Access 2003完整教程:设置选项并以电子邮件形式发送对象

向待发邮件添加数字签名

注释该功能仅在您和收件人都使用 Microsoft Exchange Server 的情况下才适用。系统管理员必须在计算机中建立了邮件安全机制。有关详细信息,请参阅 Microsoft Exchange Server“帮助”。

  1. 在 Microsoft Outlook 中显示邮件标题。有关显示邮件标题的详细信息,请参阅 Microsoft Outlook 中的“帮助”。
  2. 单击“选项”。
  3. 在“安全”下,单击“给待发邮件添加数字签名”。

向所有待发邮件添加数字签名

注释该功能仅在您和收件人都使用 Microsoft Exchange Server 的情况下才适用。系统管理员必须在计算机中建立了邮件安全机制。有关详细信息,请参阅 Microsoft Exchange Server“帮助”。

  1. 关闭 Microsoft Outlook 中任何打开的邮件。
  2. 单击“选项”。
  3. 在“安全”下,单击“给待发邮件添加数字签名”。

将对邮件的答复发送到其他用户

  1. 显示邮件标题。
  2. 在“选项”菜单项下,单击“选项”。
  3. 在“传递选项”下,选中“使答复发送到”复选框。
  4. 键入其他用户的名称,或单击“选择姓名”,从列表中选择名称。

注释不能将答复发送到个人通讯组列表。

在发送邮件之前手动检查姓名

在将数据库对象或数据访问页的输出作为电子邮件发送之前,在“收件人”、“抄送”和“密件抄送”框中输入的收件人姓名被自动与“通讯簿”中的姓名对照检查。如果发现一个精确匹配,该姓名就会有一条下划线。如果发现多个姓名匹配所输入的姓名,就会出现“检查姓名”对话框,这样就可以选择正确的姓名。

  1. 显示邮件标题。
  2. 在“收件人”框和“抄送”框中输入收件人名。使用分号 (;) 分隔各个名称。

    若要从列表中选择收件人姓名,请单击“收件人”或“抄送”。

  3. 单击“检查姓名”

    提示

    也可以按 Ctrl+K。

选择用于发送邮件的电子邮件帐户

注释该过程仅当以 Internet Only 模式安装了 Microsoft Outlook 时才适用。可在 Outlook 帮助中找到有关 Outlook 安装选项的详细信息。

  1. 显示邮件标题。
  2. 单击“选项”。
  3. 在“发送邮件时使用”框中,单击要使用的帐户,然后单击“关闭”。

将数据库对象的输出作为电子邮件附件发送

可在电子邮件中以下列输出格式之一附加数据库对象:HTML(.htm;.html);Microsoft Excel (.xls);Microsoft MS-DOS 文本 (.txt);Rich Text Format (.rtf);若为数据访问页,data access page (.htm, .html);或若为报表,报表快照(.snp)。只能以 MS-DOS 文本 (.txt) 输出格式发送模块。不能发送宏,或者,对于Microsoft Access 项目,不能发送数据库图表。

  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下所需的数据库对象类型,然后单击数据库对象的名称。

    提示

    如果要发送数据表的选定范围,请打开数据表,选定数据表的一部分再继续。

  2. 在“文件”菜单上,单击“发送”,并选择“邮件收件人(以附件形式)”。
  3. 在“发送”对话框中,单击所需的文件格式,然后单击“确定”。
  4. 完成电子邮件消息。在“收件人”和“抄送”框中,输入收件人的名称和通讯组列表,用分号分隔名称和列表,键入消息,然后设置所需的任意其他选项。
  5. 准备好发送该邮件后,即可单击邮件标题上的“发送”。

注释尽管在 Microsoft Internet Information Services(.htx、.idc)或 Microsoft Active Server Pages (.asp) 输出格式中不能附加数据库对象,但可将对象导出为所需输出格式,并在诸如 Microsoft Outlook 的邮件程序中附加文件。

将数据访问页作为电子邮件正文发送

可以将数据访问页作为电子邮件正文或作为附件发送。收件人查看该页时将会显示支持文件(如项目符号、背景纹理和图形),因此将页作为电子邮件正文发送将会更为有用。

安全性注意事项将数据访问页的 HTML 源代码作为电子邮件的正文或附件发送具有一定的安全性风险。HTML 源代码有可能被截取并修改以运行破坏计算机的恶意代码。在电子邮件中发送指向数据访问页的 URL 更为安全。
  1. 在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“页”,然后单击页的名称。
  2. 在“文件”菜单上,指向“发送”,然后单击“邮件收件人”。
  3. 执行下列操作之一:
    • 如果收到消息“创建指向已保存数据访问页的邮件吗?”,请单击“是”。
    • 如果收到消息“要发送一个数据访问页的副本吗?”,请单击“取消”,然后使用指向Web 服务器或公用文件夹的通用命名规范(UNC) 路径,保存该页并重新开始执行该过程。
  4. 完成该电子邮件。Access 会在“设计”视图中显示该页,这样就可以在发送前对该页进行更改,如针对邮件收件人添加文本或备注。
  5. 准备好发送该邮件后,单击邮件标题上的“发送副本”。

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