Access 2003完整教程:自定义“查找重复项”查询

用“查找重复项查询向导”创建查询后,可能需要修改查询的设计,以便通过添加字段、删除字段或删除重复记录来生成不同的查询结果。

添加或删除字段

  1. 打开查询“设计”视图,或者打开窗体、报表或数据表并显示“高级筛选/排序”窗口。
  2. 执行下列操作之一:

    添加字段

    在查询中,只需添加要查看其数据的那些字段,设置条件、分组依据、更新或排序。在筛选中,只需添加要用于排序或指定条件的字段,Microsoft Access 将自动在筛选过的结果中显示所有字段。

    1. 选择一个或多个字段。

      操作方法:

      若要选择执行此操作
      一个字段单击字段名。
      一组字段单击该组中的第一个字段,按住 Shift,然后单击最后一个字段。
      不相邻字段按住 Ctrl 单击这些字段。
      所有字段双击字段列表的标题栏或单击星号 (*)。
    2. 从字段列表中将字段拖至设计网格中要插入这些字段的列。

    提示

    如果不用拖拽的方法,也可以在字段列表中双击字段名来添加字段,或直接从网格“字段”行的列表框中选择字段。

    删除字段

    • 单击列选择器选定字段,然后按 Delete。

      注释将字段从设计网格中删除后,只是将其从查询或筛选的设计中删除,而不是从基表中删除了字段及其数据;对于筛选,也并非从筛选结果中删除了字段。

不能将“查找重复项”查询转换为删除重复记录的删除查询。这是因为“查找重复项”查询返回的结果是原始记录及其重复项,以便用户能够从中选择要删除的版本。因此,如果将其转换为删除查询,则会删除原始记录及其重复项。不过,没有办法既删除重复记录又保留原始记录。

自动删除重复记录

从表中删除重复记录需要两步。第一步,创建包含重复项的表的结构的副本,接着创建包含重复项的所有字段的主键。第二步,从原始表到新表创建和运行追加查询。因为作为主键的字段不能包含重复记录,所有此过程产生的表中没有重复记录。

  1. 复制表并创建带重复项的字段的主键。

    操作方法:

    1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“表”按钮图像
    2. 单击要删除其重复记录的表的名称。
    3. 单击工具栏上的“复制”按钮图像
    4. 单击工具栏上的“粘贴”按钮图像
    5. 在“粘贴表方式”对话框中,键入复制的表的名称,单击“只粘贴结构”,然后单击“确定”。
    6. 在“设计”视图中打开新表, 并选择包含复制的表中的重复项的字段。
    7. 单击工具栏上的“主键”按钮图像,以便根据选定的字段创建主键。
    8. 保存并关闭该表。
  2. 只将唯一记录附加到新表中。

    操作方法:

    1. 基于包含重复项的原始表创建新查询。
    2. 在查询“设计”视图中,单击工具栏上的“查询类型”按钮图像,再单击“追加查询”。
    3. 在“追加”对话框中,单击“表名称”列表中新表的名称,然后单击“确定”。
    4. 通过将星号 (*) 拖动到查询设计网格中来将原始表中的所有字段都包含在内。
    5. 单击工具栏上的“运行”按钮图像
    6. 收到要追加的行的消息后单击“是”。
    7. 收到 Microsoft Access 无法将所有记录都追加到附加查询的消息后,单击“是”。这样只将唯一记录传输到新表中并丢弃重复项。
    8. 打开表查看结果。
    9. 如果确定新表中包含正确的唯一记录,可删除原始表,然后使用原始表的名称重命名新表。

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