Access 2003完整教程:导入或链接数据和对象

要点如果链接到局域网上的某一文件,请确保使用通用命名规范 (UNC)路径,不要依赖于 Microsoft Windows 资源管理器中的映射网络驱动器符。驱动器符会随计算机的不同而不同,并且有可能未定义;而 UNC 路径是 Microsoft Access 定位包含链接表的数据源的可靠和一致的方法。

来自其他 Access 文件

导入或链接其他 Microsoft Access 文件中的表

  1. 打开数据库,或者切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入文件,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。
    • 若要链接表,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”

  3. 在“导入”(或“链接”)对话框中,确保在“文件类型”框中选中了“Microsoft Access”。
  4. 单击“查找范围”框右边的箭头,选定要导入或链接的 Access 文件所在的驱动器和文件夹,然后双击数据库图标。
  5. 在“导入对象”(或“链接表”)对话框中,单击要导入或链接的每个表。

    如果正在导入,而且只想导入所选表的定义(而不是其中所包含的数据),请单击“选项”,然后单击“导入表”下的“只导入定义”。

注释如果导入已经链接的表,则 Access 将并不导入数据,而是将表链接到它的数据源(实际上是复制链接信息)。

来自文本文件

导入或链接带分隔符的文本文件或固定宽度的文本文件

要点从带分隔符的文本文件或固定宽度文本文件中导入或链接数据前,请确保文件中每一字段的数据类型相同、每一行中的字段也相同。

  1. 打开数据库,或者切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入数据,请在文件”“菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”
    • 若要链接数据,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”

  3. 在“导入”(或“链接”)对话框中,选择“文件类型”框中的“文本文件”。
  4. 单击“查找范围”框右侧的箭头,选定文件所在的驱动器和文件夹,然后双击其图标。
  5. 按“导入文本向导”对话框的指示去做。单击“高级”以创建或使用导入/导出规格。

    若要取消导入,请按 Ctrl+Break。

注意

来自电子表格

导入或链接电子表格中的数据

在继续处理之前,要确保电子表格中的数据必须以适当的表格形式排列,并且电子表格每一字段(列)中都具有相同的数据类型、每一行中也都具有相同的字段。

  1. 打开数据库,或切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入电子表格,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。
    • 若要链接电子表格,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”
  3. “导入”(或“链接”)对话框中,选择“文件类型”框中的“Microsoft Excel”
  4. 单击“查找范围”框右侧的箭头,选定电子表格文件所在的驱动器和文件夹,然后双击其图标。
  5. 按照“导入数据表向导”对话框的提示进行操作。如果是从 Microsoft Excel 5.0 版或更高版本的工作簿中导入,则可以导入工作薄内的某个工作表。但不能从其他的多电子表格(例如 Microsoft Excel 4.0 版工作簿)文件中导入。若要导入这些文件,首先必须将每个工作表保存为一个单独的文件。

注意

“从网页中”

导入或链接(只读)HTML 表和列表

  1. 打开数据库,或切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 若要导入 HTML 表或列表,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”

    若要链接 HTML 表或列表,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”

  3. “导入”“链接”对话框的“文件类型”框中,单击“HTML 文档”
  4. 单击“查找范围”框右侧的箭头。
  5. 选择希望导入或链接的 HTML 文件所在的驱动器和文件夹,然后双击文件名。
  6. 按照“导入 HTML 向导”或“链接 HTML 向导”中的指示进行操作。如果要编辑导入/导出规格或指定不同的文件和字段格式,请单击“高级”按钮。
  7. 如果 HTML 文件包含多个表或列表,请对每一个要导入或链接的表或列表重复步骤 1 到 6。

注释

“从 Windows SharePoint Services 中”

从 Microsoft Windows SharePoint Services 列表中导入或链接数据

可使用“Windows SharePoint Services 导入向导”来从 Windows SharePoint Services 列表中导入数据,或使用“Windows SharePoint Services 链接向导”来创建表并将其链接到 Windows SharePoint Services 列表。
  1. 打开数据库,或切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入数据,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。在“导入”对话框的“文件类型”对话框中,选择“Windows SharePoint Services”
    • 若要链接数据,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”。在“链接”对话框的“文件类型”对话框中,选择“Windows SharePoint Services”
  3. 按照“Windows SharePoint Services 导入向导”“Windows SharePoint Services 链接向导”中的指示进行操作。

来自 SQL 或其他 ODBC 数据源

从其他 ODBC 数据源导入或链接 SQL 数据库表或数据

注释除非已安装了合适的驱动程序,否则不能导入或链接SQL或其他ODBC 数据源。

  1. 打开一个 Access 文件,或切换到打开的 Access 文件的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入表,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。
    • 若要链接表,请在“文件”菜单上指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”

  3. “导入”(或“链接”)对话框中,选择“文件类型”框中的“ODBC 数据库”

    “选择数据源”对话框为任何已在计算机上安装了的ODBC 驱动程序列出已定义的数据源。

  4. 单击“文件数据源”“机器数据源”选项卡,然后双击要导入的 ODBC 数据源。

    若要为任何已安装的 ODBC 驱动程序定义一个新的数据源,请单击“新建”,然后按照“创建新数据源”对话框及其后的对话框的提示进行操作。

  5. 如果所选 ODBC 数据源要求登录,请键入登录标识和密码(可能还会需要其他信息),然后单击“确定”

    Microsoft Access 将会连接到 ODBC 数据源,并显示可以导入或链接的表的列表。

  6. 如果正在链接表,请不要选中“保存密码”复选框以保持数据库的安全。这样用户在每次使用 Microsoft Access 的每个新会话中打开表时,必须键入登录标识和密码。SQL 数据库管理员还可确定禁用此复选框,以便所有用户每次连接到 SQL 数据库时都必须键入登录标识和密码。
  7. 单击要导入或链接的每个表,然后单击“确定”。如果正在链接一个表,而该表又没有唯一标识每条记录的索引,则 Microsoft Access 将显示一个被链接表中字段的列表。单击唯一标识每条记录的一个字段或字段组合,然后单击“确定”

来自邮件程序

从 Microsoft Exchange 或 Microsoft Outlook 中导入或链接数据

可以使用“ Exchange/Outlook 导入向导”或“Exchange/Outlook 链接向导”来导入或链接到 Microsoft Outlook 的联系人文件夹,然后通过使用“Microsoft Word 邮件合并向导”合并数据以创建套用信函和邮寄标签。若要运行这些向导,计算机上必须已安装 Microsoft Outlook、Outlook Express 或 Microsoft Exchange。
  1. 打开数据库,或切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入数据,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”
    • 若要链接数据,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”

  3. 在“导入”(或“链接”)对话框中,选择“文件类型”框中的 “Outlook”或“Exchange”。
  4. “Exchange/Outlook 导入向导”“Exchange/Outlook 链接向导”中的指导进行操作。

来自其他数据库

导入 Microsoft Works 数据库

不能直接将 Microsoft Works 数据库 (.wdb)导入到 Microsoft Access 中,必须首先用 Microsoft Works 将文件保存为 Microsoft Access 能够导入的一种格式。

  1. 用 Microsoft Works 打开数据库。
  2. 在“文件”菜单上,单击“导出”。
  3. 在“文件类型”框中,选定“dBASE IV”,然后单击“导入”。
  4. 将第 3 步创建的 dBASE IV .dbf 文件导入到 Microsoft Access 中。

导入或链接 dBASE 文件

Microsoft 已创建了用于 Microsoft Jet 4.0 的 dBASE ISAM 驱动程序,无需再安装 Borland Database Engine (BDE) 就可提供对 dBASE 文件的完全可读写访问。与 Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 和更高版本一起发布的基于 Jet 4.0 的默认 dBase ISAM 驱动程序允许对 dBASE 文件的只读访问(除非已安装了 BDE)。若要获取这些 ISAM 驱动程序,必须与 Microsoft 技术支持联系,并请求这些支持专家为您发送这些驱动程序。

  1. 打开数据库,或者切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入文件,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。
    • 若要链接文件,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”

  3. 在“导入”(或“链接”)对话框中,选择“文件类型”框中的一种 dBASE 文件类型。
  4. 单击“查找范围”框右侧的箭头,选定 .dbf 文件所在的驱动器和文件夹,然后双击其图标。
    • 如果正在导入,则 Microsoft Access 将创建以选定文件命名的表,然后从 .dbf 文件中导入数据。
    • 如果正在链接,则 Microsoft Access 将显示对话框来关联 dBASE 索引文件。请执行下列操作之一:
      1. 双击要使用的每个 dBASE 索引(.ndx 或 .mdx)文件,然后单击“关闭”。如果没有索引,请单击“取消”,再继续下一步。
      2. 在“选定唯一的记录标识符”对话框中,选定标识每条记录的唯一索引。该索引必须不包含重复值,否则 Microsoft Access 可能无法真正地更新包含联接的查询中的数据。
  5. 若要导入或链接其他 dBASE 文件,请重复第 4 步。

注释导入或链接 .dbf 或 .dbc 文件后,可以设置表的字段属性。如果导入 .dbf 或 .dbc 文件,还可能需要设置表的主键。

导入或链接 Paradox 表

Microsoft 已创建了用于 Microsoft Jet 4.0 的 Paradox ISAM 驱动程序,无需再安装 Borland Database Engine (BDE) 就可提供对 Paradox 文件的完全可读写访问。与 Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 和更高版本一起发布的基于 Jet 4.0 的默认 Paradox ISAM 驱动程序允许对 Paradox 文件的只读访问(除非已安装了 BDE)。若要获取这些 ISAM 驱动程序,必须与 Microsoft 技术支持联系,并请求这些支持专家为您发送这些驱动程序。

  1. 打开数据库,或切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 执行下列操作之一:
    • 若要导入文件,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。
    • 若要链接表,请在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“链接表”。
  3. 在“导入”(或“链接”)对话框中,选择“文件类型”框中的“Paradox”。
  4. 单击“查找范围”框右侧的箭头,选择 .db 文件所在的驱动器和文件夹,然后双击其图标。
  5. 如果选定的 Paradox 表是加密过的,则 Microsoft Access 提示输入密码。请键入 Paradox 表的密码,然后单击“确定”。
  6. 如果要导入或链接另一个 Paradox 表,请重复第 2 至第 5 步。

“从数据访问页”

导入 Microsoft Access 文件中的数据访问页

导入数据访问页时,只导入指向相应 HTML 文件的链接。HTML 文件保留在同一位置,这意味着有两个页指向同一个相应的 HTML 文件。如不希望这样,可以将其中的一页另存为别的名称(使用“文件”菜单中的“导出”命令),在“导出”对话框中,为新的相应 HTML 文件键入不同的文件位置,并删除刚刚保存的被链接页。

  1. 打开数据库,或者切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。
  3. 在“导入”对话框中,确保“文件类型”框中选定了“Microsoft Access”。
  4. 单击“查找范围”框右侧的箭头,选择 Access 数据库 (.mdb) 或 Access 项目 (.adp) 的位置,再双击 Access 数据库或 Access 项目的图标。
  5. 在“导入对象”对话框的“页”选项卡下,单击要导入的每个数据访问页。

“从 XML 中的数据导入”

导入 XML 中的数据和架构

  1. 打开数据库,或者切换到打开数据库的“数据库”窗口。
  2. 在“文件”菜单上,指向“获取外部数据”,然后单击“导入”。
  3. “导入”对话框的“文件类型”框中,选择“XML 文档”
  4. 单击“查找范围”框右侧的箭头,选定文件所在的驱动器和文件夹,然后双击其图标。
  5. “导入 XML”对话框显示 XML 文档中包含的表列表。

    注释列表中的所有表都将导入,不能选取并导入 XML 文档的子集。

  6. 要开始导入文件,请单击“确定”。这将完成导入过程。

    注释对多数产生错误的记录,Microsoft Access 将创建名为“导入错误”的表并添加一列。如果要查看出现的错误的列表,请在“数据库”窗口打开“导入错误”表。

  7. 要设置导入的选项,请在“导入选项”下选择其中的一项:
    • 若只导入表的结构,请单击“仅结构”
    • 若只导入表的结构和数据,请单击“结构和数据”
    • 要向现有表中附加数据,请选中“将数据追加到现有的表中”选项。

    单击“确定”开始导入,或继续下一步。

    注释对于前两个选项,如果已存在同名的表,将创建新表,其名称后附加数字。否则,只创建新表。

  8. 若要选择应用于被导入数据的转换,请单击“转换”

    “导入转换”对话框中,执行下列操作之一:
    • 在转换的显示列表中,选择一个转换,然后单击“确定”

      注释如果选择“(无)”然后单击“确定”,则表示不应用任何转换。

    • 如果显示列表中不包含需要的转换,可单击“添加”以添加转换文件。这将打开“添加新的转换”对话框,以便添加扩展名为 xsl 或 xslt 的文件。添加完该转换之后,选择它,然后单击“确定”

    注释如果 XML 数据引用了任何转换,则“导入转换”对话框还会列出这些转换。不能重命名或删除这些转换和项目“(无)”

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