Excel 2003完整教程:查找和更正公式中的错误

公式中的错误不仅使计算结果出错,而且会产生某些意外结果。下面的工具可帮助您查找和更正错误。

更正错误值,如 #NAME?

如果公式不能正确计算出结果,Microsoft Excel 将显示一个错误值。出错原因不同,其解决方法也不同。

#####

当列不够宽,或者使用了负的日期或负的时间时,出现错误。

检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

列宽不足以显示包含的内容

增加列宽选择该列,指向“格式”菜单上的“列”,再单击“列宽”,然后输入一个数字。

缩小字体填充选择该列,然后在“格式”菜单上,单击“单元格”,再单击“对齐”选项卡,然后选中“缩小字体填充”复选框。

应用不同的数字格式在某些情况下,可以更改单元格中数字的格式,使其适合现有单元格的宽度。例如,可以减少小数点后的小数位数。

日期和时间均为负数

#VALUE!

当使用的参数或操作数类型错误时,出现这种错误。

  1. 单击显示错误的单元格,再单击出现按钮图像的按钮,然后,如果出现“追踪错误”,则单击它。

  2. 检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

当公式需要数字或逻辑值(例如 TRUE 或 FALSE)时,却输入了文本

Microsoft Excel 无法将文本转换为正确的数据类型。确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如,如果单元格 A5 中包含数字且单元格 A6 中包含文本“Not available”,则公式 =A5+A6 将返回错误值 #VALUE!。

输入或编辑了数组公式,然后按了 Enter

选定包含数组公式的单元格或单元格区域,按 F2 编辑公式,然后按 Ctrl+Shift+Enter。

将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入

确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

为需要单个值(而不是区域)的运算符或函数提供了区域

在某个矩阵工作表函数中使用了无效的矩阵

确认矩阵的维数对矩阵参数是正确的。

运行的宏程序所输入的函数返回 VALUE!

确认函数没有使用不正确的参数。

#DIV/0!

当数字被零 (0) 除时,出现错误。

  1. 单击显示错误的单元格,再单击出现按钮图像的按钮,然后,如果出现“追踪错误”,则单击它。

  2. 检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

输入的公式中包含明显的被零除 (0),例如 =5/0

将除数更改为非零值。

使用对空白单元格或包含零的单元格的引用作除数

注释如果操作数是一个空白单元格,则 Microsoft Excel 将其解释为零。

运行的宏程序中包含有返回 #DIV/O! 的函数或公式

确认函数或公式中的除数不为零或不是空值。

#NAME?

当 Microsoft Excel 未识别公式中的文本时,出现错误。

  1. 单击显示错误的单元格,再单击出现按钮图像的按钮,然后,如果出现“追踪错误”,则单击它。

  2. 检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

使用“分析工具库”加载宏部分的函数,而没有装载加载宏

安装和加载“分析工具库”加载宏。

操作方法

  1. 在“工具”菜单上,单击“加载宏”。

  2. 在“当前加载宏”列表中,选中“分析工具库”框,再单击“确定”。

  3. 如果必要,请按安装程序中的指示进行操作。

正在使用不存在的名称

确保使用的名称存在。在“插入”菜单上,指向“名称”,再单击“定义”。如果所需名称没有被列出,请使用“定义”命令添加相应的名称。

名称拼写错误

更正拼写。在编辑栏编辑栏上选中名称,按 F3,单击所需名称,再单击“确定”。

在公式中使用了禁止使用的标志

在公式中使用标志。在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“重新计算”选项卡。在“工作簿选项”下,选中“接受公式标志”复选框。

函数名称拼写错误

更正拼写。单击“插入”菜单上的“函数”可将正确的函数名称插入到公式中。

在公式中输入文本时没有使用双引号。

Excel 将其解释为名称,而不会理会您准备将其用作文本的初衷。

将公式中的文本用双引号括起来。例如,下列公式将文本“The total amount is”与单元格 B50 中的值连接起来:

="The total amount is "&B50

漏掉了区域引用中的冒号 (:)

请确保公式中的所有区域引用都使用了冒号 (:)。例如,SUM(A1:C10)。

引用了其他未包含在单引号中的工作表

如果公式中引用了其他工作表或工作簿中的值或单元格,且那些工作簿或工作表的名字中包含非字母字符或空格,那么您必须用单引号 (') 将这个字符括起来。

#N/A

当数值对函数或公式不可用时,出现错误。

  1. 单击显示错误的单元格,再单击出现按钮图像的按钮,然后,如果出现“追踪错误”,则单击它。

  2. 检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

遗漏数据,取而代之的是 #N/A 或 NA()

用新数据取代 #N/A。

注释可以在数据还不可用的单元格中输入#N/A。公式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回 #N/A。

为 HLOOKUP、LOOKUP、MATCH 或 VLOOKUP 工作表函数的 lookup_value 参数赋予了不适当的值

请确保 lookup_value参数值的类型正确。例如,应该引用值或单元格,而不应引用区域。

在未排序的数据表中,使用 VLOOKUP、HLOOKUP 或 MATCH 工作表函数来定位值

在默认情况下,使用这些函数在其中查找信息的数据表必须按升序排序。但是 VLOOKUP 和 HLOOKUP 工作表函数还包含一个 range_lookup参数,允许函数在没有排序的数据表中查找完全匹配的值。若要查找完全匹配值,请将 range_lookup 参数设置为 FALSE。

MATCH 工作表函数包含 match_type 参数,该参数指定被排序列表的顺序以查找匹配结果。如果函数找不到匹配结果,请更改 match_type 参数。若要查找完全匹配的结果,请将 match_type 参数设置为 0。

数组公式中使用的参数的行数或列数与包含数组公式的区域的行数或列数不一致

如果要在多个单元格中输入数组公式,请确认被公式引用的区域与数组公式占用的区域具有相同的行数和列数,或者减少包含数组公式的单元格。例如,如果数组公式被输入到 15 个行高的区域中 (C1:C15),但是公式引用了 10 个行高的区域 (A1:A10),则在区域 C11:C15 中将显示 #N/A。若要更正这个错误,请将公式输入到较小的区域中(例如 C1:C10),或者更改公式引用的区域,使之与公式所在的区域具有相同的行数(例如 A1:A15)。

内部函数或自定义工作表函数中缺少一个或多个必要参数

在函数中输入全部参数。

使用的自定义工作表函数不可用

确认包含此工作表函数的工作簿已经打开并且函数工作正常。

运行的宏程序所输入的函数返回 #N/A

确认函数中的参数正确,并且位于正确的位置。

#REF!

当单元格引用无效时,出现这种错误。

  1. 单击显示错误的单元格,再单击出现按钮图像的按钮,然后,如果出现“追踪错误”,则单击它。

  2. 检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

删除其他公式所引用的单元格,或将已移动的单元格粘贴到其他公式所引用的单元格上

更改公式,或者在删除或粘贴单元格之后立即单击“撤消”按钮图像以恢复工作表中的单元格。

使用的链接所指向的程序未处于运行状态

启动该程序。

链接到了不可用的动态数据交换 (DDE) 主题,如“系统”

确保使用的是正确的 DDE 主题。

运行的宏程序所输入的函数返回 #REF!

检查函数以确定参数是否引用了无效的单元格或单元格区域。例如,如果宏程序所输入的函数试图引用它上面的单元格,而该函数所在的单元格为工作表的第一行,这时函数将返回 #REF!,因为第一行上面再没有单元格。

#NUM!

公式或函数中使用无效数字值时,出现这种错误。

  1. 单击显示错误的单元格,再单击出现按钮图像的按钮,然后,如果出现“追踪错误”,则单击它。

  2. 检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

在需要数字参数的函数中使用了无法接受的参数

确保函数中使用的参数是数字。例如,即使需要输入的值是 $1,000,也应在公式中输入 1000。

使用了迭代计算的工作表函数,如 IRR 或 RATE,并且函数无法得到有效的结果

为工作表函数使用不同的初始值。

更改 Microsoft Excel 迭代公式的次数。

操作方法

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“重新计算”选项卡。

  2. 选中“迭代计算”复选框。

  3. 若要设置 Microsoft Excel 进行重新计算的最大次数,请在“最多迭代次数”框中键入迭代次数。迭代次数越高,Excel 用于计算工作表的时间越多。

  4. 若要设置两次迭代结果之间可以接受的最大误差,请在“最大误差”框中键入所需的数值。数值越小,结果越精确,Excel 用于计算工作表的时间也越多。

由公式产生的数字太大或太小,Microsoft Excel 不能表示

更改公式,使其结果在-1e3071e307之间。

#NULL!

当指定并不相交的两个区域的交点时,出现这种错误。用空格表示两个引用单元格之间的相交运算符。

  1. 单击显示错误的单元格,再单击出现按钮图像的按钮,然后,如果出现“追踪错误”,则单击它。

  2. 检查可能的原因和解决方法。

可能的原因和解决方法

使用了不正确的区域运算符

区域不相交

更改引用以使其相交

操作方法

当输入或编辑公式时,单元格引用和相应单元格的边框用颜色做了标记。

用颜色标记的单元格引用

用颜色标记的单元格引用

如果用颜色标记的边框的四个角都没有方块,则引用为有名称的区域。

更改不是命名区域的引用

  1. 双击包含要更改公式的单元格,Microsoft Excel 会使用不同的颜色突出显示每个单元格或单元格区域。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 若要将单元格或区域移动到另一个单元格或区域上,请将单元格或区域的用颜色标记的边框拖动到新的单元格或区域上。

    • 若要在引用中包括更多或更少的单元格,请拖动边框的一角。

    • 在公式中,选中引用,并键入新值。

  3. 按 Enter。

更改对命名区域的引用

  1. 请执行下列操作之一:

    • 选中包含公式的单元格区域,在该公式中您想用名称替换引用。

    • 选中单个单元格来将工作表上所有公式中的引用更改为名称。

  2. 在“插入”菜单上,指向“名称”,再单击“应用”。

  3. 在“应用名称”框中,单击一个或多个名称。

监视单元格公式及其结果

在“监视窗口”工具栏上监视单元格及其公式,即使单元格未在视图范围中显示出来。

监视窗口

“监视窗口”工具栏

  1. 选择要监视的单元格。

    若要用公式选择工作表上的所有单元格,请单击“编辑”菜单上的“定位”,再单击“定位条件”,然后单击“公式”。

  2. 在“工具”菜单上,指向“公式审核”菜单,再单击“显示监视窗口”。
  3. 单击“添加监视”按钮图像
  4. 单击“添加”。
  5. 将“监视窗口”工具栏移动到窗口的顶部、底部、左侧或右侧。
  6. 若要更改列的宽度,请拖动列标题右侧的边界。
  7. 若要显示“监视窗口”工具栏中的条目引用的单元格,请双击该条目。

注释包含指向其他工作簿的链接的单元格仅当其他工作簿打开时,才显示在“监视窗口”工具栏上。

按步骤计算嵌套公式

可在公式的计算顺序中查看计算的嵌套公式的不同部分。如下例所示,其中函数 AVERAGE(F2:F5) 的值为 80。

=IF(AVERAGE(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0) 为

=IF(80>50,SUM(G2:G5),0)

  1. 选择要求值的单元格。一次只能计算一个单元格的值。
  2. 在“工具”菜单上,指向“公式审核”菜单,再单击“公式求值”。
  3. 单击“求值”以验证下划线引用的值。计算结果将以斜体显示。

    如果公式的下划线部分是对其他公式的引用,请单击“步入”以在“求值”框中显示其他公式。单击“步出”以返回以前的单元格或公式。

  4. 继续操作,直到公式的每一部分都已求值完毕。
  5. 若要再次查看计算过程,请单击“从新开始”。

    若要结束求值,请单击“关闭”。

注释当引用第二次出现在公式中,或者公式引用了另外一个工作簿中的单元格时,“步入”按钮不可用。

追踪公式和单元格之间的关系

可显示公式的引用单元格和从属单元格。

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“视图”选项卡。
  2. 选中“对象”之下的“全部显示”或“显示占位符”。
  3. 在“工具”菜单上,指向“公式审核”,再单击“显示‘公式审核’工具栏”。
  4. 请执行下列操作之一。

    追踪为公式提供数据的单元格(引用单元格)

    1. 选择需要标识其引用单元格的包含公式的单元格。
    2. 若要显示由活动单元格指向直接为其提供数据的单元格的追踪箭头,请单击“公式审核”工具栏的“追踪引用单元格”按钮图像
    3. 要标识为活动单元格提供数据的下一级单元格,请再次单击“追踪引用单元格”按钮图像

    4. 如果要从距离活动单元格最远端的引用单元格开始,一次取消一级追踪箭头按钮图像,请单击“移去引用单元格追踪箭头”按钮。如果要取消追踪箭头的另一个级别,请再次单击上述按钮。

    跟踪引用特殊单元格(从属单元格)的公式

    1. 选定要标识为从属单元格的单元格。
    2. 如果要显示由活动单元格指向其从属单元格的追踪箭头,请单击“公式审核”工具栏上的“追踪从属单元格”按钮图像
    3. 如果要标识从属于活动单元格的下一级单元格,请再次单击“追踪从属单元格”按钮图像

    4. 如果要从距离活动单元格最远端的从属单元格开始,一次取消一级追踪箭头,请单击“移去从属单元格追踪箭头”按钮图像。如果要取消追踪箭头的另一个级别,请再次单击上述按钮。

  5. 如果要取消工作表上的所有追踪箭头,请单击“公式审核”工具栏上的“取消所有追踪箭头”按钮图像

注释红色箭头显示引起错误的单元格。如果选定单元格被另一个工作表或工作簿引用,则黑色箭头将从选定单元格指向工作表图标工作表图标。但是,在 Microsoft Excel 追踪这些从属单元格之前,其他工作簿必须打开。

提示

“全选”按钮

更正公式中的常见问题

和语法检查程序一样,Microsoft Excel 利用某些规则检查公式中的错误。虽然这些规则不能确保电子表格不出问题,但是它们有助于发现常见问题。可以单独打开或关闭这些规则。下面使用的两种方法功能相同。

更正 Excel 中的常见错误

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“错误检查”选项卡。

  2. 选中或清除所需的复选框。

和拼写检查程序一样,一次只能更正一个常见的公式错误

注意如果在以前检查工作表时,忽略了找到的问题,那么除非重新设置被忽略的问题,否则它不会显示。

  1. 选择需要检查错误的工作表。

  2. 如果要手动计算工作表,请按 F9 以重新计算。

  3. 在“工具”菜单上,单击“错误检查”。

  4. 如果以前忽略了某些错误,而现在要对其重新检查,请单击“选项”,单击“重新设置忽略错误”,然后单击“确定”,最后单击“继续”。

  5. 将“错误检查”对话框放置在编辑栏编辑栏的正下方。编辑栏的位置应便于使用“错误检查程序”更改公式。

  6. 单击对话框右边的按钮。每类问题的选项各不相同。

    如果单击“忽略错误”,就会为每个连续的检查将问题标记为忽略。

  7. 单击“下一个”。

  8. 继续进行直至完成错误检查。

在工作表上标记常见公式问题并对其进行更正

如果单元格中包含不符合某条规则的公式,则在单元格的左上角将出现一个三角。

包含公式问题的单元格

  1. 包含公式问题的单元格

  2. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“错误检查”选项卡。

  3. 选中“允许后台错误检查”复选框。

  4. 若要更改三角(用于标记出现问题的位置)的颜色,请在“错误指示器颜色”框中选取一种新颜色。

  5. 选择在其左上角带三角的单元格。

  6. 在单元格旁边,单击出现的按钮按钮图像,再单击所需的选项。每类问题的选项不同,第一个条目会对该问题进行说明。

    如果单击“忽略错误”,则会为每个连续的检查将问题标记为忽略。

  7. 重复前两步。

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