Access 2003完整教程:创建筛选 (MDB)

在窗体或数据表中可以使用四种方法筛选记录:“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选/排序”。还可以筛选数据访问页中的记录。

通过在窗体或数据表中选择值来筛选记录(按选定内容筛选)

  1. 在窗体、子窗体、数据表或子数据表的字段中,查找希望记录中包含的值的一个实例以便将其包含在筛选结果中。
  2. 通过执行下列操作之一,选择字段中某个值的全部或部分:

    注释选择值的方式决定了筛选将返回的记录。

    查找其字段的整体内容与选定内容相匹配的记录

    • 选定字段的整体内容,或将插入点放在字段中而不进行任何选择。

      例如,在“城市”字段中选择值“北京”,会返回所有包含“北京”作为城市的记录。

    查找其字段中的值以所选字符打头的记录

    • 选择字段中的值的一部分,该部分以值的第一个字符打头。

      例如,在具有值“汉阳天地”的“公司名称”字段中,如果只选择其中的“汉阳”,则会返回公司名称以“汉阳”打头的所有记录,如“汉阳酒业”和“汉阳科技”。

    查找其字段中的值全部或任意部分与所选字符相同的记录。

    • 选择字段中的值的一部分,该部分以值的第一个字符以后的字符打头。

      选择“公司名”字段中值“Old World Delicatessen”中的“Del”,以返回“公司名”字段中具有“del”的所有记录,如“Ernst Handel”、“Galería del gastrónomo”和“Que Delícia”。

  3. 单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮图像

  4. 如果希望优化搜索,需要重置筛选以显示所有记录并重复步骤 2 和 3。若要重置筛选,请单击工具栏上的“取消筛选”按钮图像

注释也可以对没有确定值的记录进行筛选。选择一个值后,用鼠标右键对其单击,然后单击“内容排除筛选”。

通过在窗体或数据表的空白视图中输入值来筛选记录(按窗体筛选)

  1. 在“窗体”视图中打开窗体,或在“数据表”视图中打开表、查询或窗体。

    若要筛选子数据表中的记录,请单击其展开指示器,以显示子数据表。

  2. 单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮图像,切换到“按窗体筛选”窗口。

    可以为显示的窗体、子窗体、主数据表或任意子数据表指定条件。每个子数据表或子窗体都有自己的“查找”和“或”选项卡。

  3. 单击要在其中指定条件的字段,记录必须满足该条件才能包含在筛选的记录集内。
  4. 输入条件的方法是:从字段列表中选择要搜索的字段值(如果列表中包含该值),或在字段中键入所需的值。

    查找其复选框、切换按钮或选项按钮选中或未选中的记录

    • 单击复选框或按钮直至得到所需的状态。若要将其返回到中立的位置使其不用作筛选记录的条件,则继续单击复选框或按钮直至其变灰。

    查找某字段为空或非空的记录

    • 在字段中键入Is NullIs Not Null。(可在具有“备注”、“OLE 对象”或“超链接”数据类型的字段列表和在查询的计算字段的列表中选择这些选项。)

    使用条件表达式查找记录

    • 将表达式键入到适当的字段,或使用“表达式生成器”输入一个表达式。

      如果在多个字段中指定筛选值,则筛选将仅返回那些同时满足所有这些值的记录。

  5. 若要指定记录可以包含的可选值也包括在筛选结果中,请单击要筛选的窗体、子窗体、数据表或子数据表的“或”选项卡,并输入更多的条件。

    如果记录包含了“查找”选项卡中指定的所有值,或包含第一个“或”选项卡上指定的所有值,或包含第二个“或”选项卡中指定的所有值时,筛选将返回这些记录。

  6. 单击工具栏上的“应用筛选”按钮图像

通过在窗体或数据表中输入条件筛选记录(输入筛选目标)

  1. 在“窗体”视图中打开窗体,或在“数据表”视图中打开表、查询或窗体。

    若要筛选子数据表中的记录,请先单击展开指示器,以显示该子数据表。

  2. 执行下列操作之一:

    指定希望所筛选记录包含的确切字段值

    • 用鼠标右键单击要进行筛选的窗体、子窗体、数据表或子数据表中的字段,然后在快捷菜单上的“筛选目标”框中键入值。

      例如,要查找在“城市”字段中包含“伦敦”的所有记录,则在“城市”字段中单击鼠标右键,然后在“筛选目标”框中键入“伦敦”。

    指定更复杂的条件

    • 运用标识符、运算符、通配符和值的恰当组合,键入完整的表达式,以生成所需的结果。

    例如:

    • 若要查找其“联系人标题”字段在标题的任意位置包括词“市场”的所有记录,可用鼠标右键单击“联系人标题”字段,然后在“筛选目标”框中键入“*市场*”。
    • 若要仅显示在指定日期之后 15 天运送的订单记录,可键入[ShippedDate]-[RequiredDate]>15。(在本示例中,不必用鼠标右键单击具体的字段来输入表达式,但在包含子数据表的数据表中,应先在要筛选的表中单击。)
  3. 执行下列操作之一:
    • 若要应用筛选并关闭快捷菜单,请按 Enter。
    • 若要应用筛选并保持快捷菜单的显示(以便于能指定字段的附加条件),请按 Tab。输入新的条件,然后再按 Tab。不断重复,直到选中所需的记录为止。

使用“高级筛选/排序”窗口筛选记录

  1. 在“窗体”视图中打开窗体,或在“数据表”视图中打开表、查询或窗体。
  2. 单击需要筛选的窗体、子窗体、数据表或子数据表。
  3. 在“记录”菜单上,指向“筛选”,然后单击“高级筛选/排序”。
  4. 将需要指定值或其他条件(供筛选进行记录查找)的字段添加到设计网格中。
  5. 若要指定排序次序,请单击该字段的“排序”单元格,然后单击箭头,选择相应的排序次序。

    Microsoft Access 会首先对设计网格中最左边的字段进行排序,然后对该字段右边的字段排序,依此类推。

  6. 在已经包含的字段的“条件”单元格中,输入需要查找的值或表达式。
  7. 单击工具栏上的“应用筛选”按钮图像以应用筛选。

创建在数据访问页中的筛选

创建筛选以便在检索数据库记录之前限制“页”中的记录

在未分组的数据访问页上创建筛选

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 如果要显示的字段未在节中,请将它们添加到页中。
  3. 将要用于筛选的字段作为文本框、绑定范围、下拉列表框或列表框添加进来。
  4. 用鼠标右键单击筛选字段控件,然后单击“组筛选控件”。
  5. 如有必要,对记录导航控件进行自定义。例如,在每次搜索一条记录的页中,并非所有按钮都是必需的,因此只要显示记录导航工具栏上的“新建”、“删除”、“保存”、“撤消”和“帮助”按钮即可。

注意

在已分组数据访问页上创建筛选

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 如果要显示的字段未在节中,请将它们添加到页中。
  3. 将要用于筛选的字段作为文本框、绑定范围、下拉列表框或列表框添加进来。
  4. 选择筛选字段控件,并执行下列操作之一:
    • 若要只基于该字段进行分组,请单击工具栏上的“升级”按钮图像
    • 若要基于包含该字段的整个表或查询进行分组,请单击工具栏上的“按表分组”按钮图像

    注释如果使用“页向导”创建页,“按表分组”选项将不可用。

    Microsoft Access 添加含有展开控件的组页眉,以及含有记录导航控件的记录导航节。如果根据一个字段分组,则 Access 会将作为分组依据的控件移到组页眉中。如果按表和查询分组,则 Access 会将包括与该表或查询中的字段绑定的控件和与查阅字段绑定的控件在内的所有控件都移到组页眉中。

  5. 用鼠标右键单击筛选字段控件,然后单击“组筛选控件”。

下列步骤是可选的。这些步骤的主要目的是删除在默认情况下为已分组页添加的功能,但这些功能在使用组筛选控件时是没有必要的。请执行下列一项或多项操作:

注意

创建筛选以便在检索数据库记录之后限制“页”中的记录

在“页”视图中创建筛选,以便检索记录后限制这些记录

  1. 在“页”视图中打开数据访问页。
  2. 请执行下列操作之一:

    在未分组的页中

    1. 将焦点移至要利用其值筛选记录的字段上。
    2. 单击记录导航工具栏上的“按选定内容筛选”按钮图像

    在分组的页中

    1. 展开要对其进行筛选的组。

    2. 将焦点移至要利用其值筛选记录的字段上。

    3. 单击该组的记录导航工具栏上的“按选定内容筛选”图像按钮

      筛选只适用于当前的组。换言之,如果某页按照国家/地区对顾客订单进行分组,而您筛选订货日期为 98 年 6 月 2 日的巴西的记录,则该筛选将仅应用于巴西的记录,而不会应用于其他国家/地区的记录。

  3. 通过继续选择字段并单击“按选定内容筛选”按钮图像,可以进一步缩小记录的子集,直到找到需要的记录为止。

    例如,如果只想查看订货日期为 98 年 5 月 12 日的德国顾客的记录,则可选择“国家/地区”字段中的“德国”,单击“按选定内容筛选”,在“订货日期”中选择“1998-5-12”,然后再次单击“按选定内容筛选”。

注释

创建筛选数据访问页(链接跳转的目标位置)中记录的超链接

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 在“插入”菜单上,单击“超链接”。
  3. 在“插入超链接”对话框中,单击“链接到”下面的“此数据库中的页”。
  4. 在“要显示的文字”框中,键入要在字段或文本框中显示的文本。如果将“要显示的文字”框留空,Microsoft Access 将用超链接地址作为显示文本。
  5. 单击“屏幕提示”并键入当用户将指针停留在超链接上时要显示的文字。如果将“屏幕提示文字”框留空,则 Access 会把超链接地址作为“屏幕提示”显示。
  6. 从列表中选择要链接到的数据访问页。
  7. 若要为数据访问页创建筛选,请单击“服务器筛选”,并在“用于数据访问页的筛选条件”框中按照WHERE 子句的形式输入表达式。例如,如果用户有显示订单信息(包括销售人员的 ID)的数据访问页,并且需要链接到包含关于销售人员的雇员记录的其他数据访问页,请输入“雇员ID=[雇员ID]”。
  8. 单击“确定”两次。

    Access 会将超链接添加到数据访问页。若要试用链接,请切换到“页”视图并单击该超链接。Access 将在 Web 浏览器中打开目标页。

在“数据透视表”或“数据透视图”视图中筛选数据

在数据透视表视图中筛选数据

  1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体。
  2. 执行下列一项或多项操作:

筛选行区域、列区域、筛选区域或明细区域中的字段(自动筛选)

  1. 单击包含待筛选数据项的字段旁的箭头字段箭头

  2. 对于要显示的项,选中其复选框;对于要隐藏的项目,清除其复选框。

注意

只显示与单元格匹配的数据(按选定内容筛选)

筛选最上面或最下面 n 个值或百分比的行或列字段(条件筛选)

  1. 选择包含待筛选值的字段。

  2. 单击“数据透视表”工具栏上的“属性”按钮图像,然后单击“筛选和分组”选项卡。

  3. 将“显示”设为“上”或“下”。

  4. 将“项目”设为列表中的一个数字,或键入一个所需值。

  5. 若要显示 n 个项目,请清除%复选框。若要显示 n% 的项目,请选中%复选框。

  6. 将“基于”设为列表中的某个值。

注意

在数据透视图视图中筛选数据

筛选类别、系列或筛选区域中的字段(自动筛选)

如果筛选区域中没有字段,可以添加新字段或将其他区域中的字段移到该筛选区域中。
  1. 在数据透视图视图中打开数据表或窗体。
  2. 对于包含要筛选的数据项目,单击包含它的字段的箭头字段箭头
  3. 选中所要显示的项目的复选框,然后清除要隐藏的项目的复选框。

注意

筛选行或列字段的前或后 n 个值或某个百分比值(条件筛选)

  1. 在数据透视图视图中打开数据表或窗体。
  2. 选择包含所要筛选的值的字段、系列或点。
  3. “数据透视图”工具栏上,单击“属性”按钮图像,然后单击“筛选和分组”选项卡。
  4. 单击“显示”框中的“上”或“下”。
  5. 将“项目”设为列表中的某个数,或者键入所需的值。
  6. 若要显示 n 个项目,请清除%复选框。若要显示 n% 个项目,请选中%复选框。
  7. 将“基于”设为列表中的某个值。

注释当字段中的项目被自动筛选隐藏时,字段标签中的箭头字段箭头将显示为蓝色蓝色箭头

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