Excel 2003完整教程:自定义数据透视表的方法

可以自定义数据透视表的外观和内容来得到所需的演示文稿。在新报表中,首先要显示所需数据,然后再对其外观进行设置。

添加和删除字段

单击数据透视表,将出现蓝色拖动区说明、“数据透视表”工具栏和“数据透视表字段列表”窗口,这样就可以开始自定义报表。

若要添加字段,可以将其从字段列表拖到报表目标区域,或者使用“添加到”按钮和字段列表中的下拉框。若要删除字段,可将其拖出报表,或者将其拖回字段列表。删除的字段在字段列表中仍旧可用。

在字段列表中带有图标维字段图标的字段只能用作行、列或页字段,带有图标数据字段图标的字段只能用作数据字段。如果字段中有这些图标,则每个字段只能在报表中使用一次。

只要报表中没有计算项,则在字段中有字段图标图标的情况下,可以使用任何区域中的任何字段,并且可以向数据区域和任一行、列或页面区域添加字段,或者在数据区域中多次显示字段。

直接拖动字段,即可改变其显示顺序,对于多个数据字段,可以使用“数据透视表”菜单上的“顺序”命令。

更改布局

更改数据透视表布局的示例

标注 1单击一个列字段

标注 2将其拖到行区域

标注 3“体育”像“地区”一样成为一个行字段

在移动字段时,它保留了在字段中使用字段箭头箭头或“字段设置”命令所做的多数设置,包括页字段选项和布局设置。例如,如果进行页字段设置并将字段移动到行区域,然后又将字段移回页面区域,那么设置依然有效。

缩进和非缩进格式

可以用与传统的绑定或格式化数据库报表相类似的缩进格式显示数据透视表。在该格式中,每个数据字段的汇总数据将显示在单独的一列中。新的报表以非缩进或交叉制表格式显示,其数据字段值显示在网格中。转换为缩进格式可能会更改报表的布局,并将自动套用格式应用于报表中。

请使用“数据透视表”工具栏上的“设置报告格式”按钮图像选择缩进或非缩进格式。自动套用格式适用于其他工作表区域,而不适用于数据透视表。

缩进格式“报表 1”到“报表 10”的格式为缩进格式。这些格式将报表中的全部列字段移动到行区域中,数据字段移动到行字段的右边, 并且字段名省略了汇总函数名。例如,“Sum of Sales”将变为“Sales”。在应用格式后,与在数据透视表中一样,可以重新排列字段。

手动设置缩进格式如果不想应用自动套用格式,可以将全部列字段移到行区域,双击每一个行字段,单击“布局”,再单击“以大纲形式显示项目”。如果将字段移动到另一个区域,则该设置保持不变,但只有当字段在行区域时,它才以缩进格式显示。

非缩进格式为了使用具有列字段的数据透视表,“传统数据透视表”和“表 1”至“表 10”的格式均为非缩进格式。“表 1”至“表 10”将最左边的行字段移动到列区域。“表 1”至“表 5”及“表 7”在最后的行字段中的每一项后添加一个空行。

字符、单元格和数字格式

可以在数据透视表中更改单元格的格式,例如字体、背景色和对齐方式,其操作方法与其他的工作表单元格一样。也可以将一个数据字段中的单个单元格或所有单元格设置为数字格式。

如果选中了“数据透视表选项”对话框中的“保留格式”复选框,则在刷新报表或更改其布局后,多数格式设置将保留不变。但是,单元格边框将发生变化。

更改错误值和空白单元格的显示如果不希望显示错误值(例如:#REF! 或 #N/A!),也不希望将空白单元格显示为空值,那么可以在数据透视表中为这些单元格指定其他的值。

使用合并单元格默认情况下,外部行和列字段的项标志显示在项组顶部的左边。选中“数据透视表选项”对话框中的“合并标志”复选框,即可水平和垂直居中显示项目。

在项组间添加空行对于外部行字段,可以在每个项或其汇总行之后添加一个空行。

删除格式若要在报表中删除所有字符和单元格的格式,请从“设置报告格式”命令中选择“无”格式。

排序

在新报表中,每一个字段中的项按源数据库中的顺序显示,或者按升序显示。刷新报表将在行尾或列尾放置新的项。

Microsoft Excel 按以下次序进行升序排列:数字、文本、逻辑值、错误值(如 #REF 和 #VALUE)和空白单元格。降序则相反,但空白单元格总排在最后。如果需要诸如 Jan、Feb 和 Mar 等排序次序,则可使用自定义排序次序,还可以定义自己的排序序列。

如果报表中的字段有多个级别,则在排序前可以隐藏较高级别的项,这样就可对低级别的项进行排序。例如,如果显示国家/地区和城市两个级别,城市在每个国家/地区下分别排序,但是如果隐藏了国家/地区级别,则可将不同国家/地区的城市一起排序。

通过单击和拖动项标志,可手动重新排列项。

显示和隐藏明细数据

用于改变报表中显示明细数据量的选项取决于报表基于的源数据的类型。

对于OLAP源数据(其图标在字段列表中为维字段图标数据字段图标),字段可按明细数据的级别进行组织,可以显示和隐藏单个项和整个级别。通常在 OLAP 服务器上计算汇总值,因此不显示数据值的基本明细数据记录。然而,数据库可能有其他的可用信息,这些信息称为属性字段,可以显示或隐藏。例如,如果数据库中有一个城市字段,就可能显示每个城市的人口或气候信息。

对于其他类型的源数据(其图标在字段列表中为字段图标), 如果选中该选项,即可显示和隐藏单个项,并可显示数据值和项的基本明细数据记录。不能直接在页字段中选择多个项,但可以临时将字段移动到行或列区域、隐藏一些项,以及将字段移回页面区域,这样(所有的)项就可显示忽略隐藏项的汇总。

对于这两种源数据,可以在字段中自动显示顶部和底部的项,例如,前十个销售报表或五个最廉价的产品。如果为 OLAP 字段设置该显示类型,则只影响在维中的当前级别和较低级别,只有在没有隐藏级别的情况下,设置才依然有效。

对项进行分组

可以使用分组来查看没有特别细化的汇总,例如,按季度而不是按周查看数据。可以对日期、时间或数字以及在报表中选定的项进行分组。对于不同的源数据,会有不同的分组方式。

对于OLAP源数据(其图标在字段列表中为维字段图标数据字段图标),如果选择单个项并对其进行分组时,则字段中的剩余项将会以“其他”这个名称显示在组中。新组和“其他”组成为另一个可以显示或隐藏的明细数据级别,这样仍可显示分组后的单个项。若要在页字段中进行分组,可以先将字段临时移动到行或列区域之后,再进行分组,然后将字段移回页面区域。也可以选取多个页字段项作为合并汇总显示。

对于其他类型的源数据(其图标字段列表中为字段图标),如果选择单个项并对其进行分组,则全部项合并为一个名为“Group 1”(可以重新命名)的新项。无法显单个的项,除非取消分组。添加组可使字段中的其他项不改变。当对某个字段的项进行分组时,就不能再对该字段添加计算项。若要在页字段中对项进行分组,可以先将字段临时移动到行或列区域之后,再进行分组,然后将字段移回页面区域。

汇总、计算和公式

数据透视表和数据透视图提供了多种计算方式。数据字段用汇总函数来合并基本源数据中的数值。还可用自定义计算比较数据值或添加使用报表元素或其他工作表数据的公式。

数据透视表和数据透视图如何汇总数据

数据透视表源数据示例

源数据

数据区域中的数值可对报表中的基本源数据进行汇总。

数据透视表示例

根据上面的源数据创建的数据透视表

“月份”列字段提供了“三月”和“四月”两个项。“地区”行字段提供了“东部”、“南部”、“西部”和“北部”四个项。“四月”所在列和“北部”所在行交汇处的数值就是“月份”值为“四月”而“地区”值为“北部”的源数据中记录的总销售额。

数据透视图示例

根据上面的数据透视表示例创建的数据透视图

在数据透视图中,“地区”字段是分类字段,它将“北部”、“南部”、“东部”和“西部”项目显示为分类。而“月份”字段是系列字段,它将“三月”、“四月”和“五月”显示为图例中的系列。“求和项:销售额”字段包含代表每个地区每月总收入的数据标志。例如,相应的数据标志将在数值轴上标示出北部地区四月份的总销售额。

数据透视图中的值和计算将影响其相关联的数据透视表中的值和计算,反之亦然。

自定义计算自定义计算显示根据数据区域的其他项或单元格得到的数值。例如,可将“求和项:销售额”数据字段中的数值作为“三月”销售额的百分数显示,或者作为“月份”字段中的项的运行汇总显示。

公式如果汇总函数和自定义计算没有提供所需的结果,则可在计算字段和计算项中创建所需公式。例如,可以对销售年金添加一个带公式的计算项。然后该报表将自动在分类汇总和总计中包含年金值。

源数据类型对计算的影响方式

报表中可用的计算和选项依赖于源数据是来自OLAP数据库还是其他类型的数据库。

OLAP 源数据对于通过 OLAP多维数据集创建的报表而言,OLAP 服务器会在 Microsoft Excel 显示结果之前预先对汇总数值进行计算。因此,不能更改这些值在报表内部的计算方式。也不能更改用来计算数据字段或分类汇总的汇总函数,或添加计算字段或计算项。 如果 OLAP 服务器可提供计算字段(称作计算成员),则可在数据透视表的字段列表中查看这些字段。还可查看任何一个由宏创建的计算字段和计算项(该宏在Visual Basic for Applications中编辑,并存储在工作簿中),但是不能更改这些字段或项。如果需要其他计算类型,请与 OLAP 数据库管理员联系。

源数据的其他类型在根据其他类型的外部数据或工作表数据创建的报表中,Microsoft Excel 使用 Sum 汇总函数计算含有数字数据的数据字段,使用 Count 汇总函数计算含有文本的数据字段。您可以选择其他的汇总函数来进一步分析和自定义数据,如 Average、Max 或 Min 等。通过在字段中创建计算字段或计算项,还可以创建使用报表或其他工作表数据的自定义公式。

汇总中的隐藏项对 OLAP 源数据而言,当计算分类汇总和总计时,可包含或排除隐藏项的数值。对于其他类型的源数据,在默认情况下,已排除了隐藏项的数值,但是可选择是否包括页字段的隐藏项。

公式语法

只能在不是基于OLAP源数据的报表中创建公式。

数据透视图可以使用公式,且其语法与数据透视表中相同。为了在数据透视图中获得最佳效果,请在与其相关联的数据透视表中创建并编辑公式(在该数据透视表中可查看构成数据的单个数值),然后在数据透视图中查看结果。

公式元素像其他工作表公式一样,在为计算字段和计算项创建的公式中,也可以使用运算符和表达式。还可以使用常量并引用报表中的数据,但不能使用单元格引用和定义的名称,也不能使用以单元格引用或定义的名称为参数的工作表函数,还不能使用数组函数。

报表中的名称Microsoft Excel 可提供名称来识别公式中的报表元素。名称由字段和项的名称组成。在下面的例子中,区域 C3:C9 中的数据被命名为“奶制品”。

数据透视表示例

在数据透视图中,字段名称显示在字段按钮中,而项目名称则在每一字段的下拉列表中。不要将这些名称与图表提示中的信息相混淆,它们只用于反映系列和数据点的名称。

示例名为“预测”的计算字段可用如下公式预测未来的订货情况:

=销售额 * 1.2

在“种类”字段中,可以使用如下公式根据“奶制品”的销售情况估计新产品的销售情况:

=奶制品 * 115%

公式对求和汇总进行操作,而不是针对单个记录计算字段中公式的操作对象是公式中任意字段的源数据的和。例如,公式 =销售额 * 1.2 是指将每类产品和区域的销售额的和乘以 1.2,并不是将每笔独立的销售额都乘以 1.2,然后再将所得的乘积结果相加。然而,计算项中公式的操作对象则是独立的记录,例如,计算项公式 =奶制品 * 115% 将“奶制品”的每笔销售额都乘以 115%,然后再将所得乘积在数据区域中相加。

名称中的空格、数字和符号在包含多个字段的名称中,字段可按任何顺序排列。在上面的例子中,单元格区域 C6:D6 可以是“北部四月”或“四月北部”。在包含多个词、数字或符号的名称中可使用单引号。

汇总公式中不能引用汇总(如本例中的“三月份汇总”、“四月份汇总”和“总计”)。

数据项引用中的字段名称可以在对数据项的引用中包含字段名称。数据项的名称必须用中括号括起来,例如“地区[北部]”。当报表中两个不同字段中的两个数据项有同样的名称时,使用这种格式可以避免 #NAME 错误。例如,如果报表中的“种类”字段中有一个叫“肉类”的数据项,“分类”字段中也有一个叫“肉类”的数据项,用“类别[肉类]”和“分类[肉类]”的形式引用数据项可以防止 #NAME 错误。

按位置引用数据项在报表中,可以根据当前排序和数据项显示的位置来引用数据项。“种类[1]”是“奶制品”,而“种类[2]”是“海产品”。当数据项的位置发生变化,或者显示或隐藏不同的数据项时,用这种方式引用的数据项可随之更改。

可用相对位置来引用数据项。该位置是由与其相关的包含公式的计算项决定的。如果“南部”是当前地区,则“地区[-1]”就是“北部”;如果“北部”是当前地区,则“地区[+1]”就是“南部”。例如,计算项可使用公式 =地区[-1] * 3%。如果所给的位置在字段的第一项之前或最后一项之后,则公式将产生 #REF! 错误。

在计算数据项公式中,如果根据绝对或相对位置引用数据项,那么“数据透视表‘排序并列出前 10 个’”或“数据透视表字段高级选项”对话框中的“自动显示前 10 项”和“自动排序选项”下的任何选项都将被重置成“关闭”或“手动”,从而这些选项都将不可用。

使用数据透视图中的公式

在数据透视图中创建公式的方法和规则与在数据透视表中创建公式的方法相同。当您在数据透视图中创建计算字段或计算项时,这些计算会反映在相关联的数据透视表上,反之亦然。为了获得最佳效果,请在相关联的数据透视表(在其中可查看构成数据的单个数值)中为数据透视图创建公式,然后在数据透视图中查看图形化的结果。

例如,下面的数据透视图显示了每个地区各个推销员的销售额:

显示每个地区各个推销员销售额的数据透视图

若要了解销售额增长百分之十后的情况,您可以创建使用下面公式的计算字段:

=销售额 * 110%

计算结果将反映在图表中:

显示每个地区销售额增长百分之十后的数据透视图

若要查看北部地区的销售额减去百分之八的运输费后所得到的独立数据标志,可在“地区”字段中使用以下公式创建一个计算项:

=北部?– (北部 * 8%)

结果如下所示:

具有计算项的数据透视图

但是,在“销售人员”字段中所创建的计算项将显示为图例中所代表的数据系列,同时在图表中显示为每个分类中的数据点。

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