Access 2003完整教程:关于 Access 数据库

数据库是信息的集合,这种集合与特定的主题或目标相联系,例如,追踪客户订单或维护音乐集合。如果数据库没有存储在计算机上,或只有一部分存储在计算机上,则可能需要从各种来源中追踪信息,这些来源您不得不亲自对其协调和组织。

例如,假定供应商的电话号码存储在不同的位置:在包含供应商电话号码的卡片文件中、在文件柜的产品信息文件中、在包含订单信息的电子表格中。如果供应商的电话号码有了改动,则有可能不得不更新所有这三个位置中的电话号码信息。而在数据库中则不必如此麻烦,只需在一个位置更新这一信息即可。无论在数据库中什么地方使用供应商的电话号码,它都会自动得到更新。

Access 数据库文件

使用 Microsoft Access 可以在一个数据库文件中管理所有的用户信息。在该文件中,可以:

显示同一个表中的数据的窗体、报表、查询和数据访问页

标注 1只在一个表中保存一次数据,但可以从多个位置查看数据。更新数据时,所有出现该数据的位置均会自动更新。

标注 2在查询中显示数据

标注 3在窗体中显示数据

标注 4在报表中显示数据

标注 5在数据访问页中显示数据

表和关系

若要存储数据,请针对跟踪的每一类信息创建一个表。若要在窗体、报表、或数据访问页中将多个表中的数据组织到一起,请定义表之间的关系。

两个表,每个表都有与之关联的客户 ID 字段

标注 1曾经位于邮件列表中的客户信息现在存放在“客户”表中。

标注 2曾经位于电子表格中的订单信息现在存放在“订单”表中。

标注 3唯一的标识符,例如“客户 ID”,用于区分表中的各条记录。通过将一个表中的唯一 ID 字段添加到另一个表中并定义一种关系,Microsoft Access 可以将来自两个表的相关记录一一匹配,以便可以在窗体、报表或查询中使用。

查询

若要查找和检索仅满足指定条件的数据,包括来自多个表中的数据,可创建查询。查询也可以一次更新或删除多条记录,并对数据执行预定义的或自定义的计算。

包含来自两个表中字段的查询

标注 1该查询访问独立的表,检索“订单ID”、“到货日期”、“公司名称”及“城市”,以查找四月份发出订单的伦敦客户。

窗体

为便于直接在表中查看、输入和更改数据,可创建窗体。当打开窗体时,Microsoft Access 检索来自一个或多个表中的数据,并使用在“窗体向导”中选择的布局或用户在“设计”视图中创建的布局,在屏幕上显示数据。

显示信息的记录并显示“打印发票”按钮的窗体

标注 1一个表可同时显示很多记录,但要查看一条记录中的所有数据却可能需要滚动表。而且,查看表时,无法同时更新来自多个表的数据。

标注 2窗体一次显示一条记录,并且可以显示来自多个表中的字段,还可显示图片及其他对象。

标注 3窗体可以包含用于打印、打开其他对象或自动执行任务的按钮。

报表

若要以某种打印方式分析数据或表示数据,请创建报表。例如,可以打印一个对数据进行分组并计算总计的报表,另一个报表则具有其他格式的数据以打印邮件标签。

进行总计、显示图表或生成邮件标签的报表

标注 1使用报表创建邮件标签。

标注 2使用报表在图表中显示总计。

标注 3使用报表计算总计。

数据访问页

若要在 Internet 或 Internat 上使用数据,实现交互式的报表数据输入或数据分析,请使用数据访问页。Microsoft Access 会从一个或多个表中检索数据,并按照用户在“设计”视图中创建的或在“页向导”中选择的布局方式,在屏幕上显示这些数据。

具有展开按钮和记录浏览工具栏的、分组的数据访问页

标注 1单击展开指示器 ...

标注 2... 可显示数据和记录浏览工具栏的下一级详细信息。

标注 3使用记录浏览工具栏移动、排序、筛选记录以及获得帮助。

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Access 2003完整教程:关于 Access 数据库

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