Access 2003完整教程:首次使用数据库的用户的入门方式

刚一开始时,使用数据库和数据库对象可能是件令人望而生畏的工作。下面的信息可能对您熟悉组成 Microsoft Access 数据库的组件会有所帮助。

数据库:定义及其工作方式

数据库是信息的集合,这种集合与特定的主题或目标相联系,例如,追踪客户订单或维护音乐集合。如果数据库没有存储在计算机上,或只有一部分存储在计算机上,则可能需要从各种来源中追踪信息,这些来源您不得不亲自对其协调和组织。

例如,假定供应商的电话号码存储在不同的位置:在包含供应商电话号码的卡片文件中、在文件柜的产品信息文件中、在包含订单信息的电子表格中。如果供应商的电话号码有了改动,则有可能不得不更新所有这三个位置中的电话号码信息。而在数据库中则不必如此麻烦,只需在一个位置更新这一信息即可。无论在数据库中什么地方使用供应商的电话号码,它都会自动得到更新。

Access 数据库文件

使用 Microsoft Access 可以在一个数据库文件中管理所有的用户信息。在该文件中,可以:

显示同一个表中的数据的窗体、报表、查询和数据访问页

标注 1只在一个表中保存一次数据,但可以从多个位置查看数据。更新数据时,所有出现该数据的位置均会自动更新。

标注 2在查询中显示数据

标注 3在窗体中显示数据

标注 4在报表中显示数据

标注 5在数据访问页中显示数据

表和关系

若要存储数据,请针对跟踪的每一类信息创建一个表。若要在窗体、报表、或数据访问页中将多个表中的数据组织到一起,请定义表之间的关系。

两个表,每个表都有与之关联的客户 ID 字段

标注 1曾经位于邮件列表中的客户信息现在存放在“客户”表中。

标注 2曾经位于电子表格中的订单信息现在存放在“订单”表中。

标注 3唯一的标识符,例如“客户 ID”,用于区分表中的各条记录。通过将一个表中的唯一 ID 字段添加到另一个表中并定义一种关系,Microsoft Access 可以将来自两个表的相关记录一一匹配,以便可以在窗体、报表或查询中使用。

查询

若要查找和检索仅满足指定条件的数据,包括来自多个表中的数据,可创建查询。查询也可以一次更新或删除多条记录,并对数据执行预定义的或自定义的计算。

包含来自两个表中字段的查询

标注 1该查询访问独立的表,检索“订单ID”、“到货日期”、“公司名称”及“城市”,以查找四月份发出订单的伦敦客户。

窗体

为便于直接在表中查看、输入和更改数据,可创建窗体。当打开窗体时,Microsoft Access 检索来自一个或多个表中的数据,并使用在“窗体向导”中选择的布局或用户在“设计”视图中创建的布局,在屏幕上显示数据。

显示信息的记录并显示“打印发票”按钮的窗体

标注 1一个表可同时显示很多记录,但要查看一条记录中的所有数据却可能需要滚动表。而且,查看表时,无法同时更新来自多个表的数据。

标注 2窗体一次显示一条记录,并且可以显示来自多个表中的字段,还可显示图片及其他对象。

标注 3窗体可以包含用于打印、打开其他对象或自动执行任务的按钮。

报表

若要以某种打印方式分析数据或表示数据,请创建报表。例如,可以打印一个对数据进行分组并计算总计的报表,另一个报表则具有其他格式的数据以打印邮件标签。

进行总计、显示图表或生成邮件标签的报表

标注 1使用报表创建邮件标签。

标注 2使用报表在图表中显示总计。

标注 3使用报表计算总计。

数据访问页

若要在 Internet 或 Internat 上使用数据,实现交互式的报表数据输入或数据分析,请使用数据访问页。Microsoft Access 会从一个或多个表中检索数据,并按照用户在“设计”视图中创建的或在“页向导”中选择的布局方式,在屏幕上显示这些数据。

具有展开按钮和记录浏览工具栏的、分组的数据访问页

标注 1单击展开指示器 ...

标注 2... 可显示数据和记录浏览工具栏的下一级详细信息。

标注 3使用记录浏览工具栏移动、排序、筛选记录以及获得帮助。

表:存储和管理数据

表是关于特定主题(例如产品和供应商)数据的集合。为每个主题使用单个的表,意味着用户仅存储数据一次,这可以使数据库的效率更高,并可使数据输入的错误较少。

数据在表中的组织方式

表将数据组织到列(称为字段)和行(称为记录)中。

表中的记录和字段

例如,“产品”表中的每个字段,对每个产品都包含相同类型的信息,例如产品名称。该表中的每条记录包含有关一个产品的所有信息,如产品名称、供应商 ID 号、存货量等等。

表“设计”视图

在表“设计”视图中,既可以从头开始创建整个表,也可以添加、删除或自定义已有表中的字段。

在“设计”视图中自定义表的不同方法

标注 1如果要跟踪表中的其他数据,请添加更多的字段。如果已有字段的名称不足以描述字段的特性,可以重命名字段。

标注 2字段数据类型的设置定义了用户可以输入到字段中的值的类型。例如,如果要使字段存储数字值以便在计算中使用,请将其数据类型设为“数字”或“货币”。

标注 3使用称为主键的唯一标记来标识表中的每条记录。表的主键用于引用其他表中的相关记录。

标注 4字段属性是一组特征,使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。

如何在两个表之间建立关系

利用一个公共字段在两个表之间建立关系,可以使 Microsoft Access 将两个表中的数据放在一起以进行查看、编辑或打印。在一个表中,字段是在表“设计”视图中设置的主键。同一字段也可以作为外键存在于关联表中。

关联两个表的公共字段

标注 1在“供应商”表中,为每个供应商输入供应商 ID、公司名称等。供应商 ID 是在表“设计”视图中设置的主键。

标注 2在“产品”表中包括“供应商 ID”字段,这样,在输入新产品时,即可通过输入该供应商的唯一 ID 号来标识产品的供应商。供应商 ID 是“产品”表中的外键。

表“数据表”视图

在表或查询中,“数据表”视图提供了处理数据所需的工具。

使用“表(数据表视图)”和“查询(数据表视图)”工具栏

“表(数据表视图)”和“查询(数据表视图)”工具栏提供了查找、编辑和打印记录所需的多种工具。

数据表工具栏

标注 1打印或预览数据

标注 2检查拼写

标注 3剪切、复制或粘贴所选的文本、字段、完整的记录或整个数据表

标注 4对记录进行排序

标注 5筛选记录、查找或替换值

标注 6添加或删除记录

处理列、行和子数据表

可以在数据表中找到用于处理列、行和子数据表的许多工具,也可以用鼠标右键单击列选择器。

在“数据表”视图中处理数据的工具

标注 1使用列选择器来移动、隐藏或重命名列。

标注 2调整列或行的大小。

标注 3使用子数据表查看相关数据。

标注 4冻结最左侧的列,使其在用户向右滚动时仍可显示。

在记录间移动

可以使用导航工具栏在数据表中的记录间移动。

记录导航按钮

标注 1转到第一条记录。

标注 2转到上一条记录。

标注 3键入要移动到的记录编号。

标注 4转到下一条记录。

标注 5转到最后一条记录。

标注 6转到一条空(新)记录。

查询:获得问题的答案

使用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据。也可以用查询作为窗体、报表和数据访问页的记录源。在 Microsoft Access 中有下列几种查询:

选择查询

选择查询是最常见的查询类型,它从一个或多个表中检索数据,并且在可以更新记录(有一些限制条件)的数据表中显示结果。也可以使用选择查询来对记录进行分组,并且对记录作总计、计数、平均值以及其他类型的总和计算。

参数查询

参数查询是这样一种查询,它在执行时显示自己的对话框以提示用户输入信息,例如条件,检索要插入到字段中的记录或值。可以设计此类查询来提示更多的内容;例如,可以设计它来提示输入两个日期,然后 Access 检索在这两个日期之间的所有记录。

将参数查询作为窗体、报表和数据访问页的基础也很方便。例如,可以以参数查询为基础来创建月盈利报表。打印报表时,Access 显示对话框来询问报表所需涵盖的月份。在输入月份后,Access 便打印相应的报表。

交叉表查询

使用交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构,这样可以更加方便地分析数据。交叉表查询计算数据的总计、平均值、计数或其他类型的总和,这种数据可分为两组信息:一类在数据表左侧排列,另一类在数据表的顶端。

操作查询

操作查询是这样一种查询,使用这种查询只需进行一次操作就可对许多记录进行更改和移动。有四种操作查询,如下所示:

SQL 查询

SQL 查询是用户使用SQL 语句创建的查询。可以用结构化查询语言 (SQL) 来查询、更新和管理 Access 这样的关系数据库。

在查询“设计”视图中创建查询时,Access 将在后台构造等效的 SQL 语句。实际上,在查询“设计”视图的属性表中,大多数查询属性在SQL视图中都有等效的可用子句和选项。如果需要,可以在 SQL 视图中查看和编辑 SQL 语句。但是,在对 SQL 视图中的查询做更改之后,查询可能无法以以前在“设计”视图中所显示的方式进行显示。

有一些 SQL 查询,称为“SQL 特定查询”,无法在设计网格中进行创建。对于传递查询、数据定义查询和联合查询,必须直接在 SQL 视图中创建 SQL 语句。对于子查询,可以在查询设计网格的“字段”行或“条件”行输入 SQL 语句。

窗体:为数据设置友好的外观

窗体是一种主要用于在数据库中输入和显示数据的数据库对象。也可以将窗体用作切换面板来打开数据库中的其他窗体和报表,或者用作自定义对话框来接受用户的输入及根据输入执行操作。?

数据输入窗体、切换面板窗体、和对话框

1数据输入窗体

2切换面板窗体

3自定义对话框

多数窗体都与数据库中的一个或多个表和查询绑定。窗体的记录源引用基表和查询中的字段。窗体无需包含每个基表或查询中的所有字段。

绑定窗体存储或检索其基础记录源中的数据。窗体上的其他信息(如标题、日期和页码)存储在窗体的设计中。

在窗体上显示的信息类型:文本、数据、计算、和图形

1图形元素(如线条、矩形)存储在窗体的设计中。

2日期来自基础记录源中的字段。

3计算结果来自存储在报表设计中的表达式。

4说明性文本存储在窗体的设计中。

通过使用称作控件的图形化对象创建窗体及其记录源之间的链接。显示和输入数据所用的最常用控件类型是文本框。

窗体及其基础记录源之间的关系

1标签显示说明性文本。

2文本框用于显示“产品”表中的数据以及在“产品”表中输入数据。

3文本框使用表达式计算总计。

也可在数据透视表视图或数据透视图视图中打开一个窗体以分析数据。在这些视图中,可以动态地更改窗体的版式以便以各种不同的方式展示数据。可以重新排列行标题、列标题和筛选字段,直到形成所需的版式为止。每次改变版式时,窗体会立即按照新的布置重新计算数据。

数据透视表视图和数据透视图视图中的窗体

1在数据透视表视图中,通过对筛选、行、列和明细等区域中的字段进行排列,可以查看明细数据或汇总数据。

2在数据透视图视图中,通过选择图表类型可以直观地显示数据,通过对筛选、序列、类别和数据等区域中的字段进行排列可以查看数据。

创建窗体

可以使用 AutoForm 命令或向导快速创建一个窗体。AutoForm 创建显示基表或查询中所有字段和记录的窗体。向导会提问一些问题,并根据问题的答案创建窗体。然后可以按自己的喜好在“设计”视图中对窗体进行自定义。

对窗体进行自定义

在“设计”视图中

可以在“设计”视图中按下列几种方法对窗体进行自定义:

记录源更改窗体所基于的表和查询。

控制并帮助用户可以设置窗体属性以允许或阻止用户对窗体中所显示的记录进行添加、删除或编辑。也可以在窗体中添加自定义的“帮助”以帮助用户使用窗体。

“窗体”窗口可以添加或删除“最大化”和“最小化”按钮、快捷菜单和其他“窗体”窗口元素。

? 可以添加、删除、隐藏窗体的页眉、页脚和主体节,或者调整其大小。也可以设置节属性以控制报表的外观与打印。

控件可以移动控件、调整控件的大小或设置其字体属性。也可以添加控件以显示计算值、总计、当前日期与时间,以及其他有关报表的有用信息。

在“数据透视表”或“数据透视图”视图中

可以按下列方法对“数据透视表”或“数据透视图”视图中的窗体进行自定义:

添加、移动或删除字段?可以在“数据透视表”中的筛选、行、列和明细等区域内添加字段,可以在“数据透视图”中的筛选、类别、序列和数据等区域内添加字段。还可以将字段从一个区域移动到另一个区域,也可以从视图中删除字段。

对记录进行筛选?可以对视图中显示的数据进行筛选,方法是将字段添加或移动到筛选区域。也可以对行与列区域中的字段进行筛选。

对记录进行排序?可以按升序或降序顺序对行或列字段中的项目进行排序。也可以在数据透视表视图中按自定义顺序对项目进行排序。

对记录进行分组?可以按间隔对行或列字段中的项目进行分组,也可以创建自定义的组。

设置元素的格式及更改标题?在数据透视表视图中,可以更改字体设置、对齐方式、背景色及字段的编码格式。还可以更改字段和自定义组的标题。在“数据透视图”视图中,可以更改图表类型、设置数据标记的格式等。

报表:对外展示数据

报表是以印刷的形式展示数据的有效方式。因为可以控制报表大小和外观,所以可以希望的方式显示信息。

邮件标签,带分组记录的报表,带图表的报表

1创建邮件标签。

2在图表中显示总计。

3按类别分组记录。

4计算总计。

多数报表与数据库中的一个或多个表或者查询绑定。一个报表的记录源指基表和查询中的字段。报表不需要包含所基于的每个表或查询中的所有字段。

绑定报表从基础记录源得到其数据。窗体中的其他数据,如标题、日期和页编号,保存在报表的设计中。

报表中显示的信息类型:文本、数据和表达式

1报表标题和列标题保存在报表的设计中。

2日期来自保存在报表的设计中的表达式。

3数据来自基表、查询或 SQL 语句。

4总计来自保存在报表的设计中的表达式。

通过使用称作控件的图形对象,创建报表与其记录源之间的链接。控件可以是显示名称和数字的文本框、标签或装饰线条,以图形方式组织数据并使报表更吸引人。

报表与其基础记录源之间的关系

1线条起装饰作用

2标签显示说明文字。

3文本框显示来自“每日销售量”查询的数据

4文本框使用计算总计的表达式

创建报表

您可以通过使用向导快速创建不同类型的报表。使用“标签向导”创建邮件标签,使用“图表向导”创建图表,使用“报表向导”创建标准报表。“向导”提出问题,并根据回答创建报表。可以在“设计”视图中以希望的方式自定义报表。

自定义报表

可以按下列几种方法自定义报表:

记录源更改以此为基础创建报表的表和查询。

排序和分组数据可以按升序和降序对数据进行排序。也可以根据一个或多个字段对记录进行分组,并在报表上显示小计和总计。

报表窗口可以添加或删除“最大化”和“最小化”按钮,更改标题栏文本以及其他“报表”窗口元素。

可以添加、删除、隐藏报表的页眉、页脚和主体节并调整大小。也可以设置节属性以控制报表的外观与打印。

控件可以移动控件、调整控件的大小或设置其字体属性。也可以添加控件以显示计算值、总计、当前日期与时间以及其他有关报表的有用信息。

数据访问页:将数据发布到 Web

数据访问页是特殊类型的网页,用于查看和处理来自 Internet 或 Intranet 的数据,这些数据存储在Microsoft Access 数据库或Microsoft SQL Server 数据库中。数据访问页也可以包含其他来源的数据,如 Microsoft Excel。

“页”视图或带 Service Pack 2 (SP2) 的 Microsoft Internet Explorer 5.01 或其更高版本中的页

使用数据访问页与使用窗体类似:可以查看、输入、编辑和删除数据库中的数据。不过,还可以使用Microsoft Access 数据库之外的页,因此用户可以通过 Internet 或 Intranet 更新或查看数据。

下面的图例显示了“产品”数据访问页(用于输入和更新产品信息)在“页”视图或带 Service Pack 2 (SP2) 的 Microsoft Internet Explorer 5.01 或其更高版本中的外观。

“页”视图中的数据访问页

1在文本框、下拉列表框和复选框中输入产品信息。

2使用记录导航工具栏对记录进行浏览、添加、删除、保存、排序和筛选,并可获得“帮助”。

“设计”视图中的页

下面的图例显示了“设计”视图中的“产品”数据访问页。

“设计”视图中数据访问页的各部分

1页正文中的标题

2“产品”分组级别的组页眉

3“产品”分组级别的记录导航节

数据访问页的组成部分

正文正文是数据访问页的基本设计表面。在支持数据输入的页上,可以用它来显示信息性文本、与数据绑定的控件以及节。

使用节可以显示文字、数据库中的数据以及工具栏。

通常有两种类型的节用在支持数据输入的页上:组页眉和记录导航节。页还可以有页脚和标题节。

数据访问页中的每个分组级别都有一个记录源。记录源的名称显示在用于分组级别的每一节的节栏上。

设计不同类型的数据访问页

数据访问页可在 Microsoft Access 的“设计”视图中设计。页是存储在 Access 之外的一个独立的文件;但在创建该文件时,Access 会在“数据库”窗口中自动为该文件添加一个快捷方式。设计数据访问页与设计窗体和报表类似,也要使用字段列表、工具箱、控件等。但是,在设计方式和与数据访问页的交互方式上,数据访问页与窗体和报表具有某些显著的差异。页的设计方式取决于页的使用方向:

在 Internet Explorer 中使用数据访问页

数据访问页直接与数据库连接。当用户在 Internet Explorer 中显示数据访问页时,他们看到的是属于自己的页副本。这意味着,任何筛选、排序和对数据显示方式进行的其他改动,包括在数据透视表列表或电子表格中进行的改动,都只影响他们自己的数据访问页副本。但对数据本身的改动,如修改值、添加或删除数据,都存储在基础数据库中,因此查看该数据访问页的所有用户都可使用这些更改。

通过单击记录导航工具栏中的“帮助”按钮图像按钮,用户可以得到有关如何在 Internet Explorer 中使用该页的帮助。所显示的“帮助”文件自动包含在发布时带有记录导航工具栏的任何数据访问页中。如果删除了记录导航工具栏,或者禁用了该工具栏上的“帮助”按钮,则应该给使用该页的用户提供说明。

注释若要在 Internet 或 Intranet 中查看和使用数据访问页,用户需要有带 Service Pack 2 (SP2) 的 Microsoft Internet Explorer 5.01 或其更高版本。

在 Microsoft Access 中使用数据访问页

也可以在 Access 的“页”视图中使用数据访问页。数据访问页可以补充数据库应用程序中使用的窗体和报表。当决定是设计数据访问页、窗体还是设计报表时,请考虑要完成的任务。

单击“页视图”工具栏中的“帮助”按钮图像按钮会显示 Access“帮助”,从而获得有关如何在“页”视图中使用页的帮助。单击记录导航工具栏中的“帮助”按钮,可以显示有关如何在 Internet Explorer 中使用该页的帮助。如前所述,该“帮助”文件自动包含在与记录导航工具栏一起发布的任何数据访问页中。可以删除只在 Access 中使用的页上的“帮助”按钮,也可以修改这个按钮以提供自定义的“帮助”信息。

数据访问页的数据来源

数据访问页的数据源类型

数据访问页从Microsoft Access 数据库或Microsoft SQL Server 数据库6.5 版或更高版本中取得数据。若要使所设计的页使用来自这些数据库之一的数据,该页必须连接到所用数据库。如果已经打开了一个 Access 数据库或与 SQL Server 数据库连接的Access 项目,所创建的数据访问页会自动连接到当前数据库并将其路径存储在该数据访问页的ConnectionString属性中。当用户在带 Service Pack 2 (SP2) 的 Microsoft Internet Explorer 5.01 或其更高版本中浏览到该页或在“页”视图中显示该页时,页会通过使用ConnectionString属性中定义的路径,显示来自基础数据库中的当前数据。如果数据库是在本地驱动器上,设计数据访问页时,Access 将使用本地路径,这意味着其他用户无法访问这些数据。由于这个原因,将数据库移动或复制到一个可由其他用户访问的网络位置非常重要。数据库处于网络共享之后,使用UNC地址打开该数据库。如果在设计完页后移动或复制该数据库,则请务必更新ConnectionString属性中的路径以指向新位置。

不必逐个更新数据库中每个页的ConnectionString属性,您可以选择创建连接文件。连接文件存储数据访问页的连接信息,并可以在多个数据访问页间共享。打开用了连接文件的数据访问页时,该页会读取连接文件并连接到适当的数据库上。在创建连接文件后,如果移动或复制数据库,则只要在连接文件中编辑连接信息即可。

数据访问页中 Microsoft Office Web Components 的数据源类型

尽管数据访问页是从Microsoft Access 数据库或Microsoft SQL Server 数据库取得数据,但是,页上的Microsoft Office Web Components控件可以显示来自这些数据库或其他数据源的数据。例如,页可能包含具有来自 Microsoft Excel 工作表或非 Access 和非 SQL Server 的数据库数据的数据透视表列表、电子表格或图表。根据数据源的不同,这些控件中的数据可能是原始数据的一个快照,也可以是实时数据,通过控件具有的与其数据源的单独连接进行显示。

若要用非当前数据库中的数据创建一个 Office Web 组件,可能必须先用一个非 Access 程序将数据发布到某个网页上。例如,若要创建一个含有 Excel 工作表数据的数据透视表列表,就必须从 Excel 发布数据。然后,在 Access 中,可以打开该网页,并通过添加与 Access 或 SQL Server 数据库绑定的控件,将其转换为数据访问页。通过添加标签、图片或其他功能改进页的外观,可以进一步对页进行自定义。在 Access 中, 可以创建使用非 Excel 外部源数据的数据透视表列表。

宏:将数据投入使用

宏是由一些操作组成的集合,创建这些操作可帮助您自动完成常规任务。通过使用宏组,可以同时执行多个任务。

宏的定义

宏是由一个或多个操作组成的集合,其中每个操作都实现特定的功能,例如打开某个窗体或打印某个报表。宏可以自动完成常规任务。例如,可设置某个宏,在用户单击某个命令按钮时运行该宏,以打印某个报表。

宏包含操作和参数

1创建宏时,在“宏”窗口的这一部分中输入要执行的操作。

2可以在窗口的这一部分为操作指定参数。

宏可以是包含操作序列的一个宏,也可以是某个宏组,使用条件表达式可以决定在某些情况下运行宏时,某个操作是否进行。

下列宏包含的是操作序列。每次运行该宏时,Microsoft Access 都将执行这些操作。要运行该宏,可以在合适的地方引用“表单”宏。

宏包含多个操作

宏组的定义

如果有许许多多的宏,那么将相关的宏分到不同的宏组中有助于更方便地对数据库进行管理。

例如,下面的“按钮”宏组是由三个相关的宏组成的:“雇员”、“产品”和“表单”。每个宏都执行 OpenForm 操作,“产品”宏还可以执行 MoveSize 操作。

宏组示例

“宏名”列用于标识宏。当运行宏组中的某个宏时,Microsoft Access 会执行操作列中对应的操作和紧随其后“宏名”列为空的操作。

通过在宏组名后面键入一个句点,然后再键入宏名,可以执行事件或事件过程宏组中的宏。在前面的示例中,若要引用“按钮”宏组中的“雇员”宏,可以键入:“按钮.雇员”。

条件操作

某些情况下,可能希望仅当特定条件成立时才执行宏中的一个或一系列操作。例如,如果要使用宏来验证某个窗体中的数据,就可能希望显示一条信息来响应记录的某些输入值,再另外显示一条信息来响应另一些不同的值。在这种情况下,可以使用条件来控制宏的流程。

条件是一个计算结果为 True/False 或“是/否”的逻辑表达式。宏将根据条件结果的真或假而沿着不同的路径执行。

运行宏时,Microsoft Access 将求出第一个条件表达式的结果。如果这个条件的结果为真,Microsoft Access 就会执行此行所设置的操作,以及紧接着此操作、且在“条件”列内前加省略号 (...) 的所有操作。

然后 Microsoft Access 将运行宏中任何空“条件”字段的附加操作,直到到达另一个表达式、宏名或退出宏。

如果条件的结果为假,Microsoft Access 则会忽略相应的操作以及紧接着此操作且在“条件”字段内前加省略号 (...) 的操作,并且移到下一个包含其他条件或“条件”列为空的操作行。

下列宏只有在“条件”列中的表达式为真时(在“供应商ID”字段中有一个Null值),才运行 MsgBox 和 StopMacro 操作。

宏中的条件操作示例

操作参数

操作参数是某些宏所必需的附加信息,例如,受操作或特殊的操作执行条件影响的对象。在宏中添加了某个操作之后,可以在“宏”窗口的下部设置这个操作的参数。这些参数可以向 Microsoft Access 提供如何执行操作的附加信息。

有关设置操作参数的提示:

模块:自动完成常规任务并创建业务解决方案

模块基本上是由声明、语句和过程组成的集合,它们作为一个已命名的单元存储在一起,对Microsoft Visual Basic代码进行组织。Microsoft Access 有两种类型的模块:标准模块和类模块。

模块的定义

模块是将 Visual Basic 声明和过程作为一个单元进行存储的集合。

模块的组成部分

1“对象”框

2“过程”框

3声明

4过程

5“过程视图”按钮

6“完整的模块视图”按钮

类模块

窗体和报表模块都是类模块,而且它们各自与某一窗体或报表相关联。窗体和报表模块通常都含有事件过程,该过程用于响应窗体或报表中的事件。可以使用事件过程来控制窗体或报表的行为,以及它们对用户操作的响应,如单击某个命令按钮。

为窗体或报表创建第一个事件过程时,Microsoft Access 将自动创建与之关联的窗体或报表模块。

选择对象和事件以便选择过程

1若要查看或添加窗体过程,请从“对象”框中选择一个窗体对象...

2... 然后从“过程”框中选择一个事件。已包含过程的事件的名称以粗体显示。

窗体或报表模块中的过程可以调用已经添加到标准模块中的过程。

在 Access 97 或更高版本中,类模块也可以独立于窗体或报表存在,并且这种类模块的类型将列在“数据库”窗口。可以用类模块为自定义对象创建定义。在 Access 95 中,类模块仅可以在与窗体或报表相关联时出现。

标准模块

标准模块包含与任何其他对象都无关的常规过程,以及可以从数据库任何位置运行的经常使用的过程。标准模块和与某个特定对象无关的类模块的主要区别在于其范围和生命周期。在没有相关对象的类模块中,声明或存在的任何变量或常量的值都仅在该代码运行时、仅在该对象中是可用的。

标准模块包含在数据库中任何位置可用的过程

1函数名称和参数

2Visual Basic 声明和代码语句

标准模块列在“数据库”窗口中“对象”下的“模块”中。窗体、报表和标准模块也都在“对象浏览器”中显示出来。

数据库中的关系

在Microsoft Access 数据库中为每个主题都设置了不同的表后,必须告诉 Microsoft Access 如何再将这些信息组合到一起。该过程的第一步是定义表间的关系,然后可以创建查询、窗体及报表,以同时显示来自多个表中的信息。例如,下面的窗体包含了来自四个表的信息:

在“订单”窗体中显示一次从五张表中获得的相关信息

1“客户”表

2“订单”表

3“产品”表

4“订单明细”表

关系的工作方式

在前一个示例中,四个表中的字段必须是互相协调的,这样它们才能显示有关相同定单的信息。这种协调是通过表之间的关系来实现的。关系通过匹配键字段中的数据来建立,键字段通常是两个表中使用相同名称的字段。在大多数情况下,两个匹配的字段中一个是所在表的主键,对每一记录提供唯一的标识符,而另一个是所在表的外键。例如,通过创建“雇员ID”字段之间的关系,以使雇员和他们负责的订单之间发生相应的关系。

在“雇员”表中将“雇员ID”用作主键,而在“订单”表中用作外键。

1雇员ID 出现在两个表中,一个是主键...

2...一个是外键。

一对多关系

一对多关系是关系中最常用的类型。在一对多关系中,A 表中的一个记录能与 B 表中的许多记录匹配,但是在 B 表中的一个记录仅能与 A 表中的一个记录匹配。

“供应商”表中的一条记录在“产品”表中有多条相关的记录

1一个供应商...

2...可以提供多种产品...

3...但每种产品只由一个供应商提供。

多对多关系

在多对多关系中,A 表中的记录能与 B 表中的许多记录匹配,并且在 B 表中的记录也能与 A 表中的许多记录匹配。此类型的关系仅能通过定义第三个表(称作联结表)来达成,它的主键包含二个字段,即来源于 A 和 B 两个表的外键。多对多关系实际上是和第三个表的两个一对多关系。例如,“订单”表和“产品”表有一个多对多的关系,它是通过建立与“订单明细”表中两个一对多关系来创建的。一份订单可以有多种产品,每种产品可以出现在多份订单中。

“订单明细”表中的外键及“订单”表和“产品”表中的相匹配的主键

1“订单”表中的主键

2“产品”表中的主键

3一份订单可以有多种产品...

4...每种产品可以出现在多份订单中。

一对一关系

在一对一关系中,在 A 表中的每一记录仅能在 B 表中有一个匹配的记录,并且在 B 表中的每一记录仅能在 A 表中有一个匹配记录。此关系类型并不常用,因为在表中的大多数信息即以此方式相关。可以使用一对一关系将一个表分成许多字段,或因安全原因隔离表中部分的数据,或保存仅应用在主表中的子集的信息。例如,可以创建一个表来追踪参加募捐足球赛的雇员。“足球队员”表中的每个足球队员在“雇员”表中都有一个相匹配的记录。

“雇员”表中的每条记录在“足球队员”表中只有一条相匹配的记录。

1每个足球队员在“雇员”表中都有一个相匹配的记录。

2该值集是“雇员ID”字段和“雇员”表的子集。

关于定义关系

Microsoft Access 中创建关系的种类取决于相关字段是如何定义的:

另外,还可以创建某个表与其自身之间的关系。这对于在同一个表内执行查阅查询是很有用的。例如在“雇员”表中,可以定义“雇员ID”字段和“上级”字段之间的关系,因此,“上级”字段可以显示相匹配的“雇员ID”字段的雇员数据。

注释将某个字段拖动到另一个字段,且这两个字段都既不是主键也没有唯一索引时,将创建一种未定的关系。在包含具有未定关系的表的查询中,Microsoft Access 将在两个表之间显示一条默认的连接线,但是不强制实现参照完整性,并且也不保证任何一个表中的记录是唯一的。

参照完整性

参照完整性是一个规则系统,Microsoft Access 使用这个系统用来确保相关表中记录之间关系的有效性,并且不会意外地删除或更改相关数据。在符合下列全部条件时,用户可以设置参照完整性:

使用参照完整性时要遵循下列规则:

级联更新和级联删除

对实行参照完整性的关系,可以指定是否允许 Microsoft Access 自动级联更新及级联删除相关记录。如果已设置了这些选项,通常将允许由参照完整性禁止的删除及更新操作。在删除记录或更改主表中的主键的值时,Microsoft Access 将对相关表做必要的更改以保留参照完整性。

当定义一个关系时,如果选择了“级联更新相关字段”复选框,不管何时更改主表中记录的主键,Microsoft Access 将自动在所有相关的记录中将主键更新为新值。例如,如果在“客户”表中更改一个客户的编号,在“订单”表中的“客户ID”字段也将自动更新那个客户的每一张订单,这样它们之间的关系将不会断裂。Microsoft Access 的级联更新将不显示任何消息。

注释如果主表中的主键是“自动编号”字段,设置“级联更新相关字段”复选框将没有任何效果,因为“自动编号”字段中的值是不能更改的。

当定义一个关系时,如果选择了“级联更新相关字段”复选框,不管何时删除主表中的记录,Microsoft Access 将自动删除相关表中相关的记录。例如,如果在“客户”表中删除某个客户记录,在“订单”表中此客户的所有订单都会自动删除(包括和“订单”记录相关的“订单明细”表中的记录)。当使用“级联删除相关记录”复选框来删除窗体或数据表中的记录时,Microsoft Access 将发出相关记录也将删除的警告消息。但是,当使用删除查询来删除记录时,Microsoft Access 将自动删除相关表中的记录,而不显示任何警告。

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