一组记录限制在要查看或使用的特定子集内。可以在从数据库检索记录前在服务器上对记录进行筛选,也可以在检索记录后在本地计算机上筛选记录。此外,还可以于数据库检索前后在数据访问页中筛选记录。

在从数据库检索记录前对记录进行限制

在从窗体中检索记录之前通过使用“按窗体服务器筛选”而启用或禁用筛选以对记录进行限制

注释不能在绑定到存储过程的窗体中使用“按窗体服务器筛选”。

  1. 在“设计”视图中打开窗体。
  2. 显示窗体的属性表。
  3. 执行下列操作之一:
    • 若要启用“按窗体服务器筛选”,请将“按窗体服务器筛选”属性和“允许筛选”属性设为“是”。
    • 若要禁用“按窗体服务器筛选”,请将“按窗体服务器筛选”属性设为“否”。
  4. 切换到“窗体”视图或窗体的“数据表”视图,测试对“按窗体服务器筛选”的使用。

注释当启用“按窗体服务器筛选”时,Microsoft Access 禁用“按窗体筛选”。

使用“按窗体服务器筛选”检索窗体的记录子集

当使用“按窗体服务器筛选”时,在指定了要在筛选过的记录中包含的值之前不会对窗体检索任何数据。可以为显示的窗体或子窗体指定条件。每个子窗体都有其“查找”和“或”选项卡。

  1. 在“按窗体服务器筛选”窗口中,单击要在其中指定条件的字段,只有满足该条件的记录才能包含在筛选过的记录集内。
  2. 通过从字段的列表中选择要搜索的值(如果列表包含字段值)或将值键入字段,来输入条件。

    查找其复选框、切换按钮或选项按钮未被选中的记录

    • 单击复选框或按钮,直到它的状态如您所希望的那样。若要让复选框或按钮回到中立状态,使其不再用作筛选记录的条件,请继续单击复选框或按钮直到它变灰或不可用为止。

    查找其特定字段为空或不为空的记录

    • 在该字段中键入Is NullIs Not Null

    注释可以从“文本”或“图像”数据类型字段的列表中,以及查询的计算字段中的列表中选择这些选项。如果所有字段中的列表都显示Is NullIs Not Null,而不是显示基础表中的值,则用于显示“按窗体服务器筛选”窗口中列表的选项在“选项”对话框将处于未选中状态。可以通过更改“按窗体服务器筛选”设置在列表中显示字段值。

    使用条件表达式查找记录

    • 使用 SQL Server 表达式语法,在适当的字段中键入表达式。

    如果在多个字段中指定了值,则只有记录中包含您在每个字段中指定的值时,筛选才返回这些记录。

  3. 若要指定记录可以具有的可选值,并在筛选结果中包含这些值,请单击正在筛选的窗体或子窗体的“或”选项卡,并输入更多的条件。

    如果记录包含在“查找”选项卡中指定的所有值,在第一个“或”选项卡中指定的所有值,或在第二个“或”选项卡中指定的所有值,等等,筛选就返回这些记录。

  4. 单击工具栏上的“应用服务器筛选”

注释

创建在窗体或报表打开时可以自动应用的特定服务器筛选

不能将服务器筛选用于绑定到存储过程的窗体。

  1. 在“设计”视图中打开窗体。
  2. 显示窗体的属性表。
  3. 将“服务器筛选器”属性设为一个由没有 WHERE 关键字的WHERE 子句组成的字符串表达式。例如,要查找所有“Country”字段中含有“USA”的记录,请输入Country= 'USA'

创建用于在从数据库检索记录前限制数据访问页中的记录的筛选

从数据库检索记录前先筛选记录可以提高数据访问页的性能,因为此时只需从基础数据库中下载较少记录。

在从数据库中检索记录后对记录进行限制

检索记录(按选定内容筛选)后通过在窗体或数据表中选择值而进行筛选

  1. 在窗体、子窗体或数据表上的字段中,查找要包含在记录中的值的一个实例,目的是将该实例包含在筛选的结果中。
  2. 通过下列方式之一,在字段中选择一个值的全部或部分:

    注释选择值的方式决定了筛选返回的记录。

    查找其所含字段的全部内容与选定内容相匹配的记录

    • 选择字段的全部内容,或将插入点放在字段中而不进行任何选择。

      例如,在“城市”字段中选择“南京”,可以返回以南京为“城市”字段的所有记录。

    查找其所含字段的值以所选字符打头的记录。

    • 从字段中第一个字符开始选择值的一部分。

      例如,在“公司名称”字段中选择“南方纺织公司”的一部分“南方”,可以返回公司名以“南方”打头的所有记录,如“南方进出口贸易公司”和“南方精密仪器有限公司”。

    查找其所含字段的值全部或部分与所选字符相同的记录

    • 从字段中第一个字符之后开始选择值的一部分。

      例如,在“公司名称”字段中选择“南方纺织公司”的一部分“纺织”,可以返回公司名中有“纺织”的所有记录,如“苏州纺织一厂”、“郑州纺织学校”和“汉阳纺织公司”。

    注释不能根据字段值的末尾来查找记录;但是,如果选择未表现字段最末一个字符的单词或单词的一部分,那么,将返回包含该单词或单词的一部分的记录。例如,假设 Pub_Name 字段包含值“Five Lakes Publishing”和“Publishing Times”。如果选择“Publishing”,两条记录中将只返回“Publishing Times”。但如果选择“Pub”或“Publish”,则筛选将返回这两条记录。

  3. 选择值,然后在工具栏上单击“按选定内容筛选”
  4. 如果要优化搜索,需要重置筛选以显示所有记录然后重复步骤 2 和 3。若要重置筛选,请单击工具栏上的“取消筛选”按钮图像

注释

在“窗体”视图或“数据表”视图中创建筛选(“按窗体筛选”)

  1. 在“窗体”视图中打开窗体,或在“数据表”视图中打开表、查询或窗体。
  2. 单击工具栏上的“按窗体筛选”,以切换到“按窗体筛选”窗口。(如果启用“按窗体服务器筛选”,将禁用“按窗体筛选”。)
  3. 可以为显示的窗体、子窗体或数据表指定条件。每个子窗体都有自己的“查找”和“或”选项卡。
  4. 单击要在其中指定条件的字段,只有满足该条件的记录才能包含在筛选的记录集内。
  5. 通过从字段的列表中选择要搜索的值(如果列表包含字段值)或将值输入字段,来输入条件。

    查找其复选框、切换按钮或选项按钮未被选中的记录

    • 单击复选框或按钮,直到它的状态如您所希望的那样。若要让复选框或按钮回到中立状态,使其不再用作筛选记录的条件,请继续单击复选框或按钮直到它变灰或不可用为止。

    查找其特定字段为空或不为空的记录

    • 在该字段中键入Is NullIs Not Null

      注释可以从“文本”或“图像”数据类型字段的列表中,以及查询的计算字段中的列表中选择这些选项。如果所有字段中的列表都显示Is NullIs Not Null,而不是显示基础表中的值,则用于显示“按窗体筛选”窗口值的选项在“选项”对话框中将处于未选中状态。可以通过更改“按窗体服务器筛选”设置在列表中显示字段值。

    使用条件表达式查找记录

    • 在适当的字段中键入表达式。

    如果在多个字段中指定了值,则只有记录中包含您在每个字段中指定的值时,筛选才返回这些记录。

  6. 若要指定记录可以具有的可选值,并在筛选结果中包含这些值,请单击正在筛选的数据表、窗体或子窗体的“或”选项卡,并输入更多的条件。

    如果记录包含在“查找”选项卡中指定的所有值,在第一个“或”选项卡中指定的所有值,或在第二个“或”选项卡中指定的所有值,等等,筛选就返回这些记录。

  7. 单击工具栏上的“应用筛选”

通过就地输入条件在“窗体”视图或“数据表”视图中创建筛选(筛选目标)

  1. 在“窗体”视图中打开窗体,或在“数据表”视图中打开表、查询或窗体。
  2. 执行下列操作之一:

    指定希望筛选后的记录中包含的精确的字段值

    • 在要进行筛选的窗体、子窗体或数据表中单击相应的字段,然后在快捷菜单上的“筛选目标”框中键入所需的值。

      例如,要查找在“城市”字段中包含“伦敦”的所有记录,请在“城市”字段中单击鼠标右键,然后在“筛选目标”框中键入“伦敦”即可。

    指定更复杂的条件

    • 键入完整的表达式。
  3. 执行下列操作之一:
    • 若要应用筛选并关闭快捷菜单,请按 Enter。
    • 若要应用筛选并保持快捷菜单的显示(以便于能够指定字段的附加条件),请按 Tab。输入新的条件,然后再按 Tab。不断重复,直到获得所需的记录为止。

在窗体中启用或禁用筛选

  1. 显示窗体的属性表。
  2. 在“窗体”视图和窗体“数据表”视图中,将窗体的“允许筛选”属性设为“是”可启用筛选功能,设为“否”可禁用筛选记录。

注释如果将“允许筛选”属性设为“否”,就会禁用“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“按窗体服务器筛选”以及“筛选目标”。

创建用于在数据访问页中限制从数据库检索后的记录的筛选

在“页”视图中创建筛选,以便检索记录后限制这些记录

  1. 在“页”视图中打开数据访问页。
  2. 请执行下列操作之一:

    在未分组的页中

    1. 将焦点移至要利用其值筛选记录的字段上。
    2. 单击记录导航工具栏上的“按选定内容筛选”

    在分组的页中

    1. 展开要对其进行筛选的组。

    2. 将焦点移至要利用其值筛选记录的字段上。

    3. 单击该组记录导航工具栏上的“按选定内容筛选”

      筛选只适用于当前的组。换言之,如果某页按照国家/地区对顾客订单进行分组,而您筛选订货日期为 98 年 6 月 2 日的巴西的记录,则该筛选将仅应用于巴西的记录,而不会应用于其他国家/地区的记录。

  3. 可通过继续选择字段和单击“按选定内容筛选”,进一步缩小记录的子集,直到找到需要的记录为止。

    例如,如果只想查看订货日期为 98 年 5 月 12 日的德国顾客的记录,则可选择“国家/地区”字段中的“德国”,单击“按选定内容筛选”,在“订货日期”中选择“1998-5-12”,然后再次单击“按选定内容筛选”。

注释

创建筛选数据访问页(链接跳转的目标位置)中记录的超链接

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 在“插入”菜单上,单击“超链接”。
  3. 在“插入超链接”对话框中,单击“链接到”下面的“此数据库中的页”。
  4. 在“要显示的文字”框中,键入要在字段或文本框中显示的文本。如果将“要显示的文字”框留空,Microsoft Access 将用超链接地址作为显示文本。
  5. 单击“屏幕提示”并键入当用户将指针停留在超链接上时要显示的文字。如果将“屏幕提示文字”框留空,则 Access 会把超链接地址作为“屏幕提示”显示。
  6. 从列表中选择要链接到的数据访问页。
  7. 若要为数据访问页创建筛选,请单击“服务器筛选”,并在“用于数据访问页的筛选条件”框中按照WHERE 子句的形式输入表达式。例如,如果用户有显示订单信息(包括销售人员的 ID)的数据访问页,并且需要链接到包含关于销售人员的雇员记录的其他数据访问页,请输入“雇员ID=[雇员ID]”。
  8. 单击“确定”两次。

    Access 会将超链接添加到数据访问页。若要试用链接,请切换到“页”视图并单击该超链接。Access 将在 Web 浏览器中打开目标页。

在数据透视表视图或数据透视图视图中筛选数据

在数据透视表视图中筛选数据

  1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体。
  2. 执行下列一项或多项操作:

筛选行区域、列区域、筛选区域或明细区域中的字段(自动筛选)

  1. 单击包含待筛选数据项的字段旁的箭头字段箭头

  2. 对于要显示的项,选中其复选框;对于要隐藏的项目,清除其复选框。

注意

只显示与单元格匹配的数据(按选定内容筛选)

筛选最上面或最下面 n 个值或百分比的行或列字段(条件筛选)

  1. 选择包含待筛选值的字段。

  2. 单击“数据透视表”工具栏上的“属性”按钮图像,然后单击“筛选和分组”选项卡。

  3. 将“显示”设为“上”或“下”。

  4. 将“项目”设为列表中的一个数字,或键入一个所需值。

  5. 若要显示 n 个项目,请清除%复选框。若要显示 n% 的项目,请选中%复选框。

  6. 将“基于”设为列表中的某个值。

注意

在数据透视图视图中筛选数据

筛选类别、系列或筛选区域中的字段(自动筛选)

如果筛选区域中没有字段,可以添加新字段或将其他区域中的字段移到该筛选区域中。
  1. 在数据透视图视图中打开数据表或窗体。
  2. 对于包含要筛选的数据项目,单击包含它的字段的箭头字段箭头
  3. 选中所要显示的项目的复选框,然后清除要隐藏的项目的复选框。

注意

筛选行或列字段的前或后 n 个值或某个百分比值(条件筛选)

  1. 在数据透视图视图中打开数据表或窗体。
  2. 选择包含所要筛选的值的字段、系列或点。
  3. 在“数据透视图”工具栏上,单击“属性”,然后单击“筛选和分组”选项卡。
  4. 单击“显示”框中的“上”或“下”。
  5. 将“项目”设为列表中的某个数,或者键入所需的值。
  6. 若要显示 n 个项目,请清除%复选框。若要显示 n% 个项目,请选中%复选框。
  7. 将“基于”设为列表中的某个值。

注释当字段中的项由于自动筛选而隐藏时,字段标签中的箭头字段箭头将显示为蓝色蓝色箭头

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