Excel 2003完整教程:关于在 Excel 中使用电子邮件和 Outlook 功能

在 Microsoft Excel 内部,可使用电子邮件发送整个工作簿、工作表或数据区域,其中包括图表和数据透视表。可向一组收件人发送单个邮件或传送工作簿,Excel 可帮助用户发送工作簿来进行审阅,并收集和合并批注。

发送和查看电子邮件所需的程序

从 Excel 发送电子邮件若要以附件的形式发送数据,则需要有 Microsoft Outlook、Microsoft Outlook Express、Microsoft Exchange Client 或其他与 Messaging Application Programming Interface (MAPI) 相兼容的 32 位电子邮件程序。请确保 Mapi32.dll 位于 Windows 的 System 文件夹之中。如果要以邮件正文的形式发送 Excel 数据,则需要有 Outlook 2000 或更高版本。

某些自定义选项(例如:消息跟踪和投票),只有在使用了 Microsoft Exchange Server 时才有效。

从 Excel 查看发送的电子邮件?? 若要查看附加的工作簿,收件人需要有 Excel 97 或更高版本。若要查看以邮件正文的形式发送的 Excel 数据,收件人需要有 Web 浏览器或可浏览 HTML 格式的文档的电子邮件程序(例如:Outlook 98 或更高版本)。

决定数据的发送方式

以邮件正文的形式或以附件的形式发送数据如果希望收件人能收到一组数据、一个图表或是一个数据透视表,而不是整个工作簿,则可以邮件正文的形式发送 Excel 数据。这种方式发送的邮件比附加整个工作簿的要小。

如果希望收件人收到可以在 Excel 中打开和编辑的整个工作簿,则可以附件的形式发送数据。可以附件的形式从 Excel 内部或直接从许多电子邮件程序发送工作簿。

如果收件人使用的是 Microsoft Office 97 或早期的版本,则以附件的形式发送数据比较好。如果以邮件正文的形式发送 Excel 数据,则其格式将丢失。

发送数据与传送数据从 Excel 发送数据时,每个收件人都将收到邮件和任何附件的单独副本。

传送数据时,可只以附件的形式发送数据,并且每个收件人将依次收到邮件。如果希望每个收件人可在 Excel 中对工作簿进行更改,并可查看由前面的收件人所做的更改,请使用这种方式。可以启用修订跟踪,允许每个收件人都可查看每个更改都是由哪个用户所做的。传送工作簿后,用户可以跟踪其状态。在最后一个收件人进行更改后,含有所有更改的附加工作簿可又返回到发件人手中。

为了进行传送操作,所有收件人应使用 Microsoft Outlook 作为其电子邮件程序。

发送数据进行审阅如果为了进行审阅和批注,希望在几个用户之间传阅 Excel 数据,并且希望 Excel 帮助跟踪该进程,可以向邮件收件人发送数据进行审阅。发送数据进行审阅的功能类似于使用向导来为您组织操作步骤,确保已启用修订跟踪并帮助您合并每个返回的副本中的修订。

自定义电子邮件

如果 Microsoft Outlook 是所使用的电子邮件程序,并且您正发送(不是传送)Excel 数据,则可设置下面的邮件选项。

重要性和敏感度级别可以设置邮件的重要性级别以表明收件人是否需要立即阅读邮件。如果需要在某个时间之前收到邮件答复,则可以设置标志以提醒收件人响应。还可以将邮件敏感度标记为私有、个人或机密。

安全性级别如果发件人和收件人都使用 Microsoft Exchange Server,则可通过添加数字签名或将邮件加密(编码)来为邮件添加安全保护,这样可确保收件人以外的其他人无法阅读此邮件。

必须从系统管理员处获得安全文件的关键字以密封邮件或为邮件进行数字签名,而收件人必须提供密码才能打开密封的邮件或验证数字签名。

这些安全性功能仅应用于组织内部,并且发件人和收件人都必须使用 Exchange Server。系统管理员也必须在计算机上设置安全性功能。

跟踪选项根据邮件送达或打开时所收到的通知,发件人可跟踪邮件。

送达选项可以设置送达选项以决定送达邮件的方式和时间。

分类若要通过一种共有元素跟踪和组织邮件,可将邮件分类,例如商业、重要客户、个人、礼物或目的/目标。分类允许用户查找、排序、筛选和组合邮件。有关分类的详细信息,请参阅 Outlook 的“帮助”。

将工作簿发布到 Microsoft Exchange 公用文件夹中

如果希望其他用户也能使用工作簿,但又不希望通过电子邮件发送工作簿,则可以将工作簿的副本发布到 Microsoft Exchange公用文件夹中。

在 Microsoft Outlook 中跟踪 Excel 的活动

任务?可使用 Outlook 任务列表来跟踪与 Excel 工作簿有关的任务,包括定期的任务。可将工作簿的任务添加到 Excel 内部的任务列表中。例如,如果要按某一日期来审阅工作簿,则可以在 Excel 中打开工作簿并将审阅任务添加到任务列表中。还可以使用 Outlook 分配必须由他人在工作簿或文件上完成的任务。

记录工作簿的活动?通过使用“Outlook 日记”,可以自动记录所有工作簿的活动,例如,每个工作簿是何时创建或修订的。若要跟踪单个工作簿的活动,可以在“Outlook 日记”中手动记录其活动。

通过联系人链接工作簿可以将任务、工作簿日记条目和工作簿链接到某个联系人上,这样就可以跟踪与该联系人相关的所有项目。例如,如果要按负责人姓名跟踪工作簿,可以将联系人信息链接到工作簿和其他相关项目(如电子邮件和约会)上。有关如何将任务、日记条目和工作簿链接到联系人上的详细信息,请参阅 Outlook 的“帮助”。

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