Excel 2003完整教程:关于分级显示工作表

分级显示的列表

Microsoft Excel 可创建数据分级显示,用鼠标单击即可显示和隐藏明细数据的级别。单击分级显示符号1 2 3加减可迅速地只显示那些为工作表中各部分提供汇总或标题的行或列,或者可使用分级显示符号来查看单个汇总和标题下的明细数据。

准备要进行分级显示的数据

要分级显示的数据应位于区域中,其中第一行的每一列都有列标,同一列中包含相似的数据,区域中没有空行和空列。

在分级显示前,可能需要将数据进行排序以便将同一组中的行放在一起。在上文的示例中,区域是根据地区以及月份排序的,因此“东部”地区中三月份和四月份的明细数据行被分在了一起,而“西部”地区中每月的明细数据行也被分在了一起。

在每组明细数据行的上方或下方将显示汇总行。为了获得最佳效果,汇总行应包含引用每个明细数据行中单元格的公式。在示例中,每月和每个地区的明细数据下方都有一个汇总行。例如,第 14 行的数据是第 11 行到第 13 行的销售额的汇总。也可分级显示包含描述性文本或其他数据的汇总行中的数据。

若要分级显示列而不是行,请确保区域的第一列有列标,并且明细数据列的右边或左边有一个汇总列。

显示和隐藏分级显示数据

分级显示可以具有至多八个级别的明细数据,其中每个内部级别为前面的外部级别提供明细数据。在示例中,包含所有行的汇总的“销售总额”行为第一级别。包含每月汇总的行为第二级,销售的明细数据行为第三级。若要只显示某个特殊级别中的行,您可以单击想要查看的级别对应的数字。在示例中,“东部”地区的明细数据行和“西部”地区“四月份”的明细数据行被隐藏,不过可单击加符号来显示这些行。

自动与手动分级显示数据

自动分级显示如果您的汇总数据中使用了包含诸如 SUM函数的公式,那么 Excel 可以像示例中一样自动地分级显示数据。汇总数据必须与明细数据相邻。

如果将自动分类汇总插入按行组织的区域中,则 Excel 将同时自动分级显示工作表,以便能够显示或隐藏所需的任何明细数据。

手动分级显示如果没有对数据进行组织,那么 Excel 就不能自动对其分级显示,但您可手动创建分级显示。例如,如果汇总数据行或列包含数值或描述性文本,而不是公式,则需要手动分级显示数据。

用样式自定义分级显示

无论是在创建分级显示时还是创建后,均可对其应用自动样式。对于分级显示的行,Excel 使用诸如 RowLevel_1 和 RowLevel_2 uses 这样的样式。对于分级显示的列,Excel 使用诸如 ColLevel_1 和 ColLevel_2.uses 这样的样式。样式使用粗体、斜体或其他文本格式来区分数据中的汇总行。通过更改这些样式的定义方式,可应用不同的文本和单元格格式来自定义分级形式的外观。还可使用自动套用格式来设置分级显示数据的格式。

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