Excel 2003完整教程:关于与 Lotus Notes 一起使用 Excel

Microsoft Excel 有几项支持在 Lotus Notes 文档、表单和视图中使用的功能,包括对 Notes F/X 字段交换和 NotesFlow 的支持。

在 Notes 中的 Excel 数据

在文档和表单中插入工作簿若要在 Lotus Notes 和 Excel 之间进行信息交换,可在 Notes 文档或表单中以嵌入对象的形式插入 Excel 工作簿。在文档中,工作簿以可编辑的RTF 文本域形式作为嵌入对象插入。也可以在创建 Notes 表单时将工作簿作为嵌入对象插入。例如,如果要创建多个包含相同嵌入工作簿的 Notes 文档,那么您可以在创建 Notes 表单时插入嵌入工作簿。这样,每个通过该表单所创建的新 Notes 文档或新表单中都会包含该嵌入工作簿。

将 Excel 数据导入到文档或表单中若要在文档或表单中包含来自工作簿的数据,可导入这些数据。在将 Excel 数据导入到文档或表单中时,只是将数据复制到文档或表单中。而工作簿并不包含在文档或表单中,并与提供数据的原工作簿之间没有链接。

具有 Notes 字段交换的 Excel 数据

注释如果要使用 Notes 文档中的 Notes 字段交换,那么该文档中必须包含用于交换信息的 Notes/FX 字段。字段不能插入到 Notes 文档中,它只能插入到 Notes 表单中。当您向含有嵌入工作簿的表单中添加 Notes/FX 字段后,每个通过该表单创建的新 Notes 文档或新表单就都可以进行 Notes/FX 字段交换了。

字段和属性彼此相对应某些属性是单向的:即在嵌入工作簿中所做的更改将反映到 Notes 的字段上,而在 Notes 的字段上所做的更改则不能反映到嵌入工作簿中。例如,Excel 工作簿的文件属性“创建时间”就是一个单向字段,它与 Notes 的“创建日期”字段相对应。Excel 中“创建时间”属性的更改会自动在 Notes 文档的“创建日期”字段中出现;但是,对 Notes 文档中“创建日期”字段的更改并不会影响 Excel 中的“创建时间”属性。

与双向字段对应的其他属性:即在 Excel 工作簿中所做的更改将反映到 Notes 字段中,并且在 Notes 字段中所做的更改也将反映到 Excel 工作簿中。当您打开或激活工作簿时,双向字段会在嵌入工作簿中被更新;当关闭工作簿然后返回 Notes 文档中时,双向字段就会在 Notes 文档中被更新。例如,“标题”就是一个双向字段。当您更改 Excel 工作簿的“标题”文件属性时,Notes 文档中的“标题”字段也会相应更改。而当您在 Notes 文档中更改了“标题”字段后,其变化也会出现在 Excel 工作簿的文件属性中。与自定义的工作簿文件属性相对应的字段也是双向字段。

可用于视图中的自定义文件属性在 Excel 中,可创建链接到命名单元格区域的自定义文件属性。然后在 Notes 中创建相对应的字段,以使命名区域的内容显示在您的视图中。

Excel 工作簿中的“NotesFlow 操作”菜单

Lotus NotesFlow 是一组工作流程功能,它允许 Lotus Notes 数据库与其他应用程序(例如,Microsoft Excel、Word 和 PowerPoint)之间进行直接的数据交换。可使用 NotesFlow 来传送窗体、发送提醒、请求和程序核准以及运行预定好的批处理过程。

当 Excel 正在运行 NotesFlow 时,Excel 的“窗口”菜单的左边将显示“操作”菜单。“操作”菜单将每个有效操作以命令的方式显示。在“操作”菜单中有效的命令取决于 Lotus Notes 表单的设计。在 Lotus Notes 中设计使用 NotesFlow 功能的窗体的同时,就等同于发布了在其他支持 NotesFlow 功能的应用程序中可用的有效操作。

Lotus NotesFlow 功能要求 Lotus Notes 4.0 或更高版本。有关如何使用 Lotus NotesFlow 功能的详细信息,请参阅 Lotus Notes 有关文件。

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