Excel 2003完整教程:打印疑难解答

错误数据打印

打印文档时没有响应

检查 Windows 中的打印机设置计算机的打印操作主要是由 Windows 中的设置控制的。请参阅“Windows 打印疑难解答”来确定 Windows 中的打印机设置是否正确。

  1. 在 Windows“开始”菜单上,单击“帮助”。

  2. 单击“目录”,再单击“文件与打印机”。

  3. 单击“打印”,然后按照“疑难解答”主题中的提示执行。

检查 Microsoft Excel 的打印机设置如果 Windows 中的打印机设置正常,请检查 Excel 中的打印机设置,确保所选打印机与您正在使用的打印机匹配。

在“文件”菜单上,单击“打印”,再在“打印机”下的“名称”框中,单击所需的打印机名称。

Excel 只打印部分工作表

检查是否定义了打印区域如果工作表中包含打印区域,Microsoft Excel 将只打印该区域。若要确认您的工作表中是否包含打印区域,请单击“视图”菜单上的“分页预览”,工作表中显示为白色背景的区域为打印区域。

Excel 打印过多的行或列

操作方法

  1. 在“视图”菜单上,单击“分页预览”。

  2. 选取要打印的区域。

  3. 在“文件”菜单上,指向“打印区域”,再单击“设置打印区域”。

  4. 在保存文档时,会同时保存打印区域设置。

Excel 将多余的行添加到了工作表中

如果在应用格式前选取了整行或整列(单击行号或列标),Excel 将设置底部行或最后一列以外的空白单元格的格式。这样,Excel 就保存了包括其他所有空白单元格在内的格式信息,文件就变得非常大。

若要解决此问题,请执行下列操作之一:

打印输出有误。

打印输出的页眉或页脚不符合要求

您可从提供的几种页眉和页脚中选择,或创建您自己的页眉或页脚。页眉和页脚不能含有图形或指向特定单元格的链接。

只使用黑白色页眉和页脚中的文字只能打印为黑色。即便使用彩色打印机,也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。

使用打印标题在每页上重复图形或链接的信息如果要在每页的顶端重复图形或链接的信息,可使用打印标题代替页眉。例如,要在每页的顶端打印公司的徽标与地址:

  1. 将徽标与地址信息放置在工作表的前几行。

  2. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“工作表”选项卡,然后在“顶端标题行”框中,输入包含徽标与地址的行。

    如果您正在将一张宽工作表打印在多页上,请确认将上述重复信息复制到其他所需的行或列中。

用两个和号 (amp;) 字符打印一个和号Microsoft Excel 使用和号来初始化页眉和页脚中的特殊格式代码。因此,若要向页眉或页脚中输入和号,必须输入“&&”。例如,要将“Subcontractors & Services”添加到页眉中,就需输入“Subcontractors && Services”。

页眉和页脚的边距不正确

使用已有的左右页边距不论页面的左右页边距如何,页眉和页脚的左右边距都是四分之三 (.75) 英寸 。可在“左”编辑框中的文字前和“右”编辑框中的文字后键入空格,从而在单行上模拟加宽页边距(要定位这些编辑框,请单击“页面设置”对话框中的“自定义页眉”或“自定义页脚”)。在“右”编辑框中输入的空格不会显示在编辑框中,但会出现在打印的工作表上。

调整页眉和页脚的空间可以调整页面顶部与页眉或页面底部与页脚之间的距离。也可以改变页面上打印的数据与页眉或页脚之间的距离。方法是:单击“打印预览”按钮图像,再单击“页边距”按钮,然后拖动边距尺寸控点以调整间距。

尺寸控点

标注 1页边距尺寸控点

标注 2列尺寸控点

要将工作表打印成一页宽(或一页高)

可将工作表缩小到一页宽或一页高,从而避免行或列超过页边缘。

操作方法

  1. 单击相应的工作表。

  2. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“页面”选项卡。

  3. 在“缩放”之下,单击“调整为”。

  4. 请执行下列操作之一:

    按照纸张的宽度打印工作表

    在“调整为”旁边的第一个框中,输入“1”(表示一页宽)。

    在“调整为”旁边的第二个框中,删除其中的值,表示不指定页高。

    以指定的页数打印工作表

    在“调整为”旁边的框里,输入要打印的页数。

注释

不能将图表调整为所需打印的尺寸,或不能在一页中打印多张图表

设置图表工作表的打印大小如果图表在图表工作表中,可在打印时将其缩放。

  1. 激活图表工作表,单击“文件”菜单上的“页面设置”,再单击“图表”选项卡。

  2. 在“打印图表大小”下,单击所需的缩放选项。

    如果单击“自定义”,将按您拖动图表的尺寸控点时设置的大小打印。

对于嵌入图表,可通过拖动来调整其大小如果图表是工作表中的嵌入图表,可通过单击该图表,然后拖动其尺寸控点来调整大小。

若要在一页上打印多张图表,请将它们设为嵌入图表您不能在一页上打印多张图表工作表,若要将两张或多张图表打印到一页上,可建立嵌入图表,然后调整这些图表的大小,以将它们调整到一页中。可使用“视图”菜单上的“分页预览”命令来检查各图表在打印区域中的位置。

某些页面上没有打印标题

Excel 仅在包含具有标志的行或列的页面中重复打印行列标志。例如:如果选取单元格 A1:A5 作为要重复的行标志,那么 Excel 将不会在只包含第 5 行以下各行的页面中打印这些行标志。如果选取单元格 A1:E1 作为要重复的列标志,那么 Excel 将不会在只包含第 E 列右边各列的页面中打印这些列标志。若要让 Excel 在其他页面中打印这些标志,请将它们复制到其他的行或列中。

将行标志复制到其他行中

  1. 选定要作为行标志重复的单元格,然后单击“常用”工具栏上的“复制”按钮图像

  2. 选定要打印行标志的其他行()中相同列上的单元格,然后单击“粘贴”按钮图像

  3. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“工作表”选项卡。

  4. 单击“左端标题列”,然后输入包含行标志的所有列。例如,若要重复复制到列 A 中单元格内的行标志,请输入 $A:$A。

将列标志复制到其他列中

  1. 选择要作为列标志重复的单元格,然后单击“常用”工具栏的上“复制”按钮图像

  2. 选择要打印列标志的其他列中相同行上的单元格,然后单击“粘贴”按钮图像

  3. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“工作表”选项卡。

  4. 单击“顶端标题行”,然后输入包含列标志的行。例如,要重复复制到行 1 和行 2 中单元格内的列标志,请输入 $1:$2。

未打印工作表背景

用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来,然而,用“插入”菜单上的“图片”命令添加到工作表中的图案,以及用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影,都会被打印出来。

分页出错

Excel 忽略了所设置的分页符

如果已设置让 Excel 将工作簿打印到特定数目的页面中,那么,Excel 将忽略已设置的手动分页符,并缩小打印工作表的尺寸(若要查看是否属于这种情况,请单击“文件”菜单上的“页面设置”,再单击“页面”选项卡,然后选定“缩放”下的“调整为”选项)。

用“缩放比例”,而不用“调整为”若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符,请单击“文件”菜单上的“页面设置”,再单击“页面”选项卡,然后单击“缩放比例”。

将每一页设置为独立的打印区域如果“缩放比例”不能产生预期效果,那么,您可以在设置打印区域时,将其中的每一页都选定为独立的区域,Excel 会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。

  1. 在需要手动分页的每个位置上插入空白行或空白列。
  2. 选定要包含在整个第一页中的区域,忽略空白行或空白列。
  3. 按住 Ctrl 并选定第二页的区域,忽略空白行或空白列。按此步骤继续进行操作,直至选定了要打印的所有页面。
  4. 在“文件”菜单上,指向“打印区域”,然后单击“设置打印区域”。
  5. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“页面”选项卡,然后单击“调整为”,最后输入所需的页数。

某些行和列打印到了错误的页面上

列宽、行高、页边距和分页符决定了可以打印在一页中的行数和列数。

缩小页边距如果某些行或列将打印到下一页上,请尝试减小“上”、“下”、“左”、“右”页边距。

操作方法

  1. 选择要打印的一个或多个工作表。

    操作方法

    当您输入或更改数据时,将会影响所有被选中的工作表。这些更改可能会替换活动工作表和其他被选中的工作表上的数据。

    若要选择请执行
    单张工作表单击工作表标签。

    显示选中的“Sheet2”工作表的工作表标签

    如果看不到所需的标签,那么单击标签滚动按钮可显示此标签,然后可单击它。

    标签滚动按钮

    两张或多张相邻的工作表先选中第一张工作表的标签,再按住 Shift 单击最后一张工作表的标签。
    两张或多张不相邻的工作表单击第一张工作表的标签,再按住 Ctrl 单击其他工作表的标签。
    工作簿中所有工作表用鼠标右键单击工作表标签,再单击快捷菜单上的“选定全部工作表”。

    注释如果工作表标签用颜色做了标记,则当选中该工作表标签时其名称将按用户指定的颜色加下划线。如果工作表标签显示时具有背景色,则未选中该工作表。

    取消对多张工作表的选取

    若要取消对工作簿中多张工作表的选取,请单击工作簿中任意一个未选取的工作表标签。

    若未选取的工作表标签不可见,可用鼠标右键单击某个被选取的工作表的标签,再单击快捷菜单上的“取消成组工作表”。

  2. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击其中的“页边距”选项卡。

  3. 请执行下列操作之一:

    设置页边距

    • 在“上”、“下”、“左”和“右”框中键入所需的页边距大小。

      若要将相同页边距应用到新工作表或工作簿,可创建工作表或工作簿模板。

    设置页眉或页脚的页边距

    • 若要更改页眉和页顶端之间的距离,请在“页眉”编辑框中输入新的边距数值。

    • 若要更改页脚和页底端之间的距离,请在“页脚”编辑框中输入新的边距数值。

      这些设置值应该小于工作表中所设置的上、下边距值,并且大于或等于最小打印边距值。

提示

若要查看边距对打印文档的影响,请在打印文档之前单击“打印预览”按钮图像进行预览。若要在打印预览中调整页边距,请单击“页边距”,然后拖动页两侧或顶部的黑色操作柄。

调整分页符可以在打印文档前移动分页符。在“视图”菜单上,单击“分页预览”。Excel 用蓝色的粗线显示手动分页符;而自动分页符显示为虚线。您可以向上、向下、向左或向右拖动它们。

如果某列打印到了错误的页面上,例如,打印到第二页而不是第一页上,那么请将该列左边的分页符向右拖动一列。如果某行打印到了所要打印页面的下一页,那么请将该行上边的分页符拖动到该行下边。Excel 将自动缩放工作表以使行和列适应页面的大小。

设置工作表按一页宽度打印如果要使工作表只有一页宽,而不考虑页数,可以将其限制为一页的宽度。

操作方法

  1. 单击相应的工作表。

  2. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“页面”选项卡。

  3. 在“缩放”之下,单击“调整为”。

  4. 请执行下列操作之一:

    按照纸张的宽度打印工作表

    在“调整为”旁边的第一个框中,输入“1”(表示一页宽)。

    在“调整为”旁边的第二个框中,删除其中的值,表示不指定页高。

    以指定的页数打印工作表

    在“调整为”旁边的框里,输入要打印的页数。

注释

更改纸张方向如果需要在同一页中打印多列,请将纸张方向改为横向。

操作方法

  1. 单击相应的工作表。

  2. 在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击其中的“页面”选项卡。

  3. 在“方向”标题下,单击“纵向”或“横向”选项。

  4. 单击“打印”。

Excel 不能将多个打印区域打印到同一页上

如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域,在默认情况下,Excel 将把每个区域打印到单独的页面上。但是,您可以使用下列方法之一指定工作表中的独立区域,并将它们打印到同一页面上。

将不相邻的列打印到相邻的位置上

  1. 选定您不想打印的列,指向“格式”菜单上的“列”,然后单击“隐藏”。

  2. 设置一个包含所有列的打印区域,其中也包括隐藏的列。

将不相邻的行打印到上下相邻的位置上

  1. 选定您不想打印的行,指向“格式”菜单上的“行”,然后单击“隐藏”。

  2. 设置一个包含所有行的打印区域,其中也包括隐藏的行。

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