Access 2003完整教程:使用图表

关于更改窗体或报表中的图表

编辑图表时,既可以更改图表的外观,也可以更改用于创建该图表的数据。

若要更改图表的外观,可以在窗体或报表上更改图表的大小,也可以用 Microsoft Graph 更改图表的外观。例如,通过 Graph,可以更改图表各部分的位置(如图例)、文本格式、颜色、图案,以及坐标轴缩放比例。

若要更改用于创建图表的数据,可以修改基础表或其他记录源,或者“行来源”属性中的查询。

当使用“图表向导”来新建显示来自 Microsoft Access 数据的图表时,选择包含了在图表中显示的字段的表或其他记录源。该基础表或其他记录源包含了需要的数据,例如销售数字或客户列表。在完成了“图表向导”中的选择之后,Access 创建“行来源”属性中的查询,该查询即基于基础表或其他记录源。“行来源”属性中的查询反映了“图表向导”中对数据限制(如日期的范围或来自特定区域中的订单)所作的选择。

例如,如果发现图表中的销售数字有错,问题可能出现于存储在基础表中或存储在基础记录源的设计中的数据。在这种情况下,请更正基础表或其他记录源。但是,如果遗漏了要在图表中显示的字段,则既可以使用“图表向导”来重新创建该图表,又可以编辑此“行来源”属性中的查询。

注释在Microsoft Access 项目中,不能使用“图表向导”,但可通过插入“Microsoft Graph 图表”对象(“插入”菜单、“对象”命令)添加图表。

向窗体或报表添加图表

当您使用“图表向导”创建图表时,它使用您指定的数据确定当您在记录之间移动时,是创建显示所有字段的全局图表,还是创建只显示当前记录中的数据的记录绑定型图表。如果“图表向导”创建了一个全局图表,而您需要一个记录绑定型图表,可以将图表链接到指定记录。若要使用“图表向导”,就必须有 Microsoft Graph。

注释在Microsoft Access 项目中,不能使用“图表向导”,但可通过插入“Microsoft Graph 图表”对象(“插入”菜单,“对象”命令)添加图表。

添加新图表

  1. 在“设计”视图中打开窗体或报表。
  2. 在“插入”菜单上,单击“图表”。

    如果要创建很多的图表,可以将“图表”按钮按钮图像添加到工具栏上。

    操作方法:

    注释只有在Microsoft Access 数据库中,才能在窗体或报表的“设计”视图中向工具栏添加“图表”按钮,而在Microsoft Access 项目中则不能进行这样的操作。

    1. 切换到适当的视图中,然后确定要放置“图表”按钮的工具栏已经显示。
    2. 用鼠标右键单击工具栏的任何位置,然后单击快捷菜单上的“自定义”。
    3. 单击“命令”选项卡。
    4. 在“类别”框中,单击“工具箱”。
    5. 将“图表”按钮图像按钮从“命令”框拖到需要显示它的工具栏中。
  3. 在窗体或报表上,单击要放置图表的位置。

  4. 按照“图表向导”的指导操作。向导将基于可用的表或其他记录源及所选字段创建图表。

    注释至少一个字段必须为只存储数字的数据类型(如“货币”)。

  5. 切换到“窗体”视图或“打印预览”以查看使用当前数据的图表。

注释在Microsoft Access 项目中,不能使用“图表向导”,但可通过插入“Microsoft Graph 图表”对象(“插入”菜单,“对象”命令)添加图表。

通过将全局图表链接到指定记录来从全局图表创建记录绑定型图表

  1. 在“设计”视图中打开窗体或报表。
  2. 确保已选定了图表,然后单击“属性”按钮图像
  3. 在“链接子字段”和“链接主字段”属性框中,键入一个显示在“行来源”属性框中并唯一地标识每个记录的字段的名称,例如主键。

    属性框中的值必须与窗体和报表中基础表或其他记录源的字段值匹配。例如,窗体的基础表包含“产品ID”字段,要将图表链接到该字段,应在“链接子字段”和“链接主字段”属性框中键入“产品ID”。

  4. 如果要查看图表是否只显示当前记录的数据,可在“窗体”视图中显示窗体或在“打印预览”中查看报表。

添加已有图表

使用以下过程可以添加一个在其他Microsoft Access 数据库或其他程序中创建的、已有的图表。添加后便不能通过更改数据库中的数据更改该图表。

  1. 在“设计”视图中打开窗体或报表。
  2. 在工具箱中单击“未绑定对象框”按钮图像
  3. 在窗体或报表上,单击要放置图表的位置。
  4. 在“插入对象”对话框中,单击“由文件创建”选项,并为文件指定路径。如果不知道路径,可以单击“浏览”进行查找。
  5. 如果要链接而不是嵌入图表,可选中“链接”复选框。
  6. 如果要将图表以图标形式显示,可选中“显示为图标”复选框。

更改窗体或报表中图表的外观

调整图表的大小

  1. 在“设计”视图中打开窗体或报表。
  2. 单击图表。
  3. 将鼠标移到尺寸控点上,直到指针变为双箭头。
  4. 将尺寸控点拖到所需位置,然后释放鼠标按钮。

更改图表的外观

  1. 在“设计”视图中打开窗体或报表。
  2. 双击图表打开 Microsoft Graph。
  3. 进行所需的更改。

    有关使用 Graph 信息,单击“帮助”菜单中的的“Microsoft Graph 帮助”。

  4. 完成编辑后,单击 Graph“文件”菜单中的“退出”。
  5. 在应用程序提示更新对象时,单击“是”。

注释尽管可以通过编辑 Graph 中的数据表来更改图表中所显示的数据,但对数据和某些格式所做的更改将被 Microsoft Access 覆盖掉。要更改图表中所显示的数据,应该更改基础表或其他记录源,或者更改“行来源”属性中的查询。

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