Excel 2003完整教程:关于发布列表

当您在 Microsoft Excel 中创建列表时,可对发布列表的选项进行设置,以便其他人可查看甚至编辑列表数据。通过将列表发布到运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器上,可共享列表中的信息。另外,在将列表发布到 SharePoint 网站时,可选择将列表与服务器进行链接。此链接可使列表数据在 Excel 和 Windows SharePoint Services 之间保持同步。

如果选择发布列表,则必须取得在运行 Windows SharePoint Services 的服务器上创建列表的权限。

列表中的公式

SharePoint 列表使用计算值而不是 Excel 中所使用的公式。如果将一个包含公式的列表与 SharePoint 列表进行链接,Excel 中的现有公式会在发布和同步期间转换成计算值。同样,如果用户在链接的 SharePoint 列表中创建计算列,您将在 Excel 中的列表列中看到单元格中的公式。该列在 Excel 中为只读。

Windows SharePoint Services 所支持的数据类型

在将列表发布到 SharePoint 网站时,每一列的数据类型将在 SharePoint 列表中指定为以下数据类型之一:

在发布列表时,可在“发布列表到 SharePoint 网站”向导的步骤 2 中决定每一列的数据类型。Excel 会尝试确定列中的每一个数据单元格的正确数据类型。如果列中的所有单元格具有相同的数据类型,只要 Windows SharePoint Services 支持该数据类型,Excel 将为该列创建此数据类型。如果列中的单元格具有不同的数据类型或数字格式,则 Excel 会应用一个适合列中的所有单元格的数据类型。例如,如果列中包含数字和文本,则 SharePoint 列表中的数据类型将是文本。

如果要自己决定结果数据类型,可取消向导并确保列中的所有单元格具有相同的数据类型。然后再次运行向导,只要 SharePoint 列表支持该数据类型,向导将对 SharePoint 列表中的列应用该数据类型。

对链接列表进行数据类型验证

对于链接到 SharePoint 网站的列表,Excel 将识别为每列所指定的数据类型,并根据类型对数据进行验证。为提高 SharePoint 列表数据的完整性,Excel 会强制使在链接列表中所输入的数据具有一致的数据类型。

例如,如果试图在包含数字(标题行除外)的列中输入文本,则输入数据操作会被禁止并显示原因。 Excel 还提供查错智能标记用于在查错功能发现无效数据时说明不匹配的数据类型。 除了大多数错误相关智能标记提供的标准错误处理,“数据有效性验证”智能标记还提供“显示类型信息”命令。单击此命令会显示一个对话框,该对话框中包含与正在编辑的列表中的列相关的数据类型信息。

当本地列表中的单元格包含无效数据时,如果试图同步链接列表,则 Excel 将显示该列的数据类型信息。 在同步列表之前必须解决数据有效性验证错误。

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