Excel 2003完整教程:导入数据疑难解答

创建数据源

所需数据源没有列在“选取数据源”对话框中

如果无法找到数据源,请单击“选取数据源”对话框中的“新建源”,然后单击“数据连接向导”中“您想要连接哪种数据源”下的“其他/高级”。如果仍不能找到数据源,请咨询系统管理员或提供要访问的数据库的厂商。

无法在 Microsoft Query 中新建数据源

检查服务器地址和登录信息在安装数据源之前,请确认知道数据库在网络上的地址,以及拥有连接和登录数据库的必需的权限。请向数据库管理员咨询,以了解登录名、密码或其他必需的权限,并确保所授予的访问权限能够正常工作。

检查驱动程序首先,确认拥有相应于数据源的合适的ODBC 驱动程序或数据源驱动程序。利用 ODBC 驱动程序和数据源驱动程序,可以连接到新的数据库。但是,必须为所用的数据库类型安装和设置正确的驱动程序。

确保驱动程序可与 Excel 一同使用?除了随 Microsoft Office 一起提供的驱动程序之外,还可以使用第三方厂商提供的 ODBC 和数据源驱动程序。在尝试使用第三方驱动程序之前,请确认制造商已在 Microsoft Excel 下测试了该驱动程序。对于某些数据库,最好选择与该数据库软件一起提供的驱动程序。可与数据库管理员联系,以了解可以使用哪些驱动程序,以及最好使用哪个驱动程序。

确保已正确安装了驱动程序

  1. 如果要显示可用的驱动程序列表,请指向“数据”菜单上的“导入外部数据”,然后单击“新建数据库查询”。
  2. 双击“数据库”或“OLAP 多维数据集”选项卡上的“新数据源”。
  3. 在“创建新数据源”对话框的第一步中键入一个名称,然后单击第二步中的列表。如果未发现所需的驱动程序,则必须检查以确保 ODBC 驱动程序安装是否正确。

确保提供了所有配置信息如果已安装了相应的驱动程序,并已在“创建新数据源”对话框第二步的列表中选择了该驱动程序,则在该对话框的第三步中需要提供所有必需的信息。有关 Microsoft 驱动程序的信息,请单击“连接”,然后在该驱动程序的设置对话框内单击“帮助”。有关第三方驱动程序的信息,请参阅相应驱动程序的“帮助”系统或文档。

如果使用 Microsoft 提供的 ODBC 驱动程序或数据源驱动程序来设置数据源,那么请选择以下驱动程序名称,以查阅有关在“创建新数据源”对话框的第三步中应设置的内容。

我的数据源的旁边有一个星号

该数据源来自比 Query 97 更早的版本。

在比 Query 97 更早的版本中创建的数据源与在后来版本中创建的数据源相比具有不同的格式。这些数据源和查询仍可用于该产品的后续版本中,但是使用这些数据源创建的查询不能与其他用户共享。比 Query 97 更早的版本将数据源信息存储为 Microsoft Windows 操作系统的一部分,且这些信息只能在该系统上使用。

标识由 Query 早期版本创建的数据源

  1. 在“数据”菜单上,指向“导入外部数据”,再单击“新建数据库查询”。
  2. 单击“选择数据源”对话框中的“选项”,然后选中“在可用数据库列表中包括注册表数据源名称”复选框。

    用比 Query 97 更早的版本创建的数据源都会出现在“选择数据源”对话框中,但其名称后带有星号。

删除旧数据源?在标识了由 Query 早期版本创建的数据源之后,在“选择数据源”对话框的“数据库”选项卡上,单击要删除的数据源,然后单击“删除”。

创建共享数据源有些查询或报表模板使用了由不可共享数据源指定的外部数据库的数据,如果要共享这些查询或报表模板,则需要为这些外部数据库新建数据源,然后用新数据源创建查询、查询文件和报表模板。

导入数据

有消息提示访问数据库的路径无效

检查映射网络驱动器如果数据库位于共享的网络目录上,那么当安装数据源并选定数据库文件时,访问数据库的路径会和当前映射的驱动器名一起记录在数据源中。例如,如果数据库名为 Inventory.mdb,驱动器 G 为保存该数据库的共享网络目录的映射驱动器,那么,数据源会将路径记录为“G:\public\Inventory.mdb”。如果试图使用该数据源,或者要运行访问该数据源的查询,那么当 G 没有映射到同一共享网络目录时,ODBC 驱动程序会显示路径无效的信息。

使用驱动器映射的替代方式如果正在使用 Microsoft Access 驱动程序或 Microsoft Excel 驱动程序,那么通过创建新数据源可以解决这个问题。当指定数据库文件位置时,不要为共享网络目录选择映射驱动器,相反,应键入共享网络目录的UNC 地址,再定位数据库文件。例如,如果数据库文件保存在名为“Shared”的服务器上,则可以键入“\\Shared\public”,然后选择文件 Inventory.mdb。

使用数据源前映射相同的网络驱动器号对于其他的 ODBC 驱动程序,在使用数据源或运行访问数据源的查询前,应保证驱动器映射到了合适的共享网络目录上。

刷新外部数据区域后排序和格式不正确

在 Query 中进行格式更改不会影响 Excel在 Query 中所应用的格式仅影响 Query 中的结果集。将结果集返回到 Microsoft Excel 时,在 Query 中所做的格式更改(如隐藏字段,或更改列宽、行高、字体、样式或文本大小)都不会显示在 Excel 中。

刷新时保留 Excel 格式每次刷新某个外部数据区域时,Excel 都将用新数据替换现有的数据,还会删除所有的 Excel 分级显示和分类汇总。通过单击“外部数据”工具栏上的“数据区域属性”按钮图像,并确保选中“数据格式及布局”下的“保留单元格格式”复选框,可保留外部数据区域的格式,但不能保留行的排序或分级显示。

如果要保留排序,请复制该数据每次刷新外部数据区域时,Excel 都会自动删除所应用的任何排序。如果要排序或设置外部数据区域的数据,并且要保留所有排序和格式,那么请先复制该数据,然后使用“选择性粘贴”命令,并选择“数值”选项以将数据粘贴到工作簿的另一张工作表中,然后再设置所需的格式。这些排序和格式都将保留,但是不能刷新数据,因为与外部数据区域相关的基本查询没有被复制。

通过录制宏来恢复排序和格式如果既要刷新外部数据区域中的数据,又要保留其排序和格式,那么可将对外部数据区域进行的格式设置记录为宏,然后在刷新数据之后运行该宏。在“工具”菜单上,指向“宏”,再单击“录制新宏”。指定所需选项,单击“确定”。然后对外部数据区域进行所需的格式设置,最后单击“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮。在刷新数据之后运行该宏。

操作方法

  1. 将安全级设置为“中”或“低”。

    操作方法

    1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。

    2. 单击“安全性”选项卡。

    3. 在“宏安全性”之下,单击“宏安全性”。

    4. 单击“安全级”选项卡,再选择所要使用的安全级。

  2. 请打开包含宏的工作簿。

  3. 在“工具”菜单上,指向“宏”,再单击“宏”。

  4. 在“宏名”框中,输入要运行的宏的名称。

  5. 请执行下列操作之一:

    在 Microsoft Excel 工作簿中运行宏

    • 单击“运行”。

      如果要中断运行,请按 Esc。

    从 Microsoft Visual Basic 模块中运行宏

    1. 单击“编辑”。

    2. 单击“运行子过程/用户窗体”按钮图像

    提示

    如果要在Visual Basic 编辑器中运行不同的宏,请单击“工具”菜单中的“宏”。在“宏名”框中,输入要运行的宏的名称,然后单击“运行”。

将数据返回 Microsoft Excel 时选定了空白单元格区域

检查 ODBC 驱动程序不能使用兼容的ODBC 驱动程序。如果使用的是 Microsoft Excel 或 Query 早期版本的 ODBC 驱动程序,则必须安装最新的驱动程序以导入数据。

检查系统的可用内存您的计算机可能没有足够的可用内存以导入数据。如果检查 Windows 2000 中的可用内存,请切换到 Windows 桌面。用鼠标右键单击“我的电脑”图标,再单击“属性”,然后单击“高级”选项卡。单击“性能选项”,再单击“更改”以查看可用内存所占的百分比。如果要释放一些内存,请关闭无用的文档和应用程序。

检查 Excel 是否忽略了其他程序可能选中了 Excel 中的“忽略其他应用程序”复选框。该选项将阻止其他程序(包括 Microsoft Query)与 Microsoft Excel 建立动态数据交换 (DDE)连接。在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“常规”选项卡。在“设置”下,请确认清除了“忽略其他应用程序”复选框。然后再次运行该查询。

当尝试导入数据时用完了磁盘空间

决定所需的磁盘空间?? 创建查询时,该查询将暂时放置在硬盘上。通常情况下,硬盘上最少应有 3 到 5 兆的剩余空间来创建临时的查询文件。如果查询较大,就需要更多的剩余硬盘空间。如果硬盘上的剩余空间不足,该查询就会花费较长的时间来检索数据,甚至可能会停止运行。

检查可用的磁盘空间如果要检查 Windows 2000 上的可用硬盘空间,请切换到 Windows 桌面,双击“我的电脑”图标,再单击要检查的磁盘。在“文件”菜单上,单击“属性”。如果要释放硬盘上的空间,可清空回收站,或备份不需要的文件并将其从硬盘上删去,或去掉不用的 Windows 组件。有关释放硬盘空间的详细信息,请参阅 Microsoft Windows“帮助”。

磁盘空间不足时的策略如果硬盘上的剩余空间有限,请尝试下列解决方法:

用于导入数据的宏不运行

确认已安装了 Query如果使用了 MicrosoftVisual Basic宏,那么请确保在安装 Query 时也安装了 Visual Basic 的ActiveX 数据对象。

检查数据源和驱动程序请确保由宏使用的数据源的ODBC 驱动程序或数据源驱动程序正确。

安装和加载 Microsoft ODBC 功能加载宏程序在“工具”菜单上,单击“加载宏”,然后选中“ODBC 加载宏”复选框。如果框中未出现“ODBC 加载宏”,则在安装完 Microsoft Excel 或 Microsoft Office 后无法使用加载宏,此时必须安装 ODBC 加载宏程序。

更改查询后,列的排列顺序出现错误

可保留 Excel 或 Query 的列次序若要在刷新或更改查询后,仍在 Microsoft Excel 中将字段保持在移动前的位置,请单击外部数据区域中的单元格,然后单击“外部数据”工具栏上的“数据区域属性”按钮图像。在“数据格式及布局”下,选中“保留列排序/筛选/布局”复选框。若要更改 Query 中的列次序,并将更改效果反映到外部数据区域中,请清除该复选框。

更改 Query 中列名称的效果如果选中了“保留列排序/筛选/布局”复选框,然后更改了 Query 中的列名称,则将数据返回到 Excel 中后,这些被重命名的列将成为外部数据区域中最右边的列。如果不希望如此,可在更改查询前清除“保留列排序/筛选/布局”复选框,还可以在 Excel 中将列移到所需位置。

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