Excel 2003完整教程:关于使用 Microsoft Query 检索外部数据

关于 Microsoft Query

Microsoft Query 是用于将数据从外部数据源检索到其他 Microsoft Office 程序(特别是 Microsoft Excel)中的一种程序。通过使用 Query 可以从企业的数据库和文件中检索数据,而不必重新键入需要在 Excel 中分析的数据。也可以在每次更新数据库时,自动通过源数据库中的数据来更新 Excel 报表和汇总数据。

可访问的数据库类型可从以下类型的数据库中检索数据:Microsoft Access、Microsoft SQL Server 和 Microsoft SQL Server OLAP Services。也可以从 Excel 列表和文本文件中检索数据。

在 Excel 中,也可从网页上检索数据,但并不需要用 Query 进行此项工作。有关从网页上检索数据的信息,请参阅 Excel 的“帮助”。

从数据库中选择数据通过创建查询,用户可以从外部数据库上检索数据,形象地说,查询就是向外部数据库提出的一个问题,用以了解数据的存储情况。例如,对于存储在 Access 数据库中的数据,如果要了解不同地区内某一产品的销售数据,则可以仅检索需要的数据,方法是:选择只与要分析的地区和产品有关的数据,而省略其他不需要的数据。

在 Query 中选择数据的示例

标注 1在“查询向导”中选择的列

标注 2引入到 Excel 中的所选列

使用一步操作更新工作表在 Excel 工作表中引入外部数据后,无论何时更改了数据库,都可以刷新数据以更新分析结果,而不需要重新创建汇总报表和图表。例如,可以创建每月销售汇总,并在每月产生新的销售数字时进行刷新。

使用 Query 检索数据通过 Query 向 Excel 中引入外部数据需要以下三步:首先建立数据源以连接数据库,然后使用“查询向导”选择所需数据,最后将数据返回到 Excel 中,在 Excel 中用户可以设置数字的格式、进行汇总计算并根据数据创建报表。

建立数据源

关于数据源数据源是一组使 Microsoft Excel 和 Microsoft Query 连接到外部数据库的存储信息。使用 Query 建立数据源时,应该先为数据源设置一个名称,然后给出数据库或服务器的名称和位置、数据库的类型以及密码和登录信息。这些信息还包括ODBC 驱动程序或数据源驱动程序的名称,ODBC 驱动程序或数据源驱动程序是用于连接到特定类型数据库的一种程序。对于有些类型的外部数据库(OLAP多维数据集),只要建立数据源后就可检索数据了。

Query 如何使用数据源如果已为特定数据库建立了数据源,则每次要从该数据库中选择或检索数据时,您都可以使用该数据源,而不必重新键入所有的连接信息。Query 通过数据源连接到外部数据库并显示可用的数据。在创建了查询并将数据返回给 Excel 后,Query 就会检索数据并为 Excel 工作簿提供该查询和数据源的信息,这样在每次刷新数据时,就可以重新连接到该数据库上。

Query 如何使用数据源的图示

数据源是 Query 和 Excel 连接特定数据库和检索数据的途径。

定义查询

多数查询使用“查询向导”“查询向导”是 Microsoft Query 的一部分,它是为要创建查询的新用户设计的。使用该向导可以轻松地从数据库的不同表和字段中选择和检索数据。在选择完数据后,也可以使用该向导对查询结果进行筛选和排序。可以使用“查询向导”创建一个完整的查询,或者也可以用它来启动一个查询,而用户可以直接在 Qurey 中对查询进行更改。

直接在 Query 中使用其他类型的查询如果对创建查询很熟悉或想要创建复杂查询,则可以直接使用 Query。可以用 Query 查看和更改在“查询向导”中创建的查询,或者也可以不使用向导新建查询。

在要创建执行以下任务的查询时,请直接使用 Query:

通过查询得到的数据创建 OLAP 多维数据集联机分析处理 (OLAP) 是一种组织数据的方式,它用于查询和制作报表,而不用于处理事务。在 OLAP 数据库中,数据按分级结构组织并存储在多维数据集(而不是表)中。

可以利用 Query 通过查询获得的数据创建 OLAP 多维数据集,这使得用户通过该数据创建 Microsoft Excel 报表变得既省时又省力。若要创建 OLAP 多维数据集,请在“查询向导”或直接从 Query 中运行“OLAP 多维数据集”。可以将数据作为数据透视表返回 Excel。

在 Microsoft Excel 中处理数据

不论在“查询向导”还是在 Microsoft Query 中创建查询后,都可以将检索到的数据返回 Microsoft Excel 工作表。这些数据将成为可设置格式、进行分析和刷新的外部数据区域或数据透视表。

设置数据格式和分析数据用户可以在 Excel 中使用熟悉的工具(例如“图表向导”或自动分类汇总)来显示和汇总数据。还可以设置数据的格式,在刷新来自源数据库的外部数据时这些格式会被保留。如果向外部数据区域中添加公式列时,这些公式会自动复制到任意新行中,这些新行是在刷新数据时添加到数据区域中的。用户可以使用自己的列标志而不使用字段名,系统还会自动添加行号。有关控制外部数据区域中格式和布局的详细信息,请参阅 Excel 中的“帮助”。

重新使用和共享查询在“查询向导”和 Query 中,可以保存 .dqy 查询文件,用户可以修改、重新使用和共享此文件。Excel 可以直接打开 .dqy 文件,这使得用户可以根据同一个查询创建新增的外部数据区域。

如果要共享基于外部数据的汇总或报表,则可以向其他用户提供含有外部数据区域的工作簿,或是创建报表模板。报表模板使得用户可以在不保存外部数据的前提下保存汇总或报表,这样文件会小一些。而每当用户打开报表模板时,就会检索外部数据。有关创建报表模板的详细信息,请参阅 Excel 中的“帮助”。

刷新外部数据刷新外部数据时,可以运行查询来检索满足指定条件的新数据或已更改的数据。Excel 提供了多种选项来更新查询,其中包括:在打开工作簿时刷新数据和每隔一段时间自动刷新数据。刷新数据时,用户可以继续使用 Excel,也可以检查刷新时的状态。有关在 Excel 中刷新外部数据的详细信息,请参阅 Excel 中的“帮助”。

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