Excel 2003完整教程:关于数据透视表和数据透视图中的 OLAP 源数据

联机分析处理 (OLAP) 是一种组织大型企业数据库的方法。OLAP 数据库经组织后可适应用户检索和分析数据的方式,从而更易于用户创建所需的报表。

OLAP 数据库的设计目的是为了提高检索数据的速度。因为在创建或更改报表时,OLAP 服务器(而不是 Microsoft Excel)会计算汇总值,这样就只有较少数据送到 Excel 中。此方法使得可以处理的源数据比使用传统数据库组织的数据更多,因为对于传统数据库,Excel 必须先检索所有单个记录后,再计算汇总值。

OLAP 要素

明细数据级别OLAP 数据库会按明细数据级别组织数据,使用与用户分析数据时的相同分类。例如,某个销售信息的数据库可能由多个字段组成,分别标识国家/地区、地区、城市和每个销售点。在 OLAP 数据库中,这种信息可以按明细数据级别从低到高组织如下:

地理维中的级别

地理维中的级别

这种组织方法使得数据透视表和数据透视图更加容易显示较高级别的汇总数据(例如:整个国家/地区或地区的总销售额),而且也更容易显示出销售情况好或坏的不同地点的明细数据。

维和多维数据集包含数据某个方面的一组级别(例如:地理位置)称为维。这样,有关销售时间的信息就可以组织在具有年、季度、月和日级别的时间维中。OLAP 数据库称为多维数据集,因为它们将汇总数据(例如:销售或库存数)与多个维(例如:时间、地理和生产线)结合了起来。

Microsoft Excel 中的 OLAP 功能

检索 OLAP 数据可以像连接其他外部数据源一样连接到 OLAP数据源中。也可以使用由 Microsoft SQL Server OLAP Services(Microsoft OLAP 服务器产品)创建的数据库。Excel 还可以使用与 OLE-DB for OLAP 相兼容的第三方 OLAP 产品。

只能以数据透视表或数据透视图的形式显示 OLAP 数据,而不能以外部数据区域的形式来显示。可以将 OLAP 数据透视表和数据透视图保存在报表模板中,还可创建“Office 数据连接”(.odc) 文件以连接到 OLAP 数据库,并为 OLAP查询创建查询文件 (.oqy)。在打开 .odc 或 .oqy 文件时,Excel 将显示空白数据透视表,用户可在其上设置版式。

创建脱机时使用的多维数据集文件可以使用“脱机多维数据集向导”来创建具有 OLAP 服务器数据库的数据子集的文件。脱机多维数据集文件使得用户可以在未连接上网络的情况下使用 OLAP 数据。只有在使用支持创建多维数据集文件的OLAP 提供程序(例如:Microsoft SQL Server OLAP Services)时,才可以创建多维数据集文件。

通过关系数据库创建多维数据集此外,“OLAP 多维数据集向导”允许用户将从关系数据库(例如:Microsoft SQL Server)中查询的数据组织到 OLAP 多维数据集中。该向导可从 Microsoft Query(可通过 Excel 来访问)中获取。多维数据集使得用户可以在数据透视表或数据透视图中处理以前所不能处理的大量数据,此外,还可以加速数据的检索。

访问 OLAP 所需的软件组件

OLAP 提供程序?若要为 Microsoft Excel 建立 OLAP数据源,需要下列OLAP 提供程序之一:

服务器数据库和多维数据集文件Excel OLAP 客户软件支持对两种类型的 OLAP 数据库的连接。如果网络中有可用的 OLAP 服务器数据库,则可以直接从中检索源数据。如果有包含 OLAP 数据的脱机多维数据集文件或有多维数据集定义文件,则可以连接到该文件并从中检索源数据。

数据源通过数据源,用户可访问 OLAP 数据库或脱机多维数据集文件中的所有数据。在创建了 OLAP 数据源后,就可以使报表以该数据源为基础,并且以数据透视表或数据透视图的形式将 OLAP 数据返回到 Excel。在使用“数据透视表和数据透视图向导”创建新报表时,可创建数据源;也可以在 Microsoft Query 中创建数据源,并在 Excel 中用其来创建报表。

Microsoft QueryMicrosoft Query 是一个可选的 Microsoft Office 组件,用户可通过 Excel 来安装和访问。可使用 Query 来检索外部数据库(例如,Microsoft SQL 或 Microsoft Access)中的数据。若要检索已连接到多维数据集文件的 OLAP 数据透视表中的数据,则无须使用 Query。

基于 OLAP 源数据的报表在功能上的不同

如果使用的数据透视表和数据透视图既有基于 OLAP源数据,又有基于其他类型的源数据,则可注意到某些功能上的差异。

数据的检索每次更改报表的版式时,OLAP 服务器就将新的数据返回到 Microsoft Excel。而基于其他类型的外部源数据的报表,则将同时查询所有源数据,或者可设置某些选项,使得只在显示不同的页字段项时,才进行查询。这种报表还具有刷新报表的多种不同的选项。

在基于 OLAP 源数据的报表中,页字段设置无效,后台查询无效,并且内存的优化设置也无效。

字段类型对于 OLAP 源数据,字段列表中的维字段具有维字段图标图标,并且只可用于行(系列)、列(分类)或页字段中。带数据字段图标图标的字段只能用在数据字段中。对于其他类型的源数据,所有字段都含有字段图标图标,并可用于报表的任何部分。

重命名字段和项对于 OLAP 源数据,重命名的隐藏字段和项在重新显示时,将恢复为原来的名称。而对其他类型的源数据,在这种情况下,重命名的字段和项将保留其新名称。

访问明细数据对于 OLAP 源数据,服务器将确定什么级别的明细数据可用,并可进行汇总值计算,因此构成汇总值的明细数据记录通常是不可用的,并且不能显示没有数据的项。但是,服务器也可能提供可以显示的属性字段。其他类型的源数据没有属性字段,但可以显示数据字段数值和项的基本明细数据,也可显示没有数据的项。

OLAP 页字段可能没有“全部”项,“分页显示”命令无效。

初始的排序顺序对于 OLAP 源数据,项最初是按 OLAP 服务器返回的顺序来显示。然后可对项进行排序或手动调整。对于其他类型的源数据,在新报表中第一次显示时,是按项的名称进行升序排序。

计算OLAP 服务器直接为报表提供汇总值,因此,用户不可更改数据字段的汇总函数。对于其他类型的数据源,可更改数据字段的汇总函数,并可为相同的数据字段应用多个汇总函数。

OLAP 和其他类型的源数据都支持自定义计算。

在基于 OLAP 源数据的报表中,不能创建计算字段或计算项。

分类汇总在基于 OLAP 源数据的报表中,不能更改分类汇总的汇总函数,而且不能显示内部行或列字段的分类汇总。基于其他源数据类型的报表,则可更改分类汇总函数,并可显示或隐藏所有行和列字段的分类汇总。

对 OLAP 源数据而言,当计算分类汇总和总计时,可包含或排除隐藏项。对其他类型的源数据,可在分类汇总中包含隐藏的页字段,但是,默认情况下,将排除其他字段中的隐藏项。

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