Access 2003完整教程:对记录进行分组

在报表上

  1. 在“设计”视图中打开报表。
  2. 单击工具栏上的“排序与分组”按钮图像,显示“排序与分组”框。
  3. 在“字段/表达式”列的第一行中,选择要用作分组依据的字段或键入表达式。

    第一行的字段或表达式具有最高排序优先级(最大的集合),第二行则具有次高的排序优先级,依此类推。

    注释在填充“字段/表达式”列后,Microsoft Access 将把“排序次序”设为“升序”。若要改变排序次序,请在“排序次序”列表中选择“降序”

  4. 将“组页眉”或“组页脚”或两者同时设为“是”,以创建分组级别。
  5. 设置下列一个或多个组属性:

    “分组形式”,指定对值的分组方式。可用的选项取决于分组字段的数据类型。如果是按表达式分组,将显示适于所有数据类型的全部选项。

    “组间距”,为作为分组依据的字段或表达式中的值,指定有效的组间距。

    “保持同页”,指定 Microsoft Access 在同一页中是打印组的所有内容,还是仅打印部分内容。

注释在“罗斯文示例数据库”中,“各国雇员销售额”报表有两个分组级别。若要查看该报表,请指向“帮助”菜单上的“示例数据库”,单击“罗斯文示例数据库”“罗斯文示例 Access 项目”,然后在“设计”视图中打开“各国雇员销售额”报表。

在数据访问页上

在数据访问页中对记录进行分组类似于在报表中对记录进行分组。可以创建分层结构,将记录按从一般类别到特定细目的方式进行分组。

按分组字段中的每个值对记录进行分组。例如,按雇员姓名对销售额进行分组。

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 选择分组记录所依据的控件,然后执行下列操作之一:
    • 若要根据表或查询中的某个字段进行分组,请单击工具栏上的“升级”按钮图像
    • 若要根据表或查询中的所有字段进行分组,请单击工具栏上的“按表分组”按钮图像

    Microsoft Access 添加一个包含展开控件的组页眉,以及一个包含记录导航控件的记录导航节。如果要根据一个字段进行分组,Access 会将用作分组依据的控件移到组页眉上。如果根据一个表或查询进行分组,Access 会将与该表或查询中字段绑定的控件及与查阅字段绑定的控件等所有控件都移到组页眉中。

使用表达式对记录进行分组。

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 如果表达式要引用字段名称,请确保这些字段已添加到页中。

    注释在表达式中引用的任意字段都必须添加到页的数据定义中;当创建绑定到该字段的控件时,该字段会被自动添加到数据定义中。如果不希望在页面视图或 Microsoft Internet Explorer 中显示那些控件中的值,可以隐藏或删除控件。即使删除了与页上表达式中所用字段绑定的控件,也不会从页的数据定义中删除该字段。

  3. 通过单击工具箱上的“绑定范围”按钮图像,再单击要放置控件的节,为表达式添加绑定范围控件。
  4. 选择控件,然后单击工具栏上的“属性”按钮图像
  5. ControlSource属性框中,键入表达式的别名,后跟冒号和所需的表达式。在下面的示例中,“全名”是表达式的别名。

    全名: 姓氏 & " " & 名字

  6. 对于仍处于选定状态的绑定范围控件,单击工具栏上的“升级”按钮图像
  7. 在控件的属性表中,将TotalType设为dscNone

    Microsoft Access 添加一个包含展开控件的组页眉,以及一个包含记录导航控件的记录导航节。Access 将作为分组依据的控件移到组页眉中。

按照自动编号、货币或数字值的间隔对记录进行分组。例如,按每 1,000 元对销售额进行分组。

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 确保已有两个控件绑定到要用于按间隔分组的字段中。其中一个用于作为分组依据,另一个用于显示实际值。
  3. 从两个控件中选择一个,单击工具栏上的“升级”按钮图像

    Microsoft Access 添加一个包含展开控件的组页眉,以及一个包含记录导航控件的记录导航节。Access 将作为分组依据的控件移到组页眉中。

  4. 用鼠标右键单击新组页眉的节栏,然后单击“组级属性”。
  5. 设置下列属性:
    • GroupOn属性设为dscInterval
    • GroupInterval属性设为任意对作为分组依据的字段中的值而言有效的数字。

按照日期或时间值的间隔对记录进行分组。例如,按月份对销售额进行分组。

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 确保已有两个控件绑定到要用于按间隔分组的字段中。其中一个用于作为分组依据,另一个用于显示实际值。
  3. 在两个控件中选择一个,单击工具栏上的“升级”按钮图像

    Microsoft Access 添加一个包含展开控件的组页眉,以及一个包含记录导航控件的记录导航节。Access 将作为分组依据的控件移到组页眉中。

  4. 用鼠标右键单击新组页眉的节栏,然后单击“组级属性”。
  5. 设置下列属性:
    • GroupOn属性设为列表中的值。可按同一个日历年、日历季度、月、星期、日、小时或分钟中的值对记录进行分组。
    • GroupInterval属性设为任意对作为分组依据的字段中的值而言有效的数字。例如,如果根据月份进行分组,GroupInterval属性的有效值是1(范围为一个月)、2(范围为两个月,如一月份和二月份)、3(范围为三个月)、4(范围为四个月)或6(范围为六个月)。
  6. 如果想按间隔显示分组字段中的值,请进行如下操作:

    1. 通过单击工具箱中的“绑定范围”按钮图像,再单击按间隔分组的控件所在的组页眉,为表达式添加一个绑定范围控件。
    2. 选择控件,然后单击工具栏上的“属性”按钮图像
    3. ControlSource属性框中键入表达式的别名,随后是冒号和所需的表达式。例如,如果按“发货日期”分组,并将GroupOn属性设为dscMonthGroupOn属性设为1,则可键入以下表达式,将“发货日期组”字段中的值显示为以三个字母代表的月份:

      Month: Format(发货日期组, "mmm")

  7. 如果不希望分组控件可见,请双击该控件并将它的Visibility属性设为Hidden

按照文本值的前 n 个字符对记录进行分组。例如,按产品名称的第一个字母对产品进行分组。

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。
  2. 确保已有两个控件绑定到要用于按间隔分组的字段中。其中一个用于作为分组依据,另一个用于显示实际值。
  3. 在两个控件中选择一个,单击工具栏上的“升级”按钮图像

    Microsoft Access 添加一个包含展开控件的组页眉,以及一个包含记录导航控件的记录导航节。Access 将作为分组依据的控件移到组页眉中。

  4. 用鼠标右键单击新组页眉的节栏,然后单击“组级属性”。
  5. 设置下列属性:
    • GroupOn属性设为dscPrefix
    • GroupInterval属性设为分组所依据的字符的数目。

根据多个字段对记录进行分组。

  1. 在“设计”视图中打开数据访问页。

  2. 选择要用来创建最外部组级别的控件,然后单击工具栏上的“升级”按钮图像

  3. 对用作次最高级分组级别的分组控件,重复执行第 2 步,逐级进行,直至完成所有所需级别的创建。

  4. 为每个分组级别设置属性。

注意

在数据透视表视图的数据表或窗体上

  1. 在数据透视表视图中打开数据表或窗体。
  2. 执行下列一项或多项操作:

    以指定间隔对项目进行分组

    1. 选择要对其项目进行分组的行字段或列字段。
    2. “数据透视表”工具栏上,单击“属性”按钮图像,再单击“筛选和分组”选项卡。
    3. 将“项目分组依据”设为“(没有分组)”以外的值。
    4. 将“间隔”设为所需的值。例如,如果正按照前缀字符分组,将“间隔”设为1会使项目按照 A、B、C 依此类推进行分组。
    5. 若要指定分组起始值,请选中“起始于”复选框,然后在文本框中输入一个值。
    6. 若要指定分组结束值,请选中“结束于”复选框,然后在文本框中输入一个值。

      注释结束值必须大于起始值。

    创建自定义组

    1. 单击要分组项目所在父字段的标签,再单击“数据透视表”工具栏上的“展开”按钮图像
    2. 单击要包括在组中的第一项。

      若要选择多个项,请按住 Ctrl,并单击每个项。

    3. 用鼠标右键在选定项目上单击,然后单击“分组项目”。
    4. 重复第 2 步和第 3 步,创建多个组。

    注意

    • 在将第一个自定义组添加到字段中时,会有一个自定义组字段添加到字段集内。自定义组字段将成为分组项目所在字段的父字段。
    • 在“属性”对话框中,可以更改自定义组字段的标题和自定义组的标题。

在数据透视图视图的数据表或窗体上

  1. 在数据透视图视图中打开数据表或窗体。
  2. 选择要对其项目进行分组的分类字段或系列字段。
  3. “数据透视图”工具栏上,单击“属性”按钮图像,再单击“筛选和分组”选项卡。
  4. 将“项目分组依据”设为“(没有分组)”以外的值。
  5. 将“间隔”设为所需的值。例如,在按照前缀字符对项目进行字母顺序的分组时,如果将“间隔”设为2,将会基于头两个前缀字符对项目进行分组。
  6. 若要指定数字间隔的分组起始值或结束值,请选中“开始于”或“结束于”复选框之一,或同时选中这两个复选框,然后在临近的文本框中输入一个值。

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