Access 2003完整教程:对记录进行排序 (ADP)

既可以在从数据库检索记录前,在服务器上对记录进行排序;也可以在检索记录后在本地计算机上对记录进行排序。对记录的排序方法取决于正在使用的对象及排序方式。

注释不能依据text、ntext或image列的内容进行排序。

在从数据库检索记录前对其进行排序

对视图、存储过程或内嵌函数中的记录排序

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“查询”,单击要打开的视图、存储过程或内嵌函数,再单击“数据库”窗口工具栏上的“设计”。
  2. 如果尚未添加要用作排序依据的列和表达式,则将其添加到“网格”窗格中。

    如果不希望这些列或表达式成为查询结果的一部分,则将它们从输出列中移除。

  3. 在“网格”窗格中,定位到包含用作排序依据的首个数据列或表达式,然后在“排序类型”网格列中,选择“升序”或者“降序”。

    网格窗格图像

  4. 如果要依据多列或者多个表达式进行排序,可在网格的“排序次序”列中指定排序次序。

    例如,如果正在查询一个雇员表,就可以根据部门(排序次序 = 1),并在同一部门内根据姓氏(排序次序 = 2)来对查询结果进行排序。

注释对于视图和内嵌用户定义函数,Microsoft Access 会自动将 TOP 100 PERCENT 子句添加到SQL 语句中。

在表函数中对记录进行排序

在窗体或报表的“记录源”属性中,使用 SQL 语句对记录排序

  1. 在“设计”视图中打开窗体或报表。
  2. 打开属性表。

    操作方法:

    1. 在“设计”视图中打开表、查询、窗体、报表或数据访问页。
    2. 执行下列操作之一,以打开属性表:
      • 在窗体或报表上,双击窗体选择器或报表选择器。

      窗体选择器或报表选择器

      标注 1窗体或报表选择器

      • 在数据访问页上,单击“编辑”菜单上的“选择页”。
      • 在表或查询上,单击工具栏上的“属性”
      • 对于窗体或报表上的某节,则双击节选定器。

      节选定器

      标注 1节选定器

      • 对于数据访问页上的某节,则双击节栏。

      数据访问页中的节栏

      标注 1节栏?

      • 若要设置查询字段的属性,请单击“字段”行中的单元格,然后单击工具栏上的“属性”
      • 若要设置查询字段列表的属性,请在该列表的任意位置单击,然后单击工具栏上的“属性”
      • 若要设置数据访问页正文的属性,请在第一个节上单击,然后单击工具栏上的“属性”
      • 若要设置控件的属性,则单击该控件,然后单击工具栏上的“属性”
    3. 在属性表中,单击要设置的属性,然后执行以下操作之一:
      • 如果属性框中显示有箭头,则单击该箭头,并从列表中选择一个值。
      • 在属性框中键入一个设置或表达式。
      • 如果属性框旁边显示有“生成器”按钮,则单击该按钮,以显示一个生成器或生成器列表。

    提示

    • 若要获得属性表中各属性的“帮助”信息,请单击该属性,然后按 F1。

    • 如果在输入或编辑属性设置时需要更多空间,请按 Shift+F2 以便打开“显示比例”框。

    注释如果窗体的“允许设计更改”属性设为“所有视图”,那么也就可以在“窗体”视图和“数据表”视图中设置窗体属性。

  3. 输入一个 SQL SELECT 语句,并带有 ORDER BY 子句。例如:

    SELECT LastName, FirstName, Title FROM Employees ORDER BY Title, LastName

    在该示例中,依据头衔(排序次序 = 1)、在每个头衔内依据姓氏(排序次序 = 2)对结果排序。

    提示

    若要更方便地键入 SELECT 语句,请用鼠标右键单击“记录源”属性,并单击“显示比例”,或单击“行来源”属性旁的“生成器”按钮,打开“查询生成器”。

在“窗体”或“数据表”视图中,从数据库检索记录后再对其进行排序

在“窗体”或“数据表”视图中对记录进行本地排序

  1. 单击要用于记录排序的字段。若要对子窗体中的记录排序,请单击要排序的字段。
  2. 单击“升序排序”或“降序排序”

注释

在报表中对记录进行排序

指定排序次序

  1. 在“设计”视图中打开报表。
  2. 单击工具栏上的“排序与分组”,显示“排序与分组”框。
  3. 在“字段/表达式”列的第一行,选择一个字段名称,或键入一个表达式。

    第一行的字段或表达式具有最高排序优先级(最大的设置),第二行则具有次高的排序优先级,依此类推。

    注释在用户填充“字段/表达式”列时,Microsoft Access 会将“排序次序”设为“升序”。

注释

重新应用继承的排序次序

  1. 在“设计”视图中打开报表,或者如果报表已经打开,请确保已将其选定。
  2. 单击工具栏上的“属性”,显示报表的属性表。
  3. 在“启动排序”属性框中,单击“是”,重新应用排序。

注释如果在报表向导或在报表“设计”视图的“排序与分组”对话框中指定了其他排序次序,它将覆盖继承的排序次序。

在数据访问页上对数据进行排序

对页上的记录进行排序

可以对数据访问页上的数据(包含分组的数据)进行排序。对于分组的数据访问页,可以对组列表或组内记录进行排序。

  1. 在“页”视图中打开数据访问页。
  2. 请执行下列操作之一:
    • 在未分组的页中,单击要用于排序记录的字段。
    • 在已分组的页中,展开要排序的组,然后单击排序记录所依据的字段。

      注释当对组内的记录进行排序时,排序顺序仅应用于该组,而不会影响其他组中记录的顺序。

  3. 请执行下列操作之一:
    • 若要按升序排序,请单击“升序排序”
    • 若要按降序排序,请单击“降序排序”

提示

如果记录是按表格格式显示,则只需单击要进行排序的字段的标签即可。记录将按升序排序显示。若要使记录按照降序排序,请再次单击该标签。

注释

更改页上的默认排序次序

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 滚动到属于要为其指定排序次序的组的节。
  3. 用鼠标右键单击节栏,然后单击“组级属性”。
  4. DefaultSort属性框中,键入要据其排序的字段的名称。如果要根据多个名称排序,则可用逗号隔开每个字段。如果要以升序或降序进行排序,则可以在每个名称后键入一个空格,并分别键入关键字 ASC 或 DESC。 例如,键入OrderDate DESC,OrderID ASC。如果不指定次序,Microsoft Access 将按照升序排序。

注释如果希望将要排序的控件绑定到表达式,则所键入的控件别名必须与该控件的“控件源”属性中显示的一致。例如,如果要作为排序依据的控件的“控件源”属性设置为GroupOfExtendedPrice: ExtendedPrice,请在“默认排序”属性框中键入GroupOfExtendedPrice

在“数据透视表”或“数据透视图”视图中对数据进行排序

以升序或降序对数据排序

可以按升序或降序对以自然顺序或自定义顺序显示的数据进行排序。

  1. 打开数据透视表视图或数据透视图视图中的数据表或窗体。
  2. 请执行下列操作之一:

    在数据透视表视图中

    • 若要基于项目标签对字段中的数据排序,请单击包含要排序数据的字段的标签。

    • 若要基于某一列之中的汇总值对字段中的数据排序,请在包含待排序值的列所在单元格中单击。

    • 若要基于小计或总计值对字段中的数据排序,请单击小计或总计值(针对包含待排序数据的字段)。

    注释如果单击底端行中的总计值,则将对列排序,而不是对行排序。

    在数据透视图视图中

    • 若要对某系列中的数字数据进行排序,请单击该系列或需要排序的系列内的系列点。
    • 若要按字母表顺序对字段项目进行排序,请单击分类字段或系列字段,或单击分类轴标签。
  3. “数据透视表”“数据透视图”工具栏上,单击“升序排序”按钮图像“降序排序”按钮图像

注意

在数据透视表视图中指定自定义排序顺序

  1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体。
  2. 选择要移动的项目。
  3. 拖动所选的项目,并将其拖到要在其上方放置它的项目的上面。
  4. 重复第 2 步和第 3 步,直至项目以所需顺序排列。

注意

注释数字、文本和特殊字符的排序次序由源数据和 Microsoft Windows“控制面板”中的区域设置决定。

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