Access 2003完整教程:计算总计和其他聚合值

在“设计”视图中

在窗体或报表上计算总计或平均值

  1. 在“设计”视图中打开窗体或报表。
  2. 单击“工具箱”上的“文本框”工具按钮图像
  3. 执行下列操作之一:
    • 若要计算一组记录的总计值或平均值,请将文本框添加到组页眉或组页脚中。
    • 若要计算窗体或报表中的所有记录的总计或平均值,请将文本框添加到窗体或报表的页眉或页脚。
  4. 选中文本框,然后单击工具栏上的“属性”按钮图像
  5. 在“控件来源”属性框中,键入使用Sum函数计算总计值或使用Avg函数计算平均值的表达式。

    提示

    在Microsoft Access 数据库 (.mdb)中,对于窗体或报表来说,可单击“生成”按钮按钮图像使用“表达式生成器”创建表达式。

    示例

    在组页脚和报表页脚中计算总计的控件

    标注 1该控件计算每个订单的总销售额。

    标注 2该控件计算报表中所有订单的总销售额。

注意

计算报表上的百分比

  1. 在“设计”视图中打开报表。
  2. 单击“工具箱”上的“文本框”工具按钮图像
  3. 执行下列一项或两项操作:
    • 如果报表没有计算组总计,则单击组页脚添加文本框,用以显示组总计。
    • 如果报表没有计算报表总计,应将文本框添加到报表页脚以显示报表总计。
  4. 请执行下列一项或两项操作:
    • 若要计算每个项目对组总计或报表总计的百分比,请将文本框放在主体节。

    • 若要计算一组项目对报表总计的百分比,请将文本框放在组页眉或组页脚中。

    注释如果报表包含多个分组级别,则应将文本框放在需要 Microsoft Access 计算百分比的级别的页眉或页脚中。

  5. 选择文本框,然后单击工具栏上的“属性”按钮图像
  6. 在“控件来源”属性框中,键入一个表达式,用较大的总计值除较小的总计值。

    提示

    在Microsoft Access 数据库 (.mdb)中,可以单击“生成”按钮按钮图像,以使用“表达式生成器”创建表达式。

    示例

    在“设计”视图中显示的计算百分比的文本框

    标注 1总计百分比的计算方法是...

    标注 2... 用“发货日期”页脚中“每日总计”控件值 ...

    标注 3... 除以报表页脚中“总计”控件的值。

  7. 将文本框的“格式”属性设为“百分比”。

注释“罗斯文”示例数据库中的“各国雇员销售额”的报表有一个百分比的示例。若要查看该报表,请指向“帮助”菜单上的“示例数据库”,单击“罗斯文示例数据库”“罗斯文示例 Access 项目”,然后在“设计”视图中打开“各国雇员销售额”报表。

在数据访问页上计算总计或其他聚合值

计算聚合值

当要用来计算聚合值的控件已在页上时

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 选择要对其进行聚合的值所在的文本框或绑定范围控件。
  3. 在工具栏上,单击“自动求和”按钮图像按钮旁的箭头,然后选择要使用的聚合函数。

    您所看到的结果将取决于页的类型和所选控件隶属的分组级别。

    如果绑定控件属于
    未分组的页,或已分组的页的最外部分组级别Microsoft Access 创建一个新的分组级别,并在新分组级别的页脚节中添加一个绑定范围控件。
    已分组的页上的内部分组级别Access 在父分组级别的页脚节中添加一个绑定范围控件。如果未显示页脚节,聚合控件就放在父分组级别的页眉节中。

    注释“自动求和”列表中所能看到的聚合函数列表取决于要汇总的数据的类型。对于数值型值,可以选择使用“求和”“平均值”“最小值”“最大值”“计数”StDev“任意”。对于文本、日期和时间值,可以选择“最小值”“最大值”“计数”“任意”

当要用来计算聚合值的控件不在页上时

下面的过程不适用于未分组的页。未分组的页不显示正用于计算聚合值的字段的明细值。如果既想显示单个值,又想显示聚合值,请在页中添加绑定控件,并执行前面的过程。

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 如果不显示字段列表,请单击“视图”菜单上的“字段列表”。
  3. 在字段列表中,单击要进行聚合的值所在的字段。
  4. 将该字段拖到要显示聚合值的页眉节或页脚节。例如,如果页中有两个分组级别,“订单”和“订单明细”,则可以将“订单明细”表中的一个字段拖到“订单”分组级别的页眉节或页脚节中。

    出现“版式向导”对话框。

  5. 在向导对话框中,选择所需的版式,然后单击“确定”。

    Microsoft Access 在目标节中创建绑定范围控件。该控件将对数值型值使用Sum函数,对所有其他数据类型使用Count函数。

计算小计和总计

根据聚合值计算总计

Microsoft Access 在上一级分组级别的页脚节中创建一个绑定范围控件。如果聚合控件属于最高分组级别,则会创建一个新的分组级别。新的控件将使用与它所基于的聚合控件同样的聚合函数。

注意

在数据透视表视图中

在数据表或窗体上计算总计

  1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体

  2. 执行下列一项或多项操作:

    添加总计字段

    您可以将总计字段添加到明细区域中,但不能添加到行区域、列区域或筛选区域中。

    1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体。
    2. 单击含有要进行求和的值的字段。

    3. “数据透视表”工具栏上,单击“自动计算”按钮图像,然后单击所需的求和函数。

    添加计算总计字段

    可以添加使用表达式来计算数据的明细字段或总计字段。

    1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体。
    2. “数据透视表”工具栏上,单击“计算汇总和字段”按钮图像,然后执行下列操作之一:

      • 若要创建明细字段,请单击“创建计算明细字段”。

      • 若要创建总计字段,请单击“创建计算汇总”。

    3. 在“属性”对话框的“计算”选项卡上,键入所需的表达式,然后单击“更改”。

      提示

      若要添加字段引用,请从“插入引用到”框中选择所要使用的字段,然后单击“插入引用到”按钮。

    注意

    • 若要对计算字段中所用的表达式进行编辑,请选择该字段,编辑表达式,然后单击“属性”对话框中“计算”选项卡上的“更改”。字段值将自动使用新表达式重新进行计算。
    • 默认情况下,计算数字数据总和的总计字段将使用Sum汇总函数。对其他类型的数据进行汇总的字段则使用Count汇总函数。

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