Access 2003完整教程:导出数据或数据库对象

导出为 Access 或 Excel 文件

将数据库对象导出到已有的 Microsoft Access 数据库或 Microsoft Access 项目中

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出对象的名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”。
  2. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选择要导出数据库所在的驱动器或文件夹。
  3. 双击要导出的数据库的图标。
  4. 在“导出”对话框中,输入新对象的名称(或接受当前的名称)。如果是导出表,在“导出”对话框中选择是同时导出表定义和表数据,还是只导出表定义。

导出到 Microsoft Excel 或其他电子表格

注释除下述方法外,也可以将 Access 数据导出为可扩展标记语言(XML) 文件,之后可以将该文件导入到 Microsoft Excel 中。

将对象的输出保存为 Microsoft Excel 文件

  1. 在“数据库”窗口中,单击要保存的对象名。若要保存数据表的一部分,请打开数据表,选定数据表的一部分,然后继续。

  2. 在“文件”菜单上,单击“导出”。

  3. “保存类型”框中,单击“Microsoft Excel 5-7”“Microsoft Excel 97-2003”

  4. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选定目标驱动器或文件夹。

  5. 在“文件名”框中输入文件名(或者使用建议的名称)。

  6. 选中“带格式保存”复选框。

  7. 执行下列操作之一:

    • 如果正在保存数据表,请单击“全部导出”以保存整个数据表;或者,如果在第 1 步中选择了数据表的一部分,则单击“保存选定内容”。

    • 对于所有其他数据库对象,单击“导出”。

将表、查询、窗体或报表的输出文件加载到 Microsoft Excel 中

  1. 在“数据库”窗口中,单击保存和加载到 Microsoft Excel 的数据表、窗体或报表的名称。若要保存数据表的选定内容,请打开数据表,选定数据表的部分内容,然后继续。

  2. 在“工具”菜单上,指向“Office 链接”,然后单击“用 Microsoft Excel 分析”。

导出或复制数据透视表视图

  1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体。
  2. 执行下列操作之一:

将数据透视表视图导出到 Excel

使用该过程可以将数据表或窗体的数据透视表视图导出到 Microsoft Excel,作为交互式“数据透视表”报表。Excel 数据透视表报表与源数据之间的链接得以保留。

为取得很好的结果,可以在将数据透视表视图导出到 Excel 之前,将所有字段移出明细区域或隐藏各项的明细数据。

注释因为数据透视表视图的某些布局和计算无法在 Excel 的数据透视表报表中显示,所以数据透视表报表可能与数据透视表视图看起来不尽相同。有关使用 Excel 数据透视表报表及向它们添加字段的详细信息,请参见 Excel“帮助”。

将数据透视表视图复制到 Excel 或 Word

使用该过程可以复制数据透视表视图或该视图的一部分,作为 Microsoft Excel 或 Microsoft Word 中非交互的带格式表。

  1. 执行下列操作之一:

    • 若要复制整个数据透视表视图,请按 Ctrl+A。

    • 若要复制数据透视表视图的一部分,请选定要复制的元素。

  2. “数据透视表”工具栏上,单击“复制”

  3. 切换到 Excel 或 Word,并单击希望数据透视表视图中的数据出现的地方。

  4. 单击“粘贴”

注释复制数据透视表视图或其一部分时,复制的仅是格式和数据值。Excel 或 Word 中副本与源数据之间的任何链接都不会保留。Word 或 Excel 中的副本是非交互的,并且无法刷新。

将数据访问页上的电子表格导出到 Microsoft Excel 工作簿中

  1. 在设计窗口中,确保已通过在电子表格上进行双击将其激活。该操作将打开创建该对象的应用程序,此处为 Microsoft Excel。有关激活电子表格的其他信息,请参见 Excel“帮助”。
  2. 在电子表格中的工具栏上,单击“导出到 Microsoft Excel”以便运行或切换到 Excel,然后显示工作簿中的数据。

注意

导出到网页中

导出为 HTML 格式

取决于需要静态数据还是动态数据,在 Microsoft Access 中可以导出到不同类型的HTML数据。

将数据表导出为动态 HTML 格式

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出的表、查询或窗体的名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”。
  2. 在“保存类型”框中,单击“Microsoft IIS 1-2”或“Microsoft Active Server Pages”。
  3. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选定要导出到的驱动器或文件夹。
  4. 在“文件名”框中输入文件名。
  5. 单击“导出”。
  6. 在“HTX/IDC 输出选项”或“Microsoft Active Server Pages 输出选项”对话框中输入适当的信息:
    • 在“HTML 模板”框中,输入HTML模板的位置。

    • Web 服务器上处理服务器生成的 HTML 文件时,在“数据源名称”框中,输入要链接到的ODBC 数据源的名称。

  7. 执行下列操作之一:
    • 对于Microsoft Access 数据库(.mdb)

      “连接用户身份”“用户密码”框中,输入用户级安全机制的用户名和密码,以便允许用户从网页访问数据库。如不输入用户名和密码,则默认用户名为Admin,不使用密码。

      警告这会使任何具有默认管理员权限的用户都能从网页访问该数据库。强烈建议为管理员帐户设置复杂的密码。 使用同时包含大小写字母、数字和符号的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如,强密码:Y6dh!et5。弱密码:House27。请使用可以记住的强密码,这样就不必记录密码了。

    • 对于Microsoft Access 项目(.adp)

      “用户名”“密码”框中,输入数据库用户名和密码,以便允许用户从网页访问 Microsoft SQL Server 数据库。如不输入用户名和密码,则默认用户名为Sa,不使用密码。

      警告这会使任何具有默认管理员权限的用户都能从网页访问该数据库。强烈建议为管理员帐户设置复杂的密码。 使用同时包含大小写字母、数字和符号的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如,强密码:Y6dh!et5。弱密码:House27。请使用可以记住的强密码,这样就不必记录密码了。

    警告提供的密码将显示在对话框并以纯文本的形式存储于文件中。未授权的用户可以访问文件中的信息,这会危及到数据源的安全性。作为选择,您可以使用 ODBC 数据源管理器将系统数据源名称 DSN 添加到计算机中,并使用用户名和密码配置该 DSN。然后,可以在“Microsoft Active Server Pages 输出选项”对话框中将系统 DSN 指定为“数据源名称”,并将“用户名”“密码”字段指定为空。有关 ODBC 数据源管理器的详细信息,请参阅 Microsoft Windows 帮助。

  8. 将文件导出为ASP或IDC/HTX格式后,必须发布这些文件,以使其可以在万维网上使用。

将数据表导出为静态 HTML 格式

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出的表、查询、视图或窗体的名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”。
  2. “保存类型”框中,单击“HTML 文档”
  3. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选定要导出到的驱动器或文件夹。
  4. 在“文件名”框中输入相应的文件名。
  5. 选中“带格式保存”复选框,以便:
    • 以其在“数据表”视图中的外观类似的格式保存表、查询或窗体。
    • 启用“自动启动”复选框,
    • 在第 7 步中单击“保存”后,显示“HTML 输出选项”对话框。
  6. 如果要在默认的Web 浏览器中显示结果,请选中“自动启动”复选框。
  7. 单击“导出”。
  8. 如果在第 5 步选中了“带格式保存”复选框,则会显示“HTML 输出选项”对话框。在“HTML 模板”框中,可输入HTML模板的位置。还可以设置保存文件的编码选项(“默认编码方式”、UnicodeUnicode (UTF-8))。
  9. 将数据表输出到 HTML 文件中后,必须发布以使其可以在万维网上使用。

注意

将报表导出为静态 HTML 格式

  1. 请在“数据库”窗口中单击要导出的报表名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”。
  2. 在“保存类型”框中,请单击“HTML 文档”。
  3. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选定要导出到的驱动器或文件夹。
  4. 在“文件名”框中输入文件名。
  5. 选中“自动启动”复选框,以在默认的Web 浏览器中显示结果。
  6. 单击“导出”。
  7. 在“HTML 输出选项”对话框的“HTML 模板”框中,输入 HTML 模板的位置。如果没有指定包含了浏览标记的HTML模板文件,则 Microsoft Access 将提供默认浏览方案。

  8. 将报表导出为 HTML 文件后,必须将其发布,以使其可以在万维网上使用。

注释

导出到 XML 格式

导出到 XML 格式时,还可导出样式表 (XSL),并创建能够按样式表格式显示 XML 数据的网页。

将表、查询、窗体或报表导出到使用样式表的 XML 数据中

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出的表、查询、窗体或报表的名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”
  2. “保存类型”框中,单击XML
  3. 单击“保存位置”框右边的箭头,然后选择要导出到其中的驱动器或文件夹。
  4. “文件名”框中,输入文件的名称,再单击“导出”
  5. “导出到 XML”对话框中,检查要导出数据和样式表的所选部分。
  6. 单击“其他选项”可进一步设置选项来导出静态或实时数据,以及样式表。

“到 Microsoft Windows SharePoint Services”

将表或查询导出到 Windows SharePoint Services 列表

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出的表或查询的名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”
  2. “保存类型”框中,单击Windows SharePoint Services
  3. 这将打开“Windows SharePoint Services 导出向导”。按照向导中的指示完成导出。

导出为 Microsoft Word 或其他文本格式

将数据表导出为带分隔符的文本文件或固定宽度的文本文件

  1. 在“数据库”窗口中单击要导出的表、查询或存储过程的名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”。
  2. 在“保存类型”框中,单击“文本文件”。
  3. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选择要导出到的驱动器或文件夹。
  4. 在“文件名”框中,为文件键入名称(或使用建议的文件名),然后单击“导出”。

    Microsoft Access 将启动“导出文本向导”。

  5. 按照对话框中的指导进行操作。单击“高级”可以创建或使用导入/导出规格。

将对象的输出保存为 RTF 格式的文件

  1. 在“数据库”窗口中,单击要保存的对象名。如果要保存数据表中的选定内容,请打开数据表,选定数据表的一部分,然后继续。
  2. 在“文件”菜单上,单击“导出”。
  3. 在“保存类型”框中,单击“RTF 格式”。
  4. 单击“保存位置”框右侧的箭头,并选择保存的目标驱动器或文件夹。
  5. 在“文件名”框中输入文件名(或者使用建议的名称)。
  6. 执行下列操作之一:
    • 如果正在保存数据表,请单击“全部导出”以保存整个数据表;或者,如果在第 1 步中选择了数据表的一部分,则单击“全部导出”框中右侧的箭头,然后选择“保存选定内容”。
    • 对于所有其他数据库对象,单击“导出”。

将表、查询、窗体或报表的输出加载到 Microsoft Word 中

  1. 在“数据库”窗口中,单击要保存并加载到 Microsoft Word 的数据表、窗体或报表的名称。若要保存数据表的选定内容,请打开数据表,选定数据表的一部分,然后继续。
  2. 在“工具”菜单上,指向“Office 链接”,然后单击“用 Microsoft Word 发布”。

将数据表保存为编码格式

  1. 在“文件”菜单上,单击“导出”。
  2. 在“保存类型”框中,单击“文本文件”。
  3. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选定要导出到的驱动器或文件夹。
  4. 在“文件名”框中输入文件名(或者使用建议的名称)。
  5. 选中“带格式保存”复选框。
  6. 在“对 <对象名> 的编码方式”对话框中,选择编码的方式:Windows(默认)MS-DOSUnicodeUnicode (UTF-8)

导出到 XML

导出到 XML

在 Microsoft Access 中,可以通过导出到 XML 文档,将数据导出为可扩展标记语言 (XML)格式。还可以导出架构以指定 XML 文档的结构,并导出样式表来定义数据的显示格式。

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出的表、查询窗体或报表的名称,然后在“文件”菜单上,单击“导出”。
  2. “保存类型”框中,单击XML
  3. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选定要导出到的驱动器或文件夹。
  4. “文件名”框中,输入该文件的名称,然后单击“导出”
  5. “导出到 XML”对话框中,选择要导出的下列一项或多项:数据、架构和样式表。
  6. 单击“其他选项”可进一步设置选项来导出静态或实时数据、架构及样式表。

导出到其他数据库

将表或查询导出为 Paradox 或 dBASE 文件

注释Microsoft 已为 Microsoft Jet 4.0 创建了经过更新的 dBASE 和 Paradox ISAM 驱动程序,无需再安装 Borland 数据库引擎 (BDE) 即可提供对 dBASE 和 Paradox 文件的完全读写访问。与 Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 以及更高版本一起发布的基于 Jet 4.0 的默认 dBASE ISAM 驱动程序,允许对 dBASE 和 Paradox 文件进行只读访问(除非已安装了 BDE)。若要获取这些 ISAM 驱动程序,必须与 Microsoft 技术支持联系,并申请获得这些驱动程序。

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出的表或查询的名称(只在Microsoft Access 数据库中),然后在“文件”菜单上单击“导出”。
  2. 在“保存类型”框中,单击所需导出的 Paradox 或 DBASE 数据库格式。
  3. 单击“保存位置”框右侧的箭头,选择要导出到的目标驱动器或文件夹。
  4. 在“文件名”框中键入文件名(或使用建议的文件名),然后单击“导出”。

将表或查询导出到 SQL 数据库表或其他 ODBC 数据源中

注释除非安装了合适的驱动程序,否则无法将表或查询导出到SQL 数据库或其他 ODBC数据源中。

  1. 在“数据库”窗口中,单击要导出的表或查询的名称(只在Microsoft Access 数据库中),然后在“文件”菜单上单击“导出”。
  2. 在“将对象类型‘对象名’导出为”对话框中,单击“保存类型”框中的“ODBC Databases ()”。
  3. 在“导出”对话框中,输入文件名(或使用建议的文件名),然后单击“确定”。

    接下来将显示“选定数据源”对话框,列举出本计算机上安装的所有ODBC 驱动程序的已定义数据源。

  4. 单击“文件数据源”或“机器数据源”选项卡,然后双击要导出到的目标 ODBC 数据源。

    若要为已安装的 ODBC 驱动程序定义一个新的数据源,请单击“新建”,接着按照“创建新数据源”对话框及其后的对话框的提示进行操作,然后再继续。

    不同的 ODBC 数据源对于访问数据有着不同的要求。例如,大部分 ODBC 数据源要求输入登录标识和密码,这些信息可能需要从系统管理员那里获得。在对话框中输入适当的信息,然后单击“确定”。

Microsoft Access 连接 ODBC 数据源,并创建新表。

注释将 Microsoft Access 数据库的表导出到 SQL 数据库后,即可用 SQL传递查询给表添加索引。

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