Access 2003完整教程:创建选择查询或交叉表查询 (MDB)

注释本主题中的信息仅适用于 Microsoft Access 数据库 (.mdb)。

创建选择查询

使用向导创建简单的选择查询

用“简单选择查询向导”创建的查询用于从一个或多个表或查询中指定的字段检索数据。如果需要,向导也可以对记录组或全部记录进行总计、计数以及平均值的计算,并且可以计算字段中的最小值或最大值,但不能通过设置条件来限制检索的记录。

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“查询”按钮图像,再单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”
  2. 在“新建查询”对话框中,单击“简单查询向导”选项,然后单击“确定”。
  3. 按照向导对话框中的指导进行操作。在最后一个对话框中,可以选择是执行查询,还是在“设计”视图中查看查询的结构。

    如果生成的查询不完全符合要求,可以返回向导或在“设计”视图中更改查询。

自行创建选择查询

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“查询”按钮图像,再单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”
  2. 在“新建查询”对话框中,单击“设计视图”,然后单击“确定”。
  3. 在“显示表”对话框中,单击列出要使用其数据的表或查询的选项卡。
  4. 双击要添加到查询的每个对象的名字,然后单击“关闭”。
  5. 在设计网格中将字段添加到“字段”行,指定条件与排序次序。
  6. 若要查看查询结果,请单击工具栏上的“视图”按钮图像

使用向导在表中查找重复的记录或字段值

使用“查找重复项查询向导”,可以创建选择查询,用于确定表中是否有重复的记录。例如,可以搜索地址字段中的重复值来确定同一个供应商是否有重复的记录,或者可以搜索在城市字段中的重复值来查看同一城市中的供应商名单。

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“查询”按钮图像,再单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”
  2. 在“新建查询”对话框中,单击“查找重复项查询向导”,然后单击“确定”。
  3. 按照向导对话框中的指导进行操作。如果没有选择显示除重复值以外的字段,查询结果将对每一个重复值进行总计。在最后一个对话框中,可以选择是执行查询,还是在“设计”视图中查看查询结构。

    如果生成的查询不完全符合要求,可以返回向导或在“设计”视图中更改查询。

使用向导查找表之间不匹配的记录

使用“查找不匹配项查询向导”,可以创建选择查询,在与其他表不相关的表中查找记录。例如,可以查找没有订单的客户。

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“查询”按钮图像,再单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”
  2. 在“新建查询”对话框,单击“查找不匹配项查询向导”,然后单击“确定”。
  3. 按照向导对话框中的指导进行操作。在最后一个对话框中,可以选择是执行查询,还是在“设计”视图中查看查询的结构。

    如果生成的查询不完全符合要求,可以返回向导或在“设计”视图中更改查询。

创建交叉表查询

使用向导创建交叉表查询

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“查询”按钮图像,再单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”
  2. 在“新建查询”对话框中,单击“交叉表查询向导”,然后单击“确定”。
  3. 按照向导对话框中的指导进行操作。在最后一个对话框中,可以选择是执行查询,还是在“设计”视图中查看查询的结构。

    如果生成的查询不完全符合要求,可以返回向导或在“设计”视图中更改查询。

自行创建交叉表查询

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“查询”按钮图像,再单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”
  2. 在“新建查询”对话框中,单击“设计视图”,然后单击“确定”。
  3. 在“显示表”对话框中,单击列出了所需的表或查询数据的选项卡。
  4. 双击要添加到查询的每个对象的名字,然后单击“关闭”。
  5. 在设计网格中将字段添加到“字段”行,并指定条件。
  6. 在工具栏上,单击“查询类型”按钮图像,再单击“交叉表”
  7. 如果要将字段的值按行显示,请单击“交叉表”行,然后单击“行标题”。

    必须在这些字段的“总计”行保留默认的“分组”

  8. 如果要将字段的值显示为列标题,请单击“交叉表”行,然后单击“列标题”。可以只选择一个字段的“列标题”,且必须为这个字段的“总计”行保留默认的“分组”

    默认情况下,列标题按字母或数字顺序排序。如果希望以其他方式排序,或者要限制显示的列标题,请设置查询的“列标题”属性。

    操作方法:

    可以更改交叉表查询中的顺序或限制列标题。例如,在包含各个月份的列标题中,可以使月份按时间排序,而不是按字母顺序。也可以限制为从一月到六月的列。

    1. 在“设计”视图中打开交叉表查询。
    2. 在设计网格和字段列表之外,单击查询“设计”视图的背景。
    3. 在工具栏上,单击“属性”按钮图像,以显示查询的属性表。
    4. 在“列标题”属性框中,按希望的显示顺序输入要显示的列标题。在列标题之间,请键入逗号或适合自己国家/地区(有关国家/地区的列表分隔符的内容,请查看 Windows“控制面板”中的“区域设置”)的分隔符。

      输入的列标题必须与查询数据表的列标题完全相符。例如,如果数据表中的列标题是“USA”,则必须输入“USA”作为列标题,而不是“US”(按 Enter 或者将指针移动到其他位置之后,Microsoft Access 会将每个列标题用引号括起来)。

    5. 若要查看查询结果,请单击工具栏上的“视图”按钮图像

    注释

    • 如果需要经常运行交叉表查询,或者将它用作窗体、报表或数据访问页的基础查询,用上述过程指定固定的列标题可以加快查询的运行速度。
    • 如果在不同的查询中频繁地使用相同的列标题,考虑创建带有一个文本字段的表以存储列标题。需要时请打开该表并将标题复制到“列标题”框中。
  9. 对于要将其值用于交叉表的字段,请单击“交叉表”行,然后单击“值”。

    只有一个字段可以设置为“值”。

  10. 在这个字段的“总计”行,单击希望用于交叉表的聚合函数类型(例如SumAvgCount)。
  11. 请执行下列操作之一:

    指定条件,用于在执行计算前限制行标题

    • 针对在“交叉表”单元格中有“行标题”的字段,在“条件”行输入一个表达式。

      例如,可能希望显示某种类别的产品(如肉和海鲜)销售总计。

    指定条件,用于在对行标题分组之前和执行交叉表之前对记录加以限制

    1. 将要为其设置限制条件的字段添加到设计网格。

    2. 单击“总计”单元格中的Where

    3. 保留“交叉表”单元格为空。

    4. 在“条件”行输入表达式。

      查询结果不会显示“总计”行中有Where的那些字段。

    若要查看查询结果,请单击工具栏上的“视图”按钮图像

    若要在启动查询后中止运行,请按 Ctrl+Break。

注释

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