Excel 2003完整教程:关于导入数据

通过导入数据,可以不必重复键入要在 Microsoft Excel 中进行分析的数据。也可以在每次更新数据库时,自动通过原始源数据库中的数据来更新 Excel 报表和汇总数据。

导入数据

导入数据库和文件中的数据

通过指向“数据”菜单上的“导入外部数据”,单击“导入数据”,然后在“选取数据源”对话框中选取所需数据,可将大多数数据源中的数据导入 Excel。

单击“选取数据源”对话框中的“新建源”可获得“数据连接向导”,利用该向导可以从外部数据连接而不是“选取数据源”对话框中导入数据。这些源可能包括 OLE DB 数据源(包括 OLAP 多维数据集和 exchange 服务器)以及系统管理员提供的任何数据源。不能在“数据连接向导”中筛选或连接数据。

用“数据连接向导”导入数据时,OLE DB 提供程序使用默认的连接方法。可以在 Internet Explorer 中打开并查看作为结果的 .odc(office 数据连接)文件,并且如果该文件没有指向 OLAP 数据源,则可以在 Excel、“记事本”和其他 Microsoft Office 应用程序中进行编辑。

“数据连接向导”还提供对“数据检索服务”数据源的访问。数据检索服务是一种安装于 Windows SharePoint Services 中的 Web 服务,可连接到数据检索服务并检索数据。若要使用数据检索服务,需要使用客户端应用程序(例如 Excel)通过HTTP向 Windows SharePoint Services 中的数据检索服务发送查询请求。数据检索服务将该请求发送到数据源,然后将返回的数据以 XML 格式传送回客户端应用程序。在 Excel 中从数据检索服务导入数据将自动在工作表中创建一个数据绑定 XML 列表,可使用“数据”菜单的“XML”子菜单或“XML 和列表”工具栏上的命令刷新数据、编辑查询或设置与 XML 列表有关的 XML 映射属性。

Windows SharePoint Services 默认安装提供连接到 SharePoint 列表中的数据的数据检索服务。SharePoint 网站管理员可安装 Microsoft Office Web 部件和组件以添加 Microsoft SQL Server 和“Microsoft 企业解决方案”等其他数据检索服务。可从Microsoft Office Online 上的下载内容中下载 Microsoft Office Web 部件和组件安装程序。

注释若要将外部数据导入 Microsoft Excel,则必须访问此数据。如果要访问的外部数据源不在本地计算机上,则可能需要与数据库管理员联系以获取密码、用户权限和其他连接信息。

用 Microsoft Query 导入数据

多数情况下,通过使用上面介绍的“导入数据”命令可以导入数据。只有在执行下列特殊的查询任务时,才可以使用 Query 或其他程序:

Microsoft Query 提供了一个易于在 Excel 中使用的简单前端,它用于执行这些特殊查询任务。

可使用 Query 建立 ODBC 数据源以检索数据。在 Query 中,可以使用“查询向导”创建简单的查询,也可以利用 Query 中的高级条件创建更复杂的查询。可以通过 Excel 使用 Query,也可以在“数据透视表和数据透视图向导”中创建查询。

Query 还可以与动态数据交换 (DDE)一起使用。有关 DDE 的详细信息,请参阅 Query 的“帮助”。

若要用 Query 导入数据,则必须首先:

有关详细信息,请参阅 Query 的“帮助”。

从网站中导入数据

通过指向“数据”菜单上的“导入外部数据”,并单击“新建 Web 查询”,可导入来自网页的数据。必须通过公司的 Intranet 或计算机上的调制解调器或网络访问万维网,也可对本地 HTML 或 XML 源进行查询。

用 Visual Basic for Applications (VBA) 导入数据

可以使用Visual Basic for Applications宏访问外部数据源。

根据数据源,可以使用ActiveX 数据对象或数据访问对象 (DAO)来使用 VBA 检索数据。

如果要使用 Excel 5.0 或其更早版本创建的宏,请单击“工具”菜单中的“加载宏”,并确保选中了“ODBC 加载宏”复选框。

有关创建 Visual Basic for Applications 宏的详细信息,请参阅“Visual Basic 帮助”。

注释当录制含有查询的宏时,即使选择了在后台运行宏,Excel 也不能在后台运行。若要更改录制的宏以使它可以在后台运行,请在 Visual Basic 编辑器中修改宏,并将 QueryTable 对象的刷新方法从语句“BackgroundQuery := False”更改为“BackgroundQuery := True”。

刷新数据和命名区域

刷新数据

Excel 提供了多种选项用于刷新导入的数据,包括:打开工作簿时刷新数据以及定期自动刷新数据。在刷新数据时,可继续进行 Excel 中的工作,还可以检查刷新状态。

如果外部数据源需要密码才能访问,那么每次刷新外部数据区域时您可以要求键入密码。

当外部数据区域扩展且返回额外的记录后,Excel 可以在数据区域或相邻列中填充公式,这样它们就能始终位于恰当数据的附近。

还可以选择向工作表添加新数据的方法。

命名外部数据区域

Excel 将按下列方式自动命名外部数据区域:

如果工作表有来自同一个源的多个外部数据区域,则这些区域将编号。例如,MyText、MyText_1、MyText_2 等。

还可以在“数据区域属性”对话框中更改外部数据区域的名称。

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