Access 2003完整教程:关于设计数据透视表视图或数据透视图视图

当首次在数据透视表视图或数据透视图视图中打开数据表或窗体时,视图中不包含基础记录源或窗体中的字段。下面的图例显示“雇员”表首次在数据透视表视图或数据透视图视图中打开时的情形。

初始数据透视表视图或数据透视图视图

添加数据透视表视图

使用字段列表可以查看可从源数据中获得的字段集或字段的列表,并可将字段添加到数据透视表视图中的行区、列区、筛选区和明细区内。在字段列表中,没有加粗的字段可用,但还没有在数据透视表视图中显示。加粗的字段已经显示出来。可以进行滚动,单击字段集旁边的展开指示器(加号减号框),以显示或隐藏字段列表中的字段。

下面的图例显示数据透视表视图中的“雇员”表。该视图显示每个城市中雇员的详细信息。

数据透视表视图中的“雇员”表

标注 1“城市”字段在筛选区中。

标注 2“头衔”字段在行区中。

标注 3“雇用日期”字段在列区中。

标注 4“名字”字段在明细区中。

在明细区中添加字段

使用明细字段可以显示明细数据,以及查看哪些数据可用于汇总。当在明细区中添加字段时,会显示这些字段的源数据中的所有明细记录。字段名变为列标签,明细记录显示在列标签下的行中。

明细字段的示例

标注 1明细字段

标注 2明细数据

还可以添加使用表达式计算明细值的计算明细字段。

在行区或列区中添加字段

使用行字段和列字段可以汇总和比较数据。这些字段逐行或逐列在一个字段中显示一些唯一的数据项。每个行与列交互处的单元格汇总某个项的数据。

行字段和列字段的示例

标注 1列字段

标注 2列字段项

标注 3行字段

标注 4行字段项

在筛选区中添加字段

使用筛选字段可以将视图界定为特定部分的可用数据。当在筛选字段中选择某个项时,则只对该项显示数据和进行计算。例如,如果添加“区域”筛选字段,可以对所选区域显示数据透视表视图及计算数据。

数据透视表视图中的筛选字段

标注 1筛选字段

标注 2筛选字段项

标注 3所选区域的汇总

添加总计字段

可以通过在数据透视表视图中添加总计字段,创建新字段。总计字段对明细数据进行汇总。例如,如果数据表或窗体中包含显示每个销售的数额的“销售额”字段,可以添加“销售额总计”总计字段以计算总销售额,或者添加“销售计数”总计字段以计算售出多少个单元。

还可以添加使用表达式计算总计值的计算总计字段。

删除字段

若要消除视图中不希望看到或汇总的数据,可以从数据透视表视图布局中删除字段。删除一个字段并不会从可用源数据中删除该数据。所删除的字段不再显示在数据透视表视图中,但仍可在字段列表中找到它。

移动字段

在数据透视表视图中添加字段后,可以将它移到其他区域中。当移动字段时,会更改数据透视表视图的布局,更改所显示的数据和计算所得的汇总值。

添加或删除字段对筛选的影响

当删除字段后,筛选设置会得以保留。如果删除一个字段而后又将其添回布局中,则同样的项会再次隐藏。

更改对数据透视图视图的影响

在数据透视表视图中添加、移动或删除字段时,Microsoft Access 会自动更新数据透视图视图,以反映所做的更改。例如,如果在数据透视表视图中添加筛选字段,Access 还会将字段添加到数据透视图视图中的筛选区域。类似的,如果在数据透视图视图中做了更改,Access 会自动更新数据透视表视图。因此,在设计一个视图的布局并首次切换到其他视图中时,就看不到空白视图。

Access 不会在数据透视表视图和数据透视图视图之间进行格式同步。

保存所做的更改

如果对数据透视表视图或数据透视图视图中的窗体的布局进行更改,Microsoft Access 会在您关闭该对象时自动保存所做的更改。如果对这些视图之一中的数据表的布局进行更改,Access 会询问您是否希望在退出前保存所做的更改。

每个用户的布局信息不是单独保存的。例如,如果其他用户在数据透视图视图中打开一个窗体,对布局进行更改,则当下次在数据透视图视图或数据透视表视图中打开该窗体时,将会看到其他用户改动过的布局。

添加数据透视图视图

使用字段列表可以查看可从源数据中获得的字段集或字段的列表,并可将字段添加到数据透视图视图中的类别区、系列区、筛选区和多图表区内。在字段列表中,没有加粗的字段可用,但还没有在数据透视表视图中显示。加粗的字段已经显示出来。可以进行滚动,单击字段集旁边的展开指示器(加号减号框),以显示或隐藏字段列表中的字段。

使用拖放区

通过将字段移到图表工作区内的预定义拖放区中,可以更改数据透视图视图的布局。为此,拖放区必须显示在图表中。

拖放区的显示视图随图表类型的不同而不同。例如,不对饼图显示一系列拖放区,因为饼图只包含一个系列。如果绘制多个图表,将会看到一个拖放区用于多图表字段。对单个图表不会显示这种类型的拖放区。

拖放区

将字段移到拖放区,掩盖了拖放区标题后,仍可以将其他字段拽到拖放区中。

将字段移到类别区和系列区

在将某字段移到系列区时,该字段中的唯一数据项在图表中显示为数据系列。这些系列由带颜色的数据标记表示,并且它们的名称出现在图表图例中。

在将某字段移到类别区时,该字段中的唯一数据项显示为类别或相关的数据组。每个类别中都含有来自每个数据系列的一个点。类别标签通常出现在图表的 x 轴上,但这也可以随所用图表的类型的不同而有所变化。

将字段移到数据区

数据字段提供要在图表中汇总的值。当将一个字段移到数据区时,该字段中的值用作在图表中度量的数据。

将字段移到筛选区

筛选字段类似于 Microsoft Excel 数据透视表报表中的页字段。筛选字段允许您将视图界定为特定部分的可用数据。例如,在将“产品”字段移到筛选区时,可以让图表同时显示一个产品的类别值和系列值。

将字段移到多图表区

当图表基于数据透视表列表中的数据,或基于数据库表或查询中的数据时,可以绘制多个图表。当将某个字段移到多图表区时,该字段中的项就变成单独的图表。例如,如果将“销售人员”字段移到多图表区,就会根据该字段中的每个销售人员的数据创建一个图表。在下面的示例中,“销售人员”字段在多图表区,但它经过筛选,只显示 Buchanan 和 Davolio 的各个图表。

多图表区中的已筛选“销售人员”字段

将类别字段或系列字段移到内部或外部级别

当图表中包含多个系列字段或类别字段时,离数据最近的字段称为内部字段。其他字段是外部字段。在下面的示例中,“年度”是外部字段,“销售人员”是内部字段。内部字段项显示为销售人员的名称,外部字段项显示为 1997 和 1998 年度。

一个图表中的多个字段

标注 1内部字段项

标注 2外部字段项

可以展开或折叠多个字段,以在某个字段中显示更多或更少信息。例如,可以在示例中折叠外部字段(“年度”),以便不再显示内部字段。

带有折叠字段的图表

添加和删除字段

图表的布局未必包含源数据中的所有可用字段。如果有更多可用数据,就可以在图表中添加字段。例如,如果图表对销售年收入进行汇总,而且源数据中还包含销售数量,就可以将“数量”字段添加为一个数据字段,以汇总所售产品的年收入和数量。还可以从不希望再看到的图表布局中删除字段。

更改布局对筛选的影响

移动或删除某个字段时,筛选设置会得以保留。这意味着,在将系列字段或类别字段移到筛选区并返回时,以前隐藏的项会再次隐藏。如果删除一个字段而后又将其添回布局中,则同样的项会再次隐藏。

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