Excel 2003完整教程:关于更正公式

Microsoft Excel 有几种不同的工具可以帮助您查找和更正公式的问题。

监视窗口

可在“监视窗口”工具栏上观察单元格及其中的公式,甚至可以在看不到单元格的情况下进行。

监视窗口

监视窗口

该工具栏可像其他任何工具栏一样进行移动和固定。例如,可将其固定到窗口的底部。 该工具栏可以跟踪单元格的下列属性:工作簿、工作表、名称、单元格、值以及公式。

每个单元格只可以有一个监视窗口。

公式错误检查

就像语法检查一样,Excel 用一定的规则检查公式中出现的问题。这些规则不保证电子表格不出现问题,但是对找出普通的错误会大有帮助。可单独设置或关闭这些规则。

问题可以两种方式检查出来:一种是每次像拼写检查一样,另一种是立即显示在您操作的工作表中。当找出问题时会有一个三角显示在单元格的左上角。这两种方法都会显示相同的选项。

包含公式问题的单元格

包含公式问题的单元格

用显示的选项可解决问题,或者可忽略该问题。如果问题被忽略,该问题在以后的错误检查中就不会出现。尽管如此,所有预先被忽略的错误可以重新设置,这样以后就会再次出现。

规则与检查的内容

估算错误的值公式没有使用期望的语法、参数、或数据类型。错误的值包括 #DIV/0!、#N/A、#NAME?、#NULL!、#NUM!、#REF! 和 #VALUE!。每个错误的值都有不同的原因和解决方法。

注释如果直接在单元格中输入错误的值,将不会被标记为错误。

年份由两位数表示的文本日期单元格中包含在公式中使用时易被误解为错误的世纪的文本日期。例如,公式中的日期 =YEAR("31-1-1") 可以是 1931 年或 2031 年。使用该规则可检查容易产生歧义的文本日期。

按文本存储的数字

区域中不一致的公式

公式与附近其他公式的模式不匹配。很多情况下相邻公式只是各自的引用不同。例如,应注意到公式 =SUM(A10:F10),因为相邻公式只改变一行,而它改变八行。

公式
=SUM(A1:F1)
=SUM(A2:F2)
=SUM(A10:F10)
=SUM(A4:F4)

如果公式使用的引用与相邻公式不一致,则应注意到该问题。

在区域中公式省略了单元格

公式可能包括错误的引用。如果公式引用了一个单元格区域,并且您向该区域的底部或右侧添加了单元格,引用可能不再正确。公式并不总是自动更新其引用来包括新的单元格。该规则将公式中的引用与相邻单元格进行比较。如果相邻单元格包含更多的数字(不是空白单元格),则会注意到引用出现了问题。

例如,该规则将注意到公式 =SUM(A2:A4) 有问题,因为 A5、A6 和 A7 是相邻单元格,并且包含数据。

发票
15,000
9,000
8,000
20,000
5,000
22,500
=SUM(A2:A4)

解除锁定的单元格包含公式

没有锁定公式以对其进行保护。默认情况下,将锁定所有单元格,以对其进行保护,所以该单元格已设置为不受保护。当公式受到保护时,如果不取消保护,则无法对其进行更改。请检查以确保不需要保护该单元格。保护包含公式的单元格可防止这些单元格被更改,而且有助于避免将来出错。

公式引用了空白单元格

公式含有对空白单元格的引用,这样可导致意想不到的结果。如下例所示:

假设求以下数字的平均值。如果向下第三个单元格为空,则结果为 22.75。 如果向下第三个单元格为 0,则结果为 18.2。

数据
24
12
45
10
公式
=AVERAGE(A2:A6)

“公式审核”工具栏

使用“公式审核”工具栏可用蓝色箭头图形化显示或追踪单元格与公式之间的关系。可以追踪引用单元格(为指定单元格提供数据的单元格),也可追踪从属单元格(依赖于指定单元格中值的单元格)。

含有追踪箭头的工作表

含有追踪箭头的工作表

公式求值

通过使用“公式求值”对话框(“公式审核”工具栏),可以看到计算的嵌套公式的不同部分,它是按对公式进行计算的顺序显示的。例如,可从以下公式中进行查看,其中的函数 AVERAGE(F2:F5) 显示为值 80。

=IF(AVERAGE(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0) as

=IF(80>50,SUM(G2:G5),0)

注意

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