Excel 2003完整教程:“转换文件格式”疑难解答

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在 Microsoft Excel 中无法打开 Lotus 1-2-3 文件

Excel 2000 或更高版本无法打开某些受密码保护的文件。

  1. 在 Lotus 1-2-3 中打开文件。
  2. 保存文件时不使用密码保护,或将其另存为 WKS 或 WK1 文件。
  3. 在 Excel 中打开文件。

注意

无法打开在 Microsoft Works 中创建的文件

Excel 2000 或更高版本不能直接打开在 Microsoft Works 3.0 或更高版本中创建的文件。若要在 Excel 中打开 Works 文件,首先应在 Works 中将其打开,并使用“另存为”命令将其转换为下面所列出的文件格式之一。然后关闭 Works 文件,在 Excel 中打开已转换的文件。

若要在 Excel 中打开 Microsoft Works 数据库文件,首先应在 Microsoft Works 中将文件保存为 dBASE 文件。然后在 Excel 中打开 dBASE 文件。

在 Excel 中无法打开 Quattro Pro 文件

Excel 2000 和更高版本无法打开受密码保护的 Quattro Pro 文件。在 Excel 中打开文件之前,请确认已经删除了文件中的所有密码。可能需要安装 Quattro Pro 转换器。可从 Microsoft Office 网站下载该转换器。

工作簿太大,需要较长的时间才能打开

如果打开的工作簿是用 Microsoft Excel 早期版本创建的,则工作簿将全部重新计算以确保所有公式都针对当前使用的 Excel 版本进行完全优化。在新版本中保存工作簿之后,下次再打开时,所需的时间就会减少。

在 Lotus 1-2-3 中处理文件时,您可能已经设置了所有列的格式。而 Microsoft Excel 会转换所有已设置格式的单元格,不论其内容是否为空,这就使得工作表过大且打开速度很慢。可在 Lotus 1-2-3 或 Excel 中解决该问题。

使用 Lotus 1-2-3

  1. 在 Lotus 1-2-3 中打开原 WK4 文件,选择工作表中最后一个包含数据的单元格以下的所有空白单元格。

  2. 在“编辑”菜单上,单击“删除”,再单击“确定”。

  3. 保存并关闭工作表,然后在 Excel 中再次打开该工作表。

使用 Excel

  1. 在 Excel 中,选择工作表中最后一个包含数据的单元格以下的所有空白行。

  2. 在“编辑”菜单上,单击“删除”。

  3. 保存工作簿。

在 Excel 中应用的格式设置丢失

可能是用其他程序打开了文件,应用了 Excel 的格式设置,然后又以原来的格式保存。这样将会删除所有的 Excel 格式设置。

虽然将文件的扩展名更改为 .xls,但没有选择“另存为”对话框中的“Microsoft Excel 工作簿”文件格式,因此并没有保存 Excel 的格式设置。

转换后的工作表与原始工作表中的数值不匹配

Excel 计算某些运算符和函数时,其顺序与其他电子表格程序的不同。若要使用与 Lotus 1-2-3 相同的规则来计算公式,请单击“工具”菜单上的“选项”,再单击“1-2-3 的帮助”选项卡,然后在“工作表选项”下,选中“转换 Lotus 1-2-3 表达式”复选框。

某些公式变成了文本或数值

Excel 在打开其他电子表格程序所创建的文件时,如果遇到不能转换的运算符或函数,将会使用公式的结果而不是公式本身作为单元格的内容。可以使用一个等价的运算符或函数,在 Excel 工作表中重新输入公式。

某些 Lotus 1-2-3 函数在 Excel 中没有等价的函数。包含未转换公式的单元格可通过批注得以标识,并显示在 Lotus 1-2-3 中得到的计算值。若要更正此问题,请查看批注,找到未转换的公式,并重新编写这些公式。若要显示所有批注,请单击“视图”菜单上的“批注”。

Lotus 1-2-3 文件中的日期和电话号码显示为文本

您使用文本数字格式设置了日期或电话号码单元格的格式,并使用了连字符分隔 Lotus 1-2-3 工作表中的数字(例如,2-10-98 或 555-1212)。请在 Lotus 1-2-3 或 Excel 中更正该问题。

使用 Lotus 1-2-3

  1. 在 Lotus 1-2-3 中打开文件。

  2. 将使用文本数字格式的日期更改为日期数字格式。

  3. 用正斜线 (/) 代替日期中的连字符。

使用 Excel

  1. 双击单元格。

  2. 删除日期或电话号码前的等号 (=),并按 Enter。

    日期以连字符分隔进行显示。

注释若要显示用连字符分隔的日期,请单击单元格,再单击“格式”菜单上的“单元格”。单击“数字”选项卡,然后在“类型”框中选择所需的日期格式。

Lotus 1-2-3 或 Quattro Pro 宏在 Microsoft Excel 中无法运行。

Excel 2000 和更高版本不能运行 Lotus 1-2-3 或 Quattro Pro 宏。可在 Visual Basic for Applications (VBA) 中重新编写所需的宏。有关编写 Excel 宏代码的信息,请参阅Visual Basic“帮助”。

文件中的所有文本都显示在第一列中

  1. 选择包含文本值的单元格区域。该区域可以有多行,但只能有一列。

    注释在选定列的右侧必须有足够的空白列以容纳要创建的数据列,否则,在选定列右侧的数据可能会被覆盖。

  2. 在“数据”菜单上,单击“分列”。
  3. 按照“文本分列向导”的指示来指定如何将文本拆分到列中。

以 dBASE 格式保存数据后,一些数据丢失

dBASE 文件格式 DBF 2 (dBASE II)、DBF 3 (dBASE III) 和 DBF 4 (dBASE IV) 只能保存活动工作表单元格中所显示的文本和值,而所有单元格格式、页面设置、图形、对象和 Excel 的其他功能将丢失。只保存数据透视表当前视图中所显示的数据;其他所有数据透视表数据将丢失。

取决于 dBase 格式,只能保存活动工作表中以下数量的列:

格式列数
DBF 2 (dBASE II)32
DBF 3 (dBASE III)128
DBF 4 (dBASE IV)255

只会保存命名区域或当前区域中的数据当以 dBASE(DB2、DB3 或 DB4)格式保存 Excel 工作表且该工作表中包含一个名为“Database”的区域时,只有命名区域中的数据会保存到 dBASE 文件中。如果区域命名之后又添加了新记录,则必须重新定义包含新记录的“Database”区域后,才能以 dBASE 格式保存工作表。

如果工作表中并没有名为“Database”的命名区域,那么只有当前区域中的数据会被转换。如果数据的第一行包含文本,Excel 会将其作为标题行来定义字段名。如果第一行中包含的全是数字,则 Microsoft Excel 会创建诸如 N1、N2 之类的字段名。

确保字符串长度不超过列宽以 dBASE 格式保存数据时,Excel 会为每个字段(数据列)指定数据类型,该类型取决于数据库区域或当前区域中第一条记录的字段数据。

如果第一条记录的字段中包含文本,就会将该字段指定为字符类型,这样其他行中对应于该字段的任何数字都将变为字符串。字段的列宽决定了字符串的长度,长度大于列宽的字符串在 dBASE 中将被截断。若要防止数据丢失,请在 Excel 中选定需要转换的区域,然后使用一种等宽字体,例如“Courier”字体。若要调整列宽以显示全部数据,请指向“格式”菜单中的“列”,然后单击“最适合的列宽”。数字数据的字段中不能包含文本;其中的任何文本都会变为空值。

使用非常规的数字格式如果小数具有“常规”数字格式,在 dBASE 中小数位将被截掉。在以 dBASE 格式保存数据之前,请对该字段中的所有数据使用其他数字格式。方法是:在“格式”菜单上,单击“单元格”,再单击“数字”选项卡,在“分类”框中,单击“数值”或“科学记数”,然后指定所需的小数位数。

将时间数据更改为文本数据不能转换包含时间数据的字段。在以 dBASE 格式保存数据之前,请使用 TEXT 工作表函数将时间数据转换为文本数据。例如,若要将时间“12:34 PM”更改为文本数据,请使用函数 =TEXT("12:34", "hh:mm AM/PM")。

指向其他 Lotus 1-2-3 工作表的链接未被正确转换或含有 #REF! 错误

当在 Microsoft Excel 中打开 Lotus 1-2-3 工作表时,如果系统提示用 Excel 的更改来更新工作簿,那么您必须单击“是”,以便正确转换工作表中的链接。将工作表转换到 Excel 时,您可以保留指向其他 Lotus 1-2-3 工作表的链接,也可将所有工作簿转换到 Excel,并相应更改链接。

更正 #REF! 错误

  1. 在 Excel 中,关闭已转换的工作表,而不保存。
  2. 在 Excel 中再次打开该工作表,但是当系统提示用更改来更新工作簿时,请单击“是”。

转换到 Excel 时请保留指向其他 Lotus 1-2-3 工作表的链接

  1. 确认已关闭链接到 Lotus 1-2-3 的工作表。
  2. 在 Excel 中,打开含有链接的 Lotus 1-2-3 工作表,当提示用更改来更新工作簿时,请单击“是”。
  3. 在“文件”菜单上,单击“另存为”,再单击“保存类型”框中的“Microsoft Excel 工作簿”。

更改链接以便使用已转换的 Excel 工作簿

  1. 在 Excel 中,打开所有链接到 Lotus 1-2-3 的工作表。
  2. 打开含有链接的工作表。
  3. 对于每个链接的工作表,请单击“文件”菜单上的“另存为”,再单击“保存类型”框中的“Microsoft Excel 工作簿”。
  4. 保存含有链接的工作簿。

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