Excel 2003完整教程:数据透视表疑难解答

创建报表

消息显示“内存不足”

检查内存使用设置

  1. 单击消息对话框中的“确定”。

  2. 再次创建报表,在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 3 中,单击“选项”。

  3. 选中“优化内存”复选框。

使用页字段以节省内存如果仍无法创建报表,则建立一个或多个页字段,按选定的每一项来检索数据。

  1. 在向导的步骤 3 中,单击“布局”。

  2. 将一个或多个字段拖到“页”区域。

  3. 双击每个页字段。

  4. 单击“高级”。

  5. 单击“当选择页字段项时,检索外部数据源”。

简化报表可添加的字段个数依赖于计算机的内存大小和用于报表的源数据数量。如果要使用大量的字段,请将这些字段作为行字段或页字段来添加。页字段使用的内存最少。行字段使用的内存要少于列字段。

根据某个报表的相同数据创建多个报表在创建数据透视表时,Microsoft Excel 将为报表在内存中创建一个存储区。如果要创建来自同一源数据的多个报表,请在向导步骤 1 中选择“另一个数据透视表或数据透视图”,以使这些报表都使用同一存储区。

简化文件减少工作簿中报表的个数。

在单独的文件中创建报表如果报表是基于工作表数据的,则可在另一个工作簿(不同于包含数据的工作簿)中创建报表。也就是说,原始数据和报表不必同时位于内存中。

“数据透视表和数据透视图向导”步骤 2 中没有列出所需的报表

检查报表的位置向导只列出活动工作簿中的报表。如果要用作源的报表位于其他工作簿中,则请将报表复制到活动工作簿中。

检查页字段设置所需的数据透视表可能含有页字段,该页字段设置为在选择每一项时查询外部数据。若要将报表用作其他报表的源,其页字段必须都设置为同时检索所有项的外部数据。单击源报表,双击每个页字段,单击“高级”,然后检查“页字段选项”下的设置。

从网页导入或粘贴不正确

使用导出,而不是复制和粘贴如果使用网页上数据透视表列表中的“复制”命令,然后将数据粘贴到 Microsoft Excel 中,则只粘贴的是单元格的值,在工作表中创建的是非交互式的表格。若要按数据透视表形式将数据复制到 Excel 中,则请使用数据透视表列表中的“导出到 Microsoft Excel”命令。

导出前请调整版式网页上的数据透视表列表可以在显示汇总数据的同时显示明细数据。因此,在 Excel 数据透视表中,不能生成数据透视表列表中可有的某些布局。有关为导出到 Excel 准备数据透视表列表的详细信息,请单击数据透视表列表工具栏上的“帮助”按钮。

OLAP 数据源出现问题

创建 OLAP 多维数据集

日期或时间字段的级别不正确

检查源数据库中的日期或时间字段如果在来自 Microsoft Query “OLAP 多维数据集向导”的源数据中的日期或时间维中没有看到所需级别,则请检查为该多维数据集提供数据的基础关系数据库中的日期或时间字段。数据库中的日期和时间可能以文本形式存储,而不是以向导可识别的日期或时间格式存储。如果怀疑是这种情况,请向数据库管理员咨询关系数据库的有关问题,以验证并更正字段的日期或时间格式。

检查维的最高级别如果将日期和时间字段作为维的较低级别添加,则“OLAP 多维数据集向导”不会自动将数据分为“年/季/月/周”和“时/分/秒”级别。只有在将日期或时间字段作为新维的最高级别添加时,向导才会如此操作。如果日期或时间字段不是最高级别,那么请打开 Microsoft Query 中的 .oqy 文件对多维数据集进行更改,或与多维数据集的创建者联系以进行上述更改。

所需汇总函数丢失

在“OLAP 多维数据集向导”中,可用于数据字段的汇总函数仅有“求和”、“计数”、“最小值”和“最大值”。

直接通过数据库记录创建报表如果可将查询简化并减少到系统可处理它所返回的数据量的程度,请尝试将数据从 Microsoft Query 直接返回到 Microsoft Excel,而不再创建多维数据集。当直接通过数据库中的记录创建数据透视表或数据透视图时,则对整个数据透视表汇总函数集(Sum、Count、Average、Max、Min、Product、Count Nums、StdDev、StdDevp、Var 和 Varp)都具有访问权限。

考虑为数据库建立 OLAP 服务器Microsoft OLAP 服务器产品(Microsoft SQL Server OLAP Services),允许用户建立比 Microsoft Office 中的 OLAP 客户软件范围更广的汇总字段。

不能更改 OLAP 多维数据集

确保原始数据库可用若要编辑 OLAP 多维数据集,则必须对提供多维数据集数据的原始服务器数据库具有访问权限。请检查以确认数据库没有重命名或被移动。还要确保服务器可用并可连接到服务器。

检查对原始数据库的更改如果使用“OLAP 多维数据集向导”根据关系数据库创建了多维数据集,则可能重命名或删除了数据库中的表,以致多维数据集找不到原始数据。可连接到 Microsoft Query 中的数据库,并检查对数据库的组织或规划的任何更改。如果数据库已更改,则需要创建新的多维数据集。

“数据已丢失”消息出现

多维数据集中所包含的字段在源数据库中不再可用。

检查对原始数据库的更改如果多维数据集是通过 OLAP 服务器数据库创建的脱机多维数据集文件,则请将报表重新连接到服务器数据库上,并检查“数据透视表字段列表”窗口中的可用字段。如果该字段无法再从服务器使用,则可使用“数据透视表’菜单上的“脱机 OLAP”命令来创建新的脱机多维数据集文件。

如果多维数据集是在 Microsoft Query 中创建的,请使用 Query 打开用来创建多维数据集的 .dqy查询文件,或者如果未保留 .dqy 文件,请创建连接到原始关系数据库的新查询。检查哪些字段是可用的。有关完整说明,请参阅 Microsoft Query 中的“帮助”。如果字段已从数据库中删除,则可以新建多维数据集。

保存多维数据集文件花费时间太长

如果在多维数据集文件中包含了一个很大的 OLAP 数据的子集,则创建这样的文件花费时间可能很长。

保存多维数据集时磁盘空间用尽

OLAP 数据库是为管理大量明细数据而设计的,因此服务器数据库所占用的磁盘存储空间可能会超出本地硬盘所能提供的磁盘存储空间。如果为脱机多维数据集文件指定了很大的数据子集,则可能会导致磁盘空间不够。

释放磁盘空间或查找其他磁盘在保存多维数据集文件之前从硬盘上删除不需要的文件,或试着将文件保存到网络驱动器上。

减少脱机多维数据集文件中包含的数据请考虑减少该文件中的数据量,但仍需保留在数据透视表或数据透视图中要用到的数据。请尝试下列解决方法:

保持与服务器相连如果清除了所有可能的数据,但仍不能保存脱机多维数据集文件,则需要继续使用与服务器 OLAP 数据库的连接,以便与报表进行交互。

使用 OLAP 多维数据集

创建多维数据集文件后数据从报表中消失

选择脱机多维数据集文件的内容时,可能漏掉了报表中使用的某些字段的数据,因此当更改报表以显示不同数据时,脱机多维数据集文件中并没有出现希望看到的数据。

使用“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”命令重新将报表连接到服务器数据库,并确保报表显示希望看到的数据。然后,编辑脱机多维数据集文件,确保其中包括报表中需使用的所有维、数据字段和明细数据级别。

报表所用字段来自查询而非多维数据集

如果“数据透视表字段列表”窗口显示的是关系数据库(多维数据集也是通过查询此数据库创建)中的字段,则会从查询中将数据返回到 Microsoft Excel 中,而不是打开“OLAP 多维数据集向导”所创建的 .oqy 文件。该文件存储多维数据集定义,而且如果保存了 .cub 脱机多维数据集文件,它还提供对该文件的访问权限。如果没有为 .oqy 文件指定新位置,该文件保存在 my documents\my data sources 或 winnt\profiles\您的用户名\my data sources 下,具体保存位置取决于 Windows 操作系统的版本。

若要根据新的多维数据集创建报表,则请单击 Excel“文件”菜单中的“打开”,再单击“文件类型”列表中的“查询文件”,然后找到并双击 .oqy 文件。如果需要一个数据透视图,请单击打开 .oqy 文件时创建的数据透视表,然后单击“数据透视表”工具栏上的“图表向导”按钮图像

数据库中已知存在的数据从多维数据集中消失了

从 OLAP 服务器数据库或关系数据库创建的多维数据集不必包含原始数据库中的所有数据。只有在“脱机多维数据集向导”或“OLAP 多维数据集向导”中选择的那些数据才包含在多维数据集中。

等待数据检索结束如果更改数据透视表或数据透视图以显示不同数据,则会从多维数据集中检索新的数据。如果刷新报表,则会从原始数据库中检索新数据并完全重建多维数据集。这一过程可能需要一段时间。

检查多维数据集的创建者如果是从其他人处获得的多维数据集,且“数据透视表字段列表”窗口的字段列表中没有所需的字段或所需的明细数据级别不可用,那么请要求多维数据集的创建者进行更改以包括其他数据。

更改脱机多维数据集文件的内容如果在 Microsoft Excel 中从 OLAP 服务器数据库创建了脱机多维数据集文件,请使用“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”命令更改该文件。请确保包含报表中使用的所有维、数据字段以及明细数据级别。

检查在 Query 中创建的多维数据集的内容在 Microsoft Query 中,无法将数据添加到用“OLAP 多维数据集向导”创建的多维数据集中,但可更改多维数据集的组织方式并可删除多维数据集中的数据。如果多维数据集中缺少原始关系数据库中的字段,则可在 Query 中创建新的多维数据集,以将这些字段包含在内。在 Query 中,打开用来查询 OLAP 多维数据集数据的 .dqy 文件,或者如果未保留 .dqy 文件则创建一个新的查询。将多维数据集中需要的任何其他字段都添加到查询中,然后使用 Query“文件”菜单上的“创建 OLAP 多维数据集”命令创建新多维数据集。有关完整说明,请参阅 Microsoft Query 中的“帮助”。

刷新后报表中未出现新数据

Microsoft Query 中创建的脱机多维数据集文件或多维数据集可能无法连接到原始服务器数据库以检索新数据。

确保原始数据库可用检查为多维数据集提供数据的原始服务器数据库没有重命名或被移动。还请确保服务器可用并能连接到服务器上。

确保新数据可用请与数据库管理员联系以确定是否在包含于报表中的区域内更新了数据库。

确保没有更改数据库的组织方式如果重建了 OLAP 服务器多维数据集,或重新组织了为多维数据集提供数据的关系数据库,则可能需要重新组织报表,或新建脱机多维数据集文件或“OLAP 多维数据集向导”多维数据集以访问更改后的数据。请与数据库管理员联系以了解数据库的更改情况。

Microsoft Excel 找不到脱机多维数据集文件

.cub 可能已重命名或被移动。

确保具有该文件如果打开的 .oqy 文件是从其他人处获得的,请确保具有访问该 .cub 文件的权限。

浏览文件如果试图从“脱机 OLAP 设置”对话框中连接到脱机多维数据集文件,请单击“编辑脱机数据文件”按钮,然后在“创建多维数据集文件”向导的第 4 步中使用“浏览”按钮找到该文件。

重新连接到原始数据库如果找不到该文件,则用户可以重新连接报表,以使其连接到原始 OLAP 服务器数据库中。单击报表,再单击“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”,然后单击“联机 OLAP”。然后,可以创建新的脱机多维数据集文件。

注释有关使用“OLAP 多维数据集向导”多维数据集时所遇问题的进一步帮助,请参阅 Microsoft Query 中的“帮助”。

设置报表的版式

添加字段时,需要较长时间才能显示数据

如果报表基于的是大量的外部数据或“OLAP 多维数据集向导”数据源,那么将字段从字段列表中拖动到工作表中会需要较长的延迟时间。

最后放置数据项首先在行、列以及页区域中放置字段,然后在数据区域中放置字段。这样可将 Microsoft Excel 在中间步骤中显示的数据减到最少。

关闭行和列项的显示在“数据透视表”工具栏上,确认已关闭“始终显示项目”按钮图像。在将字段拖动到行和列区域中时,并不显示项,而一旦添加数据字段,项就将显示。

使用向导更改版式如果响应速度太慢,则可以返回到“数据透视表和数据透视图向导”来设置报表的布局。单击该报表,单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”,再单击“布局”。

无法拖动字段

检查页字段设置如果要拖动的字段被设置为当选择每一项时,查询外部数据,则该字段可能被锁定在页位置中。双击该字段,单击“高级”,并清除“页字段选项”下的“禁用对该字段进行透视”复选框。如果将字段拖动到其他区域,Microsoft Excel 将会同时检索字段中所有数据项的外部数据。

检查 OLAP 源数据在基于OLAP源数据的报表中,某些字段只能用作行、列或页字段。这些字段具有“数据透视表字段列表”窗口中的维字段图标图标。具有数据字段图标图标的字段只能用作数据字段。

检查 VBA 宏Visual Basic for Applications (VBA) 宏可关闭通过拖动字段更改版式的功能。拖动字段时,如果鼠标指针上出现了取消符号,则表明该字段的拖动功能已经失效。有关此方面的帮助信息,请咨询工作簿中的宏的作者。

检查保护如果清除了“保护工作表”对话框中的“使用数据透视表”复选框来保护工作表,则不能移动字段或进行更改。请取消对工作表的保护,或咨询设置该保护的用户。

无法按所需的顺序获取数据字段

用鼠标右键单击数据字段,指向快捷菜单上的“顺序”,并使用“顺序”菜单上的命令将字段移到所需位置。

字段列表丢失

单击报表只有选中报表,才能显示字段列表。

显示字段列表如果字段列表仍然不可见,则请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮图像

字段没有下拉箭头

检查字段是否为唯一的数据字段只有在向报表中添加了两个或多个数据字段后,带有下拉箭头的数据字段才会显示。

检查字段是否位于 OLAP 维中在基于OLAP源数据的报表中,只有当字段是维中的最顶层的字段时,在行和列区域中的维字段在字段按钮中才具有箭头字段箭头。可以使用字段中的箭头在整个维中显示或隐藏不同级别的明细数据。

检查较高级别是否被隐藏如果维的较高级别处于隐藏状态,则最顶层字段也将隐藏,且显示的字段都没有箭头字段箭头。用鼠标右键单击维中的任意字段按钮,再单击快捷菜单上的“显示级别”。

某个字段的下拉箭头无效

在“数据透视表”工具栏上,单击“始终显示项目”按钮图像。如果不想使用该功能,则请将字段拖动到数据区域中。当数据区域中有字段时,则报表中的所有字段的下拉箭头都将正常工作。

设置报表的格式和自定义报表

当刷新或更改版式时,设置的格式消失

检查保留的设置单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”,再单击“表选项”,确认已选中“保留格式”复选框。

单元格边框未保留当更改版式或刷新报表时,Microsoft Excel 并不会保留单元格的边框。

条件格式失效如果试图对数据透视表中的单元格应用条件格式,则可能会导致无法预料的结果。

自动套用格式更改了版式

撤销自动套用格式请尝试单击“撤消”按钮图像。如果是在最近将报表更改为缩进格式的,则用户有可能将该报表恢复为以前的格式和版式。

移动字段某些自动套用格式会将报表中的列字段更改为行字段,并且其他自动套用格式会将单个行字段更改为某个列字段。请将字段拖回到原来的位置上。

数字格式与源数据不匹配

Microsoft Excel 没有使用数据透视表中 Excel 源数据的数字格式。默认情况下,显示的数字中不包含小数位和千位分隔符,并且负数含有负号。

若要更改该设置,请用鼠标右键单击数据区域中的某个单元格,单击“字段设置”,再单击“数字”,然后单击所需的类别和选项。对数据区域中的每个字段重复上述操作。

重命名的数字型数据项没有进行格式设置或正确的排序

默认情况下,数据透视表字段中的数字型数据项设置的格式与源数据的类型相匹配。例如,名为 2.0 的数据项将会获得数字格式。如果对数据透视表的数字型数据项重新命名,那么即使该数据项含有数字,它仍会被设置成文本格式。因为 Microsoft Excel 对文本和数字分别进行排序,所以重命名的数字型数据项将不再与其他数字一起进行排序。

通过将文本项拖到新位置,可以手工对其进行重新排序。

所要查看的功能丢失

报表可能基于的是OLAP源数据。例如,OLAP 数据库按各数据字段,而不是按数据透视表的设置来提供不同的汇总函数。

若要确定某个报表是否基于 OLAP 源数据,请检查“数据透视表列表”窗口。如果字段列表具有维字段图标数据字段图标图标,则报表包含 OLAP 源数据。

已选定的属性字段没有显示

将字段移到行区域在列字段中,只有对最低级别的明细数据(而不是报表中其他级别的明细数据),才显示属性字段。而在行字段中,可以显示所有级别的明细数据的属性字段。

检查为字段设置的版式双击正显示属性字段的字段,单击“布局”,确认已选中“以大纲形式显示项目”。

确认含有属性字段的级别已显示属性字段与维字段的特定级别相关联。用鼠标右键单击某个字段,如果快捷菜单上出现“显示级别”,则表明其级别已被隐藏。单击“显示级别”使其重新显示。单击其他字段,再单击“显示级别”按钮图像以显示其他字段的级别。

确认多维数据集含有可用于属性字段的数据与 OLAP 服务器管理员核实,以确认数据可用于选定的属性字段。

检索和刷新数据

消息显示“数据透视表无效”

刷新报表对于某些源数据类型,在第一次尝试使用另存为网页的报表时,如果源字段包含多个类型的数据,例如文本和数字,则将会显示该消息。请单击“刷新数据”按钮图像

检查源数据区域如果报表基于的是工作表中的数据,请确保源数据未被删除。如果源数据来自命名区域,且在创建报表时,用此名称来指定了源数据,则请确保该名称没有从源工作簿中删除。

检查外部数据源对于基于外部数据的报表,请确保数据库可用,且能够连接到数据库上。

检查可用内存如果打开工作簿时报表无效,请关闭所有文件,并退出任何不需要的程序以增加可用内存,然后再打开工作簿。

在复制报表前等待刷新结束在刷新报表时,请确保在将报表复制或粘贴到其他工作簿之前,刷新已完成,且状态栏显示为“就绪”。

检查文件格式如果打开的报表是在 Excel 97 中创建的,且报表中包含设置为单独检索每项数据的计算字段或页字段,则请确保将报表保存为 Excel 工作簿格式(单击“文件”菜单中的“另存为”,再单击“保存类型”框中的“Microsoft Excel 工作簿”),然后根据需要将工作簿保存为早期的 Excel 格式。

查询正在运行时,无法更改工作表

检查正在编辑的区域是否正处于更新状态之中当查询正在后台运行时,不能对当前正在更新的报表进行更改,或者对基于该报表的任何其他报表进行更改。

等待查询结束,或取消它若要检查查询进程或取消查询,请双击状态栏中的图标图像图标,如果要停止查询,请单击“停止刷新”。

在后台运行查询在“数据透视表”工具栏上,单击“数据透视表”,再单击“表选项”,然后选中“后台查询”复选框。

刷新后数据丢失

设置页字段以查看全部数据在刷新报表之前,请在每个页字段中选择“全部”。

如果页字段中不包含“全部”,则可能是由于页字段被设置为对外部数据的查询每次进行一项,或者也可能是源数据不包含“全部”项的信息。在上述两种情况下,只要选择其他项,就会刷新数据。

检查丢失数据的位置对基于工作表数据的报表,新数据也许添加到了最初指定的源数据区域的外部,或者源数据已经移到了新位置。

  1. 在“数据”菜单上,单击“数据透视表和数据透视图”。

  2. 单击“上一步”。

  3. 更改源数据区域的指定以包含新数据或指定新位置。

  4. 单击“完成”。

检查查询是否正在选择正确的数据对基于外部数据的报表,请在 Microsoft Query 中检查查询,以确保查询检索的是所需的数据。

检查多维数据集或多维数据集文件如果报表基于的是由“OLAP 多维数据集向导”所创建的多维数据集,则请在 Microsoft Query 中打开 .oqy 文件,并检查多维数据集的内容,以确保其包含所需的数据。如果报表基于多维数据集文件,则请按如下操作检查多维数据集文件的内容:在“数据透视表”工具栏上,单击“数据透视表”,再单击“脱机 OLAP”,然后单击“编辑脱机数据文件”。如果报表基于的是 OLAP 服务器数据库中的源数据,请咨询数据库管理员,以查明数据库是否发生了更改。

报表在刷新后看起来完全不同,或者根本就不能刷新

检查源数据库的可用性请确保仍然能连接外部数据库,并且能查看数据。

检查对源数据库的更改如果报表基于的是OLAP源数据,则可能是更改了服务器上多维数据集中的可用数据。有关详细信息,请咨询 OLAP 服务器管理员。

页字段选项不可用。

检查字段类型选定的字段也许不是页字段。这些设置只对页字段有效。

检查外部源数据报表也许不是基于外部数据的。这些设置不可用于基于工作表数据的报表。

检查 OLAP 源数据这些设置不可用于基于OLAP源数据的报表。在基于 OLAP 数据的报表中,字段列表具有维字段图标数据字段图标图标。

检查字段的数据类型页字段设置不可用于备注型字段或包含OLE对象的字段。

检查对参数查询的支持外部数据库的ODBC 驱动程序可能不支持参数查询。这些设置只有在所使用的数据源的驱动程序支持参数查询的情况下才有效。

Microsoft Query 提供的 ODBC 驱动程序都支持参数查询。若要想知道是否有第三方驱动程序支持参数查询,请咨询您的驱动程序厂商。

检查基于其他数据透视表的报表如果基于已有的数据透视表创建其他数据透视表或多个数据透视图,则页字段设置不可用于这些报表。

检查字段是否已进行组合将字段拖动到行或列区域,用鼠标右键单击任意已组合的项,单击“取消组合”,然后将字段拖回到页区域,以使页字段设置可用。

数据源已更改,但报表未更新

单击报表,再单击“数据透视表”工具栏上的“刷新数据”按钮图像

汇总和计算

数据字段正使用 Count,而不是 Sum 作为汇总函数

检查字段中的文本或空白项默认情况下,如果数据字段包含任何文本值或空白单元格,则字段使用 Count汇总函数。请双击字段,并单击“汇总方式”框中的“求和”。

检查 OLAP 源数据在基于OLAP源数据的报表中,可用的汇总函数是由 OLAP 服务器决定的,用户不能在 Microsoft Excel 报表中更改它们。在基于 OLAP 数据的报表中,字段列表具有维字段图标数据字段图标图标。

公式无法按要求进行计算

计算字段和计算项以不同的方式进行计算。计算字段的公式操作的是公式中引用的任何字段的基本数据之和,例如,公式“='订货数量' * 1.2”将每种产品和销售人员的订货量之和乘以 1.2,而不是将每个单独的订货数量乘以 1.2,再将乘积的结果相加。

但是,计算项的公式操作的是单独的记录;计算项公式“='海鲜' * 115%”会将每个单独的海鲜订货量乘以 115%,然后将所得的结果在数据区域中进行汇总。

检查公式确保报表中所有计算字段和计算项的公式是所需要的。若要显示公式列表,请单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”,再指向“公式”,然后单击“列出公式”。

检查计算顺序如果为计算项的单元格创建了多个公式,则应确保公式计算的顺序是正确的,方法是:单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”,指向“公式”,再单击“求解次序”。

无法更改计算字段的汇总函数

不可以更改计算字段的汇总函数。计算字段始终使用 Sum 汇总函数。

在汇总后有星号

星号指出分类汇总和总计包括了字段中所有数据项的值,其中也包括任何隐藏的数据项。

排除汇总中的隐藏项在“数据透视表”工具栏上,单击“在汇总中包含隐藏项”按钮图像

不显示星号如果希望汇总中包括隐藏项,但不显示星号,请单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”,再单击“表选项”,然后清除“用星号 (*) 标注汇总”复选框。

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