Excel 2003完整教程:用 Excel 数据创建 Word 邮件合并

  1. 在 Microsoft Excel 中,建立用于邮件合并的数据。

    操作方法

    1. 请确保数据为列表格式:第一行中的每一列都具有标志,同一列中包含相似的数据,并且在列表中没有空行或空列。您将用这些列标志来指定数据在邮件合并中的相应位置。
    2. 请确保列标志能明确标识该列中的数据类型,这有助于您在建立邮件合并时选取正确的数据。例如,像“名”、“姓”、“地址”和“城市”这样的标志要好于像“列 1”、“列 2”、“列 3”和“列 4”这样的标志。
    3. 请确保要添加到邮件合并中的每一项都具有独立的一列。例如,如果要创建公文信函并要在信的正文中使用每一位收件人的名字,工作表中需有独立的一列包含这些名字,而不是在一列中既包含名字又包含姓。如果要用头衔和姓一起称呼收件人,如史密斯先生,可以只用一列既包含头衔又包含姓,或用一列包含头衔,另一列包含姓。
    4. 若要在建立邮件合并时能方便地查找列表,请为其设定名称:

      操作方法

      1. 选定整个列表。
      2. 在“插入”菜单上,指向“名称”,再单击“定义”。
      3. 为列表键入名称。
      4. 单击“添加”,再单击“关闭”。
  2. 保存并关闭包含这些数据的工作簿。
  3. 切换到 Microsoft Word。
  4. 在“工具”菜单上,指向“信函与邮件”,再单击“邮件合并”。
  5. 在“邮件合并向导”的前两步中,选择文档类型并启动文档。如果您正在创建邮件标签,请在第一步中单击“标签”,在第二步中单击“标签选项”,以选定要打印的标签的大小与类型。

    有关这些步骤的详细信息,请参阅 Word“帮助”。

  6. 在第三步中,在“选择收件人”下,单击“使用现有列表”,再单击“浏览”。
  7. 在“查找范围”列表中,单击包含所需数据的工作簿所在的文件夹,再单击该工作簿,然后单击“打开”。
  8. 在“选择表格”对话框中,定位并单击列表。确保选中了“数据首行包含列标题”,然后单击“确定”。
  9. 在“邮件合并收件人”对话框中,单击与左边的 Word 标识符对应的数据中的任意列标志。这一步使您能更方便地将数据插入到公文型文档中。有关匹配域的详细信息,请参阅 Word“帮助”。
  10. 如果只需将选定的收件人包含到邮件合并中,请单击“编辑收件人列表”,然后选取所需的收件人。
  11. 使用向导中的其余步骤完成编写、添加收件人信息、预览、个性化、保存、打印或将文档作为电子邮件发送的操作。有关这些步骤的信息,请参阅 Word“帮助”。

注意

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