Access 2003完整教程:处理查询“数据表”视图中的重复记录

执行下列一项或多项操作:

删除重复的记录

从表中删除重复记录需要两个步骤。第一步,创建包含重复项的表结构的副本,然后生成所有包含重复项的字段的主键;第二步,创建并执行由原始表到新表的追加查询。因为主键字段不能包含重复记录,所以此过程将生成一个不含重复记录的表。

  1. 复制表并生成包含重复项的字段的主键

    操作方法:

    1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“表”按钮图像
    2. 单击要删除重复记录的表名称。
    3. 单击工具栏上的“复制”
    4. 单击工具栏上的“粘贴”按钮图像
    5. 在“粘贴表方式”对话框中,键入复制表的名字,再单击“只粘贴结构”选项,然后单击“确定”按钮。
    6. 在“设计”视图中打开新表,然后在复制的表中选择包含重复项的字段。
    7. 单击工具栏上的“主键”按钮,以便根据选定的字段创建主键
    8. 保存并关闭表。
  2. 在新表中追加唯一值记录。

    操作方法:

    1. 根据包含重复项的原始表新建一个查询。
    2. 在查询“设计”视图中,单击工具栏上的“查询类型”按钮图像,再单击“追加查询”。
    3. 在“追加”对话框中,在“表名称”列表中单击新表的名称,然后单击“确定”。
    4. 将星号 (*) 拖到查询设计网格,使新表包含原始表的所有字段。
    5. 单击工具栏上的“运行”
    6. 收到追加行的信息时,请单击“是”按钮。
    7. 收到 Microsoft Access 不能在追加查询中添加全部记录的信息时,请单击“是”按钮。这次仅将有唯一值的记录传送到新表中,并丢弃了重复项。
    8. 打开表查看结果。
    9. 确定新表有正确的唯一记录后,就可以删除原始表,然后使用原始表名来为新表重新命名。

编辑字段中的数据

  1. 打开数据表,或在“窗体”视图中打开窗体。
  2. 请执行下列操作之一:

    若要添加新记录,请单击工具栏上的“新建记录”,键入数据,然后按 Tab 转至下一个字段。在记录末尾,按 Tab 转至下一个记录。

    若要编辑字段中的数据,请单击要编辑的字段,然后键入数据。

    若要替换整个字段的值,请指向字段的最左边,在鼠标指针变为加号按钮图像时单击,然后键入数据。

注释

打印数据表或选定的记录

  1. 在“数据表”视图、数据透视表视图或数据透视图视图中,打开表、查询或窗体。
  2. 执行下列操作之一:

    打印整个数据表,或打印数据透视表视图或数据透视图视图中的数据

    1. 如果数据表中包含要打印的子数据表,则单击要展开的子数据表每行左边的展开指示器(+)。

      注意如果展开所有的子数据表(单击“格式”,指向“子数据表”,然后单击“全部展开”),Access 返回的记录可能会多得出乎意料。所以,除非已确定要打印结果中的所有记录,否则不要在展开所有子数据表后进行打印。

    2. 执行下列操作之一:
      • 若要在打印之前更改“打印”对话框中的设置,请单击“文件”菜单上的“打印”,然后选择所需的选项。
      • 若要立即打印而不更改“打印”对话框中的设置,则请单击工具栏上的“打印”

    只打印数据表中的特定记录

    1. 选择要打印的记录。

      操作方法:

      下表列举了用鼠标在“数据表”视图中选定数据或记录的技巧:

      要选择请单击
      字段中的数据选定开始处,并拖过数据。
      整个字段数据表中字段的左边缘,鼠标指针在此处会变为
      相邻多个字段字段左边缘,并拖过选定范围。
      一列字段选定器。
      相邻多列列顶端的字段名,并拖过选定范围。
      一个记录记录选定器。
      多个记录第一个记录的记录选定器,然后拖过选定范围。
      所有记录“编辑”菜单上的“选择所有记录”命令。
    2. 在“文件”菜单上,单击“打印”,然后单击“选定的记录”。

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