Excel 2003完整教程:关于工作表和工作簿保护

Microsoft Excel 提供了多层保护来控制可访问和更改 Excel 数据的用户。

注释Microsoft Excel 中与隐藏数据和使用密码保护工作表和工作簿有关的功能并不是为数据安全机制或保护 Excel 中的机密信息而设计的。您可使用这些功能隐藏可能干扰某些用户的数据或公式,从而使信息显示更为清晰。这些功能还有助于防止其他用户对数据进行不必要的更改。Excel 不会对工作簿中隐藏或锁定的数据进行加密。只要用户具有访问权限,并花费足够的时间,即可获取并修改工作簿中的所有数据。若要防止修改数据和保护机密信息,请将包含这些信息的所有 Excel 文件存储到只有授权用户才可访问的位置,并限制这些文件的访问权限。

工作表保护可对工作表上的各元素(例如,含有公式的单元格)进行保护,以禁止所有用户访问,也可允许个别用户对指定的区域进行访问。

工作簿级保护可对工作簿中的各元素应用保护,还可保护工作簿文件不被查看和更改。如果工作簿已共享,可以防止其恢复为独占使用,并防止删除修订记录。

保护工作表元素

针对所有用户对工作表元素进行保护可以防止用户插入、删除行和列以及对其进行格式设置,还可防止用户更改锁定单元格的内容,同时还可防止将光标移动到锁定的单元格上或是解除锁定的单元格上。

默认状态下,工作表中的所有单元格都会被锁定。在对工作表进行保护前,可以按两种方式对用户输入和更改数据的单元格解除锁定。若要为所有用户解除单元格的锁定,可使用“单元格格式”对话框中的“保护”选项卡。若要为指定的用户解除单元格的锁定,可使用“允许用户编辑区域”对话框。在该对话框中指定并且没有添加指定密码的区域,对于所有用户都是解除锁定的。只有在对工作表进行保护后,仍保留锁定的单元格才将受到保护。

其他一些可限制所有用户访问的工作表功能和元素包括:超链接、排序、自动筛选、数据透视表、图形对象和方案。这些保护可应用于所用用户和整张工作表,而不是个别用户或数据区域。

对于图表工作表,可保护图表的内容不被更改,还可对工作表中的任何图形对象(例如文本框)进行保护,以免被更改或删除。每当更改图表的源数据时,受保护的图表工作表也将随之被更新。

允许特定的用户访问受保护的区域如果有 Windows 2000 操作系统,则可允许特定的用户对特定的单元格或单元格区域进行编辑。即使单元格已被锁定,允许访问的用户仍可对其进行编辑。只有在工作表受到保护后,用户的访问限制才生效。

在“区域访问权限”对话框中指定的用户不必输入密码即可自动对区域进行编辑。而其他用户则被提示输入密码,输入了密码的用户才可对区域进行编辑。如果单元格属于多个区域,则只有授权对任何区域都可进行编辑的用户才能对单元格进行编辑。如果用户试图同时编辑多个单元格,并且已被授权编辑某些单元格而不是所有这些单元格,那么用户将被提示逐个选定并编辑单元格。

保护工作簿元素和文件

保护工作簿元素可防止用户添加或删除工作表,或是显示隐藏的工作表。同时还可防止用户更改已设置的工作簿显示窗口的大小或位置。这些保护可应用于整个工作簿。

若要隐藏整个工作簿,以使用户看不到该工作簿但却可访问其内容,例如宏,请使用“窗口”菜单上的“隐藏”,然后保存隐藏的工作簿。

保护共享的工作簿可保护共享的工作簿,以使用户不能将其恢复为独占使用,或是删除修订记录日志。如果希望使用密码来取消这类保护,则必须在共享工作簿之前应用保护。应用保护将会自动启用共享。取消这些功能的保护将会关闭共享,并删除所有已保存的修订记录。

此外,还可选择不需要密码就可保护共享和修订记录。可在工作簿已共享时,应用这种保护,以后若取消保护则不会关闭共享或删除修订记录。

保护工作簿文件不被查看和编辑可通过要求密码来查看或保存对文件的修订,以限制哪些用户才可打开并使用工作簿文件中的数据。可设置两个不同的密码,一个为用户必须输入才可打开和查看文件,另一个则是在用户要编辑和保存对文件所做的更改时,需要输入的密码。这些密码可应用于工作簿文件,与“保护工作簿”对话框提供的保护不同。

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