Excel 2003完整教程:在工作表上输入数据的指导

Microsoft Excel 提供了一系列功能,可以很方便地管理和分析数据。若要利用这些功能,请根据以下指导在工作表中输入数据。

数据结构

将相似项置于同一列在设计数据结构时,应使同一列中的各行具有相似的数据项。

使区域独立在工作表的数据区域与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时,这将有利于 Excel 检测和选择区域。

将关键数据置于区域的顶部或底部避免将关键数据放到区域的左右两侧,因为这些数据在筛选区域时可能会被隐藏。

显示行和列在更改区域之前,请确保隐藏的行或列都显示出来。如果区域中的行和列未显示出来,则数据可能会被意外删除。

数据格式

使用带格式的列标签请在数据区域的第一行中创建列标签。Excel 将使用列标签创建报告并查找和组织数据。对于列标签,请使用与区域中的数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标签之前,请将单元格设置为文本格式。

使用单元格边框如果要将标签和其他数据分开,请使用单元格边框(而不是空行或点划线)在标签行下面插入直线。

避免空行和空列避免在区域中放置空行和空列,以利于 Excel 检测和选择相关数据区域。

不要键入前导空格或尾随空格单元格开头或结尾的多余空格会影响排序与搜索。可以在单元格内缩进文本,而不是键入空格。

扩展数据格式和公式当向数据区域结尾添加新的数据行时,Excel 将扩展一致的格式和公式。前面单元格中必须有五分之三使用相同的格式才能进行扩展。前面的公式必须使用相同的公式才能进行扩展。

列表功能

您可将工作表上的连续单元格区域指定为列表。在创建列表时,列表所定义的数据可被列表外的数据独立操作。在创建列表之后,可使用列表功能快速排序、筛选、汇总或发布列表中包含的数据。

也可使用列表功能分组相关数据,方法是使用单个工作表上的多个列表来组织数据。

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