Excel 2003完整教程:产品早期版本的升级

Microsoft Excel 2003 文件格式与 Microsoft Excel 2002、Excel 2000 和 Excel 97 文件格式没有区别,但与早期版本的文件格式不同。

在 Excel 早期版本中使用 Excel 2003 文件

在 Excel 2003 中打开旧工作簿

更改默认文件格式默认情况下,Excel 以最新的文件格式保存工作簿,这是由 Excel 97 引入的。如果与您一起工作的其他人使用 Excel 的早期版本或其他电子表格程序,您可更改 Excel 2003 在保存工作簿时使用的默认文件格式。例如,如果公司里有许多人使用 Excel 版本 5.0,则可将 Excel 2003 工作簿保存为 Microsoft Excel 5.0/95 工作簿格式。除非您在“文件”菜单上的“另存为”对话框中指定了不同的文件格式,否则所有的工作簿都将保存为默认格式。

使用双重文件格式如果您的工作单位仍在广泛使用 Excel 的早期版本,而您想继续使用 Excel 2003 格式,并与其他人共享工作簿,则可将 Microsoft Excel 2003 工作簿保存为特殊的双重文件格式。

可以使用“文件”菜单中的“另存为”命令将特定工作簿保存为双重文件格式,或者,也可以将双重文件格式指定为保存所有工作簿的默认文件格式。以双重文件格式保存的工作簿要比以单一格式保存的工作簿大。

在 Excel 2003 中打开和使用旧的宏和自定义对话框

可以直接在 Excel 2003 中打开使用 Excel 早期版本创建的文件。除单元格的语音批注外,Excel 2003 支持所有由早期版本创建的数据、公式和格式。

Excel 2003 支持 Excel 2000、Excel 97 和 Excel 95 的 Visual Basic for Applications 宏。有关 Excel 95 和 Excel 2003 宏之间的兼容性的信息,请单击 Excel 2003“帮助”菜单上的Microsoft Office Online

多数情况下,无需更改 Visual Basic for Applications 和 XLM 宏就可在 Excel 2003 中运行这些宏。在 Microsoft Excel 2003 中不能录制新的 XLM 宏。有关升级宏的详细信息,请参阅《Microsoft Office 2003 资源工具包》。

如何获取《Microsoft Office 2003 资源工具包》

《Microsoft Office 2003 资源工具包》为在您的单位中安装、设置及支持 Microsoft Office 提供了权威性的指导。本书面向系统管理员、技术咨询人员和高级用户,为在 Windows 98、Windows 2000 Professional 或 Macintosh 上运行 Microsoft Office 提供了全面的指导。

您可从计算机书店购买、从 Microsoft Press 直接订购或在 Microsoft Office Resource Kit 网站上联机订购 Office Resource Kit。

若要查找与您最近的 Microsoft Press 产品的资源,请访问 Microsoft Press 网站或与当地的 Microsoft 办事处联系。

若要在 Excel 2003 中创建新宏,可在 Visual Basic for Applications 中进行录制,或使用 MicrosoftVisual Basic 编辑器进行编写。

如果使用了 Excel 95 中的对话框编辑表

多数情况下,在 Excel 2003 中无须进行任何更改就可运行原来的对话框编辑表。

若要在 Excel 2003 中新建自定义对话框,请使用“Visual Basic 编辑器”的“插入”菜单上的“用户窗体”命令。有关通过用户窗体创建自定义对话框的详细信息,请参阅 Visual Basic 帮助。

Excel 2000 升级过程中的常见问题

地图工具的变化

Excel 2003 不提供地图工具。除非安装了 Microsoft Office 的早期版本,否则不能打开用地图工具创建的文件。

数字格式的变化

Excel 2003 引入了国际语言数字格式。

旧模板的位置

一些 Excel 旧版本的模版可从 Microsoft Office 网站的“模版库”中下载。Excel 2003 将安装一组新的模板。

为何有些旧的加载宏可在产品中获得而其他加载宏则不可以?

一些以前产品版本的加载宏可从 Microsoft Office 网站下载。

有些宏不能运行的原因

宏的默认安全设置已更改为“高”,这意味着未签署的宏将被自动禁用。可以更改安全设置,或者对宏签名后再运行该宏。

单元格右上角的绿色三角形的作用

绿色三角形是公式错误检查器,当选定单元格中的公式出现问题时,就会出现该检查器。可用显示的选项解决问题,或者忽略该问题。如果问题被忽略,该问题在以后的错误检查中就不会出现。但是,所有以前被忽略的错误都可以重新设置,以使其再次出现。

当进行某些操作时,有时在工作表上会出现按钮,其作用是什么?

在处理文档时,有时会出现一些按钮。“自动更正选项”按钮图像按钮、“粘贴选项”按钮图像按钮、“插入选项”按钮图像按钮以及“自动填充选项”按钮图像按钮提供了一些选项,您可从中选择相应的选项而无须单击工具栏上的按钮或打开对话框。

Excel 97 升级过程中的常见问题

“Office 助手”的变化

“Office 助手”现在可浮动在窗口外的屏幕上。当需要帮助时,“助手”可以使用较少的屏幕空间提供大量的帮助。如果不喜欢“助手”,可以将其永久关闭,转而使用“帮助”的索引或目录。

菜单和工具栏的变化

只有最常用的项才会显示在新的个性化菜单和工具栏上。

用户可以很方便地展开菜单以显示全部命令。单击某命令后,该命令即可出现在个性化菜单上。如果希望开始就看到菜单上的全部命令,则可禁用短菜单。请在“工具”菜单上,单击“自定义”。在“选项”选项卡上,选中“始终显示整个菜单”复选框。

工具栏共享屏幕上的一行空间,这样就可以有更多的工作空间。还可以选择将“格式”和“常用”工具栏显示在两行上。在“工具”菜单上,单击“自定义”。在“选项”选项卡上,选中“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框。当单击工具栏上的按钮时,此按钮就会自动添加到屏幕上的个性化工具栏中。通过将命令控件拖至工具栏,用户可以方便地自定义工具栏。

为何在使用某些功能时系统询问是否要安装它们?

为了提高性能和节省磁盘空间,当在安装过程中选择“开始安装”命令时,并不会安装所有的功能。使用 Excel 2003 时,用户可以看到尚未安装的程序和组件的快捷方式、图标和命令。当需要此功能时,只要单击该命令,Excel 2003 就会安装该程序或组件。

文件打开和文件保存的变化

在改进后的“打开”和“保存”对话框中,用户一次可以看到更多的文件。可以使用新增的位置栏找到最常用的文件夹或位置,单击“我最近的文档”可以看到最近使用过的 20 到 50 个文档和文件夹,或单击工具栏上的“后退”按钮按钮图像方便地返回到最近访问过的文件夹。

为何打开某些文件需要很长时间?

为确保在使用工作簿时可正确地计算工作簿,Excel 2003 会在每次打开工作簿时重新计算整个工作簿。此过程意味着在打开早期版本的文件时所花费的时间会比以前要长。如果将工作簿保存为 Excel 2003 工作簿,则下次打开文件时会更快。

数字格式的变化

可以使用具有欧洲货币符号欧洲货币符号的其他数字格式。还有包含可显示四位数年份格式的其他日期格式。

为何选定区域的突出显示不同?

当选择具有彩色文本的单元格时,颜色将保持不变,而不是显示为相反的颜色。在处理选定区域(例如,更改字体的颜色或单元格格式的颜色)时,可以在更改完成后很方便地查看新的颜色。

“另存为 HTML”命令的变化

“另存为网页”命令替代了“另存为 HTML”命令。当选择“另存为网页”命令时,可以选择将整个工作簿或工作簿的一部分保存为网页。如果单击了“发布”,则会显示一些附加选项,例如,可以选择将选定区域保存为可用于网页上的交互式电子表格。

“数据透视表向导”的变化

现在可以通过将字段从工具栏拖动到拖放区域上来直接使用“数据透视表和数据透视图向导”设置工作表上数据透视表的布局,而不是使用向导设置其布局。

Excel 突然输入数字和格式的原因

Excel 2003 可自动扩展区域中的格式和公式以简化此项常规任务。

可否在 Excel 2003 中运行 Lotus 宏?

Excel 2003 不能运行 Lotus 1-2-3 或 Quattro Pro 宏。可在 Microsoft Visual Basic for Applications 中重新编写所需的宏。有关编写 Excel 宏代码的信息,请参阅 Visual Basic 帮助。

Excel 95 升级过程中的常见问题

如何在工作表中插入图表

现在,“插入”菜单上的“图表”命令将启动“图表向导”。在“图表向导”的步骤 4 中,可以指定图表的插入方式:是作为工作表上的嵌入图表,还是作为单独的图表工作表。此外还可以通过按 F11 以按照默认图表类型和格式一步完成创建图表工作表的工作。

为何打开某些文件需要很长时间?

为确保在使用工作簿时可正确地计算工作簿,Excel 2003 会在每次打开工作簿时重新计算整个工作簿。这意味着在打开早期版本的文件时所花费的时间会比以前要长。如果将工作簿保存为 Excel 2003 工作簿,则下次打开文件时会更快。

找不到“应答向导”和“操作向导”

从 Excel 5.0 和 Excel 95 开始,“Office 助手”替代了“操作向导”,且从 Excel 95 开始使用了“应答向导”智能感知技术。当需要有关“帮助”信息时,只需单击“Microsoft Excel 帮助”按钮按钮图像,然后用自己的语言向“助手”提问。当“助手”和黄色灯泡一起出现时,表明有程序提示;单击灯泡即可看到提示。

菜单和工具栏的变化

只有最常用的项才会显示在新的个性化菜单和工具栏上。

用户可以很方便地展开菜单以显示全部命令。单击某命令后,该命令即可出现在个性化菜单上。如果希望开始就看到菜单上的全部命令,则可禁用短菜单。在“工具”菜单上,单击“自定义”。在“选项”选项卡上,选中“始终显示整个菜单”复选框。

工具栏共享屏幕上的一行空间,这样就可以有更多的工作空间。还可以选择将“格式”和“常用”工具栏显示在两行上。在“工具”菜单上,单击“自定义”。在“选项”选项卡上,选中“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框。当单击工具栏上的按钮时,此按钮就会自动添加到屏幕上的个性化工具栏中。通过将命令控件拖至工具栏,用户可以方便地自定义工具栏。

为何在使用某些功能时系统询问是否要安装它们?

为了提高性能和节省磁盘空间,当在安装过程中选择“开始安装”命令时,并不会安装所有的功能。使用 Excel 2003 时,用户可以看到尚未安装的程序和组件的快捷方式、图标和命令。当需要此功能时,只要单击该命令,Excel 2003 就会安装该程序或组件。

文件打开和文件保存的变化

在改进后的“打开”和“保存”对话框中,用户一次可以看到更多的文件。可以使用新增的位置栏找到最常用的文件夹或位置;单击“我最近的文档”可以看到最近使用过的 20 到 50 个文档和文件夹,或单击工具栏上的“后退”按钮按钮图像方便地返回到最近访问过的文件夹。

单元格备注的变化

单元格备注现在称为“批注”。使用“插入”菜单上的“批注”命令可创建批注。查看批注和查看单元格备注一样,将鼠标指针停留在单元格右上角的批注指示器(红色三角形)上即可。

找不到“信息窗口”

“信息窗口”功能在 Microsoft Excel 2003 中不可用。若要确定为公式提供数据的单元格的位置,请使用“审核”工具栏。如果已经在单元格中添加了批注,则只需将鼠标指针停留在相应的单元格上即可查看批注。

“文件”菜单中没有“共享列表”命令。在 Excel 2003 中如何共享数据列表?

Excel 95 的共享列表只为那些需要同时处理工作簿的用户提供了有限的功能。在 Excel 2003 中,可以使用共享工作簿来创建和编辑公式、更改格式、创建和更改图表甚至添加工作表。若要共享工作簿,请单击“工具”菜单上的“共享工作簿”。

数字格式的变化

可以使用具有欧洲货币符号欧洲货币符号的其他数字格式。还有包含可显示四位数年份格式的其他日期格式。

为何选定区域的突出显示不同?

当选中具有彩色文本的单元格时,颜色会保持不变,而不是显示为相反的颜色。这样,在对选定区域进行操作(例如,更改字体的颜色或单元格格式的颜色)时,就可以很容易地查看到更改之后的新颜色。

找不到语音批注

Excel 2003 不支持语音批注。

如何启动“数据透视表向导”?

可使用“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”命令启动“数据透视表和数据透视图向导”。通过将字段从工具栏拖至拖放区域可直接在工作表上设置报表的布局,而不必使用向导来设置数据透视表的布局。

“视图管理器”命令不在“视图”菜单上,如何创建自定义视图?

可用“视图”菜单上的“视图管理器”命令保存工作簿的自定义视图或切换到其他视图。“视图管理器”已集成到 Excel 中,此命令不再需要加载宏程序。

可否在 Excel 2003 中运行 Lotus 宏?

Excel 2003 不能运行 Lotus 1-2-3 或 Quattro Pro 宏。可在 Microsoft Visual Basic for Applications 中重新编写所需的宏。有关编写 Excel 宏代码的信息,请参阅 Visual Basic 帮助。

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