Access 2003完整教程:关于表 (MDB)

表是与特定主题(如产品或供应商)有关的数据的集合。对每个主题使用一个单独的表意味着用户只需存储该数据一次,这可以提高数据库的效率,并减少数据输入错误。

数据在表中的组织方式

表将数据组织成列(称为字段)和行(称为记录)的形式。

表中的记录和字段

例如,“产品”表中的每个字段包含每个产品相同类型的信息,如产品名称。该表中的每个记录包含一个产品的所有信息,如产品名称、供应商 ID 号、存货量等等。

表“设计”视图

在表的“设计”视图中,既可以从头开始创建整个表,也可以添加、删除或自定义现有表中的字段。

在“设计”视图中自定义表的不同方法

标注 1如果要在表中跟踪其他数据,可以添加更多的字段。如果现有字段的名称不足以描述字段的特性,可以重命名字段。

标注 2设置字段的数据类型即定义用户可以在字段中输入的值类型。例如,如果要使字段存储可以用于计算的数值,请将其数据类型设置为“数字”“货币”

标注 3使用名为主键的唯一标记可标识表中的每个记录。表的主键用于引用其他表中的相关记录。

标注 4字段属性是一组特性,通过这些特性可以进一步控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。可用的属性取决于字段的数据类型。

如何关联两个表

利用公共字段可以将两个表关联,从而使 Microsoft Access 可以将两个表中的数据集合一起供用户查看、编辑或打印。在一个表中,该字段是在表的“设计”视图中设置的主键。同时,该字段还可以作为外键存在于关联的表中。

关联两个表的公共字段

标注 1在“供应商”表中,输入每个供应商的供应商 ID、公司名称等。供应商 ID 是在表的“设计”视图中设置的主键。

标注 2在“产品”表中包括“供应商 ID”字段,这样,当输入新的产品时,可通过输入供应商的唯一 ID 号来标识该产品的供应商。供应商 ID 是“产品”表中的外键。

表“数据表”视图

在表或查询中,“数据表”视图提供了处理数据所需要的工具。

使用“表(数据表视图)”和“查询(数据表视图)”工具栏

“表(数据表视图)”“查询(数据表视图)”工具栏提供了查找、编辑和打印记录所需的多种工具。

数据表工具栏

标注 1打印或预览数据。

标注 2检查拼写。

标注 3剪切、复制或粘贴选定的文本、字段、整个记录或整个数据表。

标注 4对记录进行排序

标注 5筛选记录以及查找或替换值。

标注 6添加或删除记录。

处理列、行和子数据表

可以在数据表中查找处理列、行和子数据表的工具,也可以通过用鼠标右键单击列选择器来查找。

在“数据表”视图中处理数据的工具

标注 1使用列选择器来移动、隐藏或重命名列。

标注 2调整列或行的大小。

标注 3使用子数据表查看相关数据。

标注 4冻结最左侧的列,使其在用户向右滚动查看时仍显示。

在记录间移动

可以使用导航工具栏在数据表中的记录间移动。

记录导航按钮

标注 1转到第一个记录。

标注 2转到上一个记录。

标注 3键入要移动到的记录编号。

标注 4转到下一个记录。

标注 5转到最后一个记录。

标注 6转到一个空(新)记录。

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