Excel 2003完整教程:以 Lotus Notes 视图和字段交换形式使用 Excel 数据

在 Notes 视图中显示来自于工作簿的数据

若要在 Notes 视图中显示工作簿的数据,首先必须为要显示的数据定义名称,该名称与 Lotus notes 中相应的字段相同;然后定义一个自定义的文件属性,该文件属性与 Lotus Notes 中的属性相同。
  1. 在 Notes 文档中插入 Microsoft Excel 工作簿,如果还没有建立对应工作簿的包含RTF 文本域的 Notes 文档,则需创建包含工作簿的 Notes 表单。

    操作方法

    1. 在 Lotus Notes 中,单击所需的数据库。
    2. 对于不同的 Lotus Notes 版本,请按下列步骤进行操作:

      Lotus Notes 4.x

      1. 打开要插入工作簿的文档或表单,执行下列操作之一:

        文档在“创建”菜单上,单击包含可编辑的RTF 文本域的 Lotus Notes 表单。在 RTF 文本域中单击,然后在“创建”菜单中单击“对象”。

        现有表单在“视图”菜单上,单击“设计”。在“设计”下的导航窗格中,单击“表单”。再双击该表单。

        新表单在“创建”菜单上,指向“设计”,再单击“表单”。

      2. 请执行下列操作之一:

        插入新的空白工作簿单击“创建新对象”,再单击“对象类型”框中的“Microsoft Excel 工作表”。

        嵌入现有工作簿的副本单击“从文件中创建对象”,然后在“文件”框中键入工作簿的名称,或单击“浏览”,从文件列表中来进行选择。

      3. 请执行下列操作之一:

        选择要显示的工作表双击 Excel 对象,再单击不同的工作表。

        显示工作簿图标选中“显示为图标”复选框。

      Lotus Notes 3.x

      1. 打开要插入工作簿的文档或表单,执行下列操作之一:

        文档在“撰写”菜单上,单击包含可编辑的RTF 文本域的 Lotus Notes 表单,再在 RTF 文本域中单击。

        现有表单在“设计”菜单上,单击“表单”,在“表单”框中单击某个表单,再单击“编辑”,然后在要显示工作簿的位置上单击。

        新表单在“设计”菜单上,单击“表单”,再单击“新建”(或者在“表单”框中单击某个表单,并单击“新副本”),然后在要显示工作簿的位置上单击。

      2. 在“编辑”菜单上,指向“插入”,再单击“对象”。
      3. 在“对象类型”框中,单击“Microsoft Excel 工作表”。
      4. 若要更改工作簿显示的方式,请单击“显示格式”,选择所需的格式,再单击“确定”。
      5. 请执行下列操作之一:

        插入新的空白工作簿单击“确定”。

        嵌入现有工作簿的副本单击“选择文件”,从列表中选择所需的工作簿,再单击“确定”。

      6. 若要选择在文档中显示的工作表,请双击 Excel 对象,再单击不同的工作表。
  2. 请执行下列操作之一:

    Lotus Notes 4.x用鼠标右键单击文档或表单中的嵌入工作簿,再单击快捷菜单中的“打开”。

    Lotus Notes 3.x双击文档或表单中的嵌入工作簿。

  3. 在 Excel 中,单击包含要用于 Lotus Notes 中的数据的工作表或图表工作表,然后选定相应的数据。

    如果任一数据单元格被保护或包含公式,则字段的更新只是单方向的:从 Excel 到 Notes。如果更改了 Notes 中的字段,这种更改不会反映到 Excel 中。

  4. 在编辑栏上的“名称”框中,键入名称,再按 Enter。
  5. 在“文件”菜单上,单击“属性”。
  6. 单击“自定义”选项卡。
  7. 在“名称”框中,为自定义的文件属性键入相应的名称。
  8. 选中“链接到内容”复选框。
  9. 在“取值”框中,键入在第四步中所定义的名称,再单击“添加”。
  10. 在 Notes 表单中创建相应的字段。在“名称”框中,键入 Excel 的自定义文件属性名称(不是 Excel 定义的名称)。
  11. 选择要包含在视图中的属性。除自定义的文件属性外,还可显示工作簿的许多文件属性(例如:工作簿的标题和作者)。

更新使用“字段交换”的字段

  1. 确定所需更新的字段是单向的还是双向的。

    下列字段是双向字段:标题、主题、作者、关键词、备注、经理、单位、类别和自定义属性名称。其他字段均为单向字段。

  2. 请执行下列操作之一:

    单向字段从工作簿属性更新单向字段。

    操作方法

    1. 请执行下列操作之一:

      Lotus Notes 4.x在 Notes 文档或表格中,用鼠标右键单击以嵌入对象的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿,再单击快捷菜单中的“打开”。

      Lotus Notes 3.x在 Notes 文档或表单中,双击以嵌入对象的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿。

    2. 在 Excel 的“文件”菜单上,单击“属性”。
    3. 更改事先定义的任何文件属性字段中的信息。
    4. 若要更新与属性字段相关的 Lotus Notes 字段,请保存并关闭工作簿,然后返回到 Lotus Notes 中。

    双向字段使用上述方法从工作簿属性来更新双向字段;或是从 Lotus Notes 字段来更新工作簿属性。

    操作方法

    1. 在 Lotus Notes 中,打开包含需要更新的字段的文档。
    2. 选择需要更新的字段中的文本。
    3. 在字段括号间键入新的信息。
    4. 若要更新工作簿中的属性,请双击 Notes 文档或表单中嵌入的 Excel 工作簿。

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