Excel 2003完整教程:关于数据透视表和数据透视图的源数据

在创建数据透视表或数据透视图时,可使用多种源数据类型。

Microsoft Excel 列表或数据库

可以将 Excel 工作表中的数据作为报表的数据来源。数据应为列表格式:第一行中的每一列具有列标志,相同列中具有类似的项,并且数据区域中没有空白的行或列。Excel 将列标志作为报表的字段名称。

自动选择数据在运行“数据透视表和数据透视图向导”之前,请单击列表中的单元格或列表下方行中的单元格。而向导将自动填入对整个列表的引用。

使用命名区域若要使报表的更新更易于进行,请为源区域命名一个名称,并在创建图表时使用该名称。如果命名区域在扩展后包含了更多数据,则可以刷新报表来包含新的数据。

使用筛选数据Excel 会忽略任何通过使用“数据”菜单中“筛选”子菜单上的命令所应用的筛选。若要创建只包含筛选数据的报表,请用“高级筛选”命令将所需数据提取到工作表的其他位置,然后根据提取区域的数据创建报表。

包含汇总Excel 会在数据透视表中自动创建分类汇总和总计。如果源列表包含用“数据”菜单上的“分类汇总”命令创建的自动分类汇总和总计,则可在创建报表前用该命令将其删除。

外部数据源

如果要汇总和分析 Microsoft Excel 的外部数据,如数据库中公司的销售记录,则可从包括数据库、文本文件和 Internet 站点的外部数据源上检索数据。

检索数据的先决条件如果要从网站检索数据,请先连接到 Intranet 或 Internet。

如果要检索其他类型的外部数据,则必须安装 Microsoft Query 和适当的开放式数据库连接 (ODBC)驱动程序或数据源驱动程序。Query 可以为多种类型的外部数据(包括 Microsoft SQL Server、Microsoft Access 和文本文件数据库)提供驱动程序。

使用“数据透视表和数据透视图向导”通常可从向导中检索所需数据。在向导中,可创建数据源、运行已保存的查询以及创建新的查询。

在向导的步骤 2 中,运行 Microsoft Query 可获取外部数据。Query 的功能包括:选择已有的数据源、查询、OLAP 多维数据源,或定义新的数据源。可以按照“查询向导”中的步骤选择所需数据,然后在“查询向导”的最后一步中返回“数据透视表和数据透视图向导”,或者直接在 Microsoft Query 中自定义查询。当直接在 Query 中完成查询并将数据返回 Excel 后,您将被带回“数据透视表和数据透视图向导”。

使用其他 Excel 方法在以下情况中,应在创建数据透视表和数据透视图前先将检索到的数据返回 Excel:

OLAP 源数据如果要检索OLAP数据库或多维数据集文件中的源数据,则数据只能作为数据透视表返回到 Excel。然后就可以通过该数据透视表创建数据透视图。使用 Microsoft Query 可设置数据源以访问数据库。

多个合并区域

如果存在多个具有相似数据分类的 Microsoft Excel列表,并希望在一张工作表上汇总列表中的数据,则其中一种方法就是使用数据透视表或数据透视图。Excel 还提供了其他合并数据的方法来处理各种格式和布局的列表。其中包括:三维引用的公式和“数据”菜单上的“合并计算”命令`。

设置源数据每个数据区域均应为列表格式:第一行的每一列具有列标志,第一列的每一行具有行标志,相同的列中具有类似项,并且数据区域中没有空白的行或列。需要汇总的列表或报表的项必须有匹配的行列名称。在指定报表数据时,一定不要包括源数据中的任何汇总行或汇总列。

使用命名区域若要使报表的更新更易于进行,请为每个源区域命名一个名称,并在创建数据透视表或数据透视图时使用该名称。如果命名区域经扩展后包含了更多的数据,则可刷新报表以包含这些新的数据。

合并计算中的页字段合并计算使用自定义的页字段,页字段中的项都代表一个或多个源数据区域。例如,在合并市场、销售和制造部门的预算数据时,页字段可包含每个部门显示数据的项以及另外一个显示合并数据的项。

在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 1 中单击“多重合并计算数据区域”选项后,就可选择所需的页字段类型。

其他数据透视表

每次在新建数据透视表或数据透视图时,Microsoft Excel 均将报表数据的副本存储在内存中,并将其保存为工作簿文件的一部分。这样每张新的报表均需要额外的内存和磁盘空间。但是,如果将现有数据透视表作为同一个工作簿中的新报表的源数据,则两张报表就可以共享同一个数据副本。因为可以重新使用存储区,所以就会缩小工作簿文件,减少内存中的数据。

位置要求如果要将某个数据透视表用作其他报表的源数据,则两个报表必须位于同一工作簿中。如果源数据透视表位于另一工作簿中,则需要将源报表复制到要在其中新建报表的工作簿中。不同工作簿中的数据透视表和数据透视图是独立的,它们在内存和工作簿文件中都有各自的数据副本。

页字段设置源数据透视表中不能包含任何被设置成在选择每一项时将查询外部数据的页字段。具有该设置的报表不会出现在向导的步骤 2 中。如果要检查该设置,请双击每个页字段,然后单击“高级”,并确保已选中了“同时检索所有页字段涉及的外部数据”。

更改会同时影响两个报表在刷新新报表中的数据时,Excel 也会更新源报表中的数据,反之亦然。如果对某个报表中的项进行分组或取消分组,那么也将同时影响两个报表。如果在某个报表中创建了计算字段或计算项,则也将同时影响两个报表。

数据透视图可根据其他的数据透视表创建新的数据透视表或数据透视图,但是不能直接依据数据透视图创建报表。但是,在创建数据透视图时,Excel 会根据同样的数据创建一个相关联的数据透视表,因此可根据相关联的数据透视表创建一个新的报表。

对数据透视图的更改将影响相关联的数据透视表,反之亦然。如果要更改版式或显示不同的数据,同时希望这些更改不会影响两个报表,那么可根据数据透视图而不是相关联的数据透视表中的相同源数据,创建一个新的数据透视表。

来源于网页的数据透视表可以将数据透视表列表从 Web 浏览器中导出到 Excel 中,并将其作为数据透视表进行查看和保存。这个新的数据透视表和数据透视表列表使用相同的源数据,但是在列表和报表之间没有链接。

更改现有报表的源数据

更改源数据将导致用于分析的数据也发生变化。通过刷新报表,就可以用满足源数据中指定条件的新数据来更新报表。

如果要包含附加数据或其他数据,请重新定义报表的源数据。如果这些数据与多数新字段或附加字段有很大差异,那么最好创建一个新的报表。

通过刷新显示新数据刷新报表也会更改可显示的数据。对于基于工作表列表的报表,Microsoft Excel 可在源数据区域或指定的名称数据区域中检索新字段。对于基于外部数据的报表,Excel 可检索符合基本查询条件或可在 OLAP多维数据集中使用的新数据。可在字段列表中查看任意新字段并将其添加到报表中。

包括其他的 Excel 源数据对于基于 Excel 数据的报表,请运行“数据透视表和数据透视图向导”,返回向导的步骤 2,然后重新定义源数据区域以包括其他数据。

查询其他外部数据如果新字段在外部数据库中可用或要为报表选择其他记录,请运行“数据透视表和数据透视图向导”,返回向导的步骤 2,然后使用“获取数据”按钮来启动 Microsoft Query。在 Query 中,可更改查询以选择其他数据。

更改创建的 OLAP 多维数据集基于 OLAP 多维数据集创建的报表可以访问多维数据集中的所有数据。如果在服务器多维数据集中创建了一个包含数据子集的脱机多维数据集文件,则可用“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”命令来编辑多维数据集文件,这样它就会包含服务器的其他数据。如果用 Microsoft Query 中的“OLAP 多维数据集向导”来定义另一个数据库的多维数据集,则无法从原来的数据库中添加更多字段,但是可用向导删除字段或重组多维数据集。通过刷新基于多维数据集的报表,可使用服务器多维数据集或原始数据库中的最新数据来更新这两类多维数据集。

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