Excel 2003完整教程:确定是否更新链接

您打开的工作簿(称作目标文件)包含与其他工作簿或文件(称作源文件)的链接。如果源发生改变,那么您打开的工作簿使用的将是过时的数据。

工作簿包含链接

工作簿包含链接

标注 1目标文件。该工作簿刚被打开。

标注 2链接。引用源中一个位置的公式。

标注 3源文件,如另一个工作簿。如果其他人更改了一个单元格的值,Excel 不知道查找新的值,除非您告诉它。

应单击“更新”还是“不更新”?

如果忘记是否创建链接

单击“不更新”。有可能在工作簿之间移动或复制区域、工作表或图表时不小心创建了一个链接。请打开工作簿,再查找创建的链接,并删除它们。

操作方法

断开与源文件的链接

要点如果要断开与源文件的链接,则所有使用源文件的公式将转换为其当前值。例如,链接 =SUM([Budget.xls]Annual!C10:C25) 将转换为 =45。因为此操作无法撤销,所以在断开与源文件的链接之前应保存文件。

  1. 在“编辑”菜单上,单击“链接”。

  2. 在“源”列表中,单击需要断开的链接。

    如果要选择多个链接对象,请按住 Ctrl 单击每个链接对象。

    如果要选择所有链接,请按 Ctrl+A。

  3. 单击“断开链接”。

  4. 如果链接使用了定义名称,则该名称将不会自动删除。若要删除该名称,请执行以下操作:

    操作方法

    1. 在“插入”菜单上,指向“名称”,再单击“定义”。

    2. 在“在当前工作簿中的名称”列表框中,单击需要更改的名称。

    3. 请执行下列操作之一:

      更改名称

      1. 为引用键入新名称,再单击“添加”。

      2. 单击原名称,再单击“删除”。

      更改由名称代表的单元格、公式或常量

      在“引用位置”框中更改。

      删除名称

      单击“删除”。

  5. 如果使用外部数据区域,则查询参数也可能使用了其他工作簿中的数据。可以选取或删除任意类型的链接。

控制更新链接的启动提示

打开工作簿时不请求是否更新链接,这样将自动更新链接

该选项只适用于当前用户,并影响打开的各个工作簿。工作簿的其他用户不受影响。该选项也影响与其他程序的链接。

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“编辑”选项卡。

  2. 清除“请求自动更新链接”复选框。如果清除了该复选框,则链接将自动更新,且没有提示。

不请求更新该工作簿的链接,而用户可控制链接是否更新

警告该选项影响工作簿的所有用户。如果选择不更新链接以及不提示,则用户将不知道数据是否过期。

  1. 在“编辑”菜单上,单击“链接”。

  2. 单击“启动提示”。

  3. 设置所需的选项。

注释如果出现任何断开的链接,将通知用户。

用计算结果替换公式

注意如果用其值替换公式,Microsoft Excel 将永远删除该公式。如果不小心用值替换了公式,而想要恢复公式时,可在输入或粘贴数值后,立即单击“撤消”按钮图像

  1. 选中包含公式的单元格。

    如果公式是数组公式,选定包含数组公式的单元格区域。

    操作方法

    1. 在数组区域中,单击任意单元格。

    2. 在“编辑”菜单上,单击“定位”。

    3. 单击“定位条件”。

    4. 单击“当前数组”。

  2. 单击“复制”按钮图像

  3. 在“常用”工具栏上,单击“粘贴”按钮图像

  4. 单击“粘贴选项”按钮图像旁的箭头,再单击“数值”。

如果知道没有连接到源

单击“不更新”。Microsoft Excel 不能连接到不存在的源。例如,源可能在网络上,而您不能连接到该网络。

如果希望数据保持原样,不希望用新数据代替。

单击“不更新”。

如果上一次曾试图更新,但所用时间很长

单击“不更新”。如果数据不需保持最新,可不更新全部链接,以节约时间。打开工作簿之后,在“编辑”菜单上,单击“链接”,再仅从需要的源更新链接。

如果其他人创建了工作簿,且您不知道为何出现此提示

单击“更新”。请与工作簿的作者联系。您也可以查看工作簿中有哪些链接。请在“编辑”菜单上,单击“链接”。

如果每次对提示的回答都相同,且不希望再次看到它

您可以固定的方式回答启动提示,并避免在此工作簿中看到它。

操作方法

对所有打开的工作簿都不提示,并自动更新链接

该选项只适于当前用户,并影响每个打开的工作簿。其他的工作簿用户不受影响。

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“编辑”选项卡。

  2. 清除“请求自动更新链接”复选框,如果已清除了该复选框,则链接将自动更新,而没有任何警告。

对工作簿的所有用户都以相同方式进行提示

警告该选项影响工作簿的所有用户。如果选择不更新链接以及不提示,则用户将不知道数据是否过期。

  1. 在“编辑”菜单上,单击“链接”。

  2. 单击“启动提示”。

  3. 设置所需的选项。

注释如果出现任何断开的链接,将通知用户。

如果知道 Excel 试图连接的工作簿是可用的

单击“更新”。这将确保您拥有最新的数据。

如果您使用参数查询

如果源工作簿没有打开,指向参数查询的链接就不能更新。

  1. 单击“不更新”。

  2. 关闭目标工作簿。

  3. 打开源工作簿。

  4. 打开目标工作簿。

  5. 单击“更新”。

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