Access 2003完整教程:关于联机会议

Microsoft Windows NetMeeting 与 Microsoft Office 相集成,使用户可以与不同位置的用户实时共享文档并对文档进行更改。当在某 Office 应用程序内召开联机会议时,NetMeeting 会自动在后台启动,并允许用户将自己文档的内容共享。参加联机会议后,就可以共享应用程序和文档、在“聊天”中发送文本消息、传输文件,以及在“白板”中工作。

用户既可以主持也可以应邀参加联机会议。联机会议的主持人和所有参与者都必须在其计算机上安装了 NetMeeting,而只有主持人需要拥有共享的文档,并安装了共享文档的应用程序。

主持联机会议

召开会议可以事先通过使用 Microsoft Outlook 来安排会议(请参阅 Microsoft Outlook“帮助”),也可以从要共享的Microsoft Access 数据库、Microsoft Access 项目或数据访问页中即席召开联机会议。如果参与者都能够参加并且决定接受邀请,联机会议就开始了。同时,主持人应该确认所有参与者都知道哪台是联机会议的服务器并有权访问该服务器。

控制 Access 数据库、Access 项目或数据访问页在召开联机会议时,尽管其他所有参与者都能在其屏幕上看到 Access 数据库、Access 项目或数据访问页,但是主持人是唯一能控制它们的人。作为主持人,可以允许参与者通过打开协作,对共享文档进行更改;也可以随时关闭协作。在协作关闭后,其他参与者就不能再作修改,但是他们能观察主持人的工作。在协作启动后,联机会议中的每个人都能轮流编辑和控制 Access数据文件。当其他的某个人控制时,您不能再使用光标,不仅仅是在 Access 数据文件中,而且也包括任何其他目标文件。控制人的姓名缩写会出现在指针的后边。

向正在进行的会议添加参与者在会议期间,当您控制光标时,可以随时邀请参与者参加联机会议。对于所邀请的即席联机会议参与者,其计算机必须运行了 NetMeeting,才能接受联机会议的邀请。

参加联机会议

在邀请您参加联机会议时,您将会接收到一个邮件,要求在指定的时间和日期加入即将召开的或正在进行的联机会议。在接收到加入联机会议的呼叫时,“联机会议”工具栏和共享的Microsoft Access 数据库、Microsoft Access 项目或数据访问页就会出现在屏幕上。

在联机会议中协作

在联机会议中,可以共享应用程序和文档、在“聊天”中发送文本消息、传输文件以及在“白板”中工作。通过协作,参与者能控制共享文档,以便审阅和编辑其内容。联机会议期间,一次只能有一个人控制Access 文件,但是如果协作关闭,可以有多个用户同时在“聊天”或“白板”中操作。只有联机会议的主持人才需要拥有共享文档并安装其应用程序。

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