Excel 2003完整教程:数据透视图报表疑难解答

创建报表

出现“内存不足”消息

检查内存使用设置

  1. 单击消息对话框中的“确定”。

  2. 再次创建报表,在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 3 中,单击“选项”。

  3. 选中“优化内存”复选框。

使用页字段以节省内存如果仍无法创建报表,则建立一个或多个页字段可按选定的每一项来检索数据。

  1. 在向导的步骤 3 中,单击“布局”。

  2. 将一个或多个字段拖到“页”区域。

  3. 双击每个页字段。

  4. 单击“高级”。

  5. 单击“当选择页字段项时,检索外部数据源”。

简化报表所添加的字段个数依赖于计算机的内存大小和用于报表的源数据数量。如果要使用大量的字段,请将这些字段作为系列字段或页字段来添加。页字段使用的内存最少。系列字段使用的内存要少于分类字段。

根据某个报表的相同数据构造多个报表在创建数据透视图报表时,Microsoft Excel 将为报表在内存中创建一个存储区。如果要创建来自同一源数据的多个报表,请在向导步骤 1 中选择“另一个数据透视表或数据透视图”,以使这些报表使用同一存储区,以节省内存。

简化文件减少工作簿中报表的个数。

在单个文件中创建报表如果报表是基于工作表中的数据,则可以根据包含该数据的工作簿在其他工作簿中创建报表。也就是说,原始数据和报表不必同时位于内存中。请记住,创建数据透视图报表时,其相关联的数据透视表必须位于同一工作簿中。

所需的报表没有列在“数据透视表和数据透视图向导”中

向导只列出数据透视表如果新报表是基于其他数据透视图报表,请为其他数据透视图报表选择相关联的数据透视表。若要确定是哪个报表,请单击数据透视图报表,单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视图”,再单击“选项”。“名称”框中包含相关联的数据透视表的名称。

检查报表的位置向导只列出活动工作簿中的数据透视表。如果要用作源的报表位于其他工作簿中,则请将报表复制到活动工作簿中。

检查页字段设置所需的数据透视表可能含有页字段,该页字段设置为在选择每项时将查询外部数据。若要将报表用作为其他报表的源,其页字段必须都设置为同时检索所有项的外部数据。单击源报表,双击每个页字段,单击“高级”,然后选中“页字段选项”下的设置。

OLAP 数据源出现问题

创建 OLAP 多维数据集

日期或时间字段的级别不正确

检查源数据库中的日期或时间字段如果在来自 Microsoft Query “OLAP 多维数据集向导”的源数据中的日期或时间维中没有看到所需级别,则请检查为该多维数据集提供数据的基础关系数据库中的日期或时间字段。数据库中的日期和时间可能以文本形式存储,而不是以向导可识别的日期或时间格式存储。如果怀疑是这种情况,请向数据库管理员咨询关系数据库的有关问题,以验证并更正字段的日期或时间格式。

检查维的最高级别如果将日期和时间字段作为维的较低级别添加,则“OLAP 多维数据集向导”不会自动将数据分为“年/季/月/周”和“时/分/秒”级别。只有在将日期或时间字段作为新维的最高级别添加时,向导才会如此操作。如果日期或时间字段不是最高级别,那么请打开 Microsoft Query 中的 .oqy 文件对多维数据集进行更改,或与多维数据集的创建者联系以进行上述更改。

所需汇总函数丢失

在“OLAP 多维数据集向导”中,可用于数据字段的汇总函数仅有“求和”、“计数”、“最小值”和“最大值”。

直接通过数据库记录创建报表如果可将查询简化并减少到系统可处理它所返回的数据量的程度,请尝试将数据从 Microsoft Query 直接返回到 Microsoft Excel,而不再创建多维数据集。当直接通过数据库中的记录创建数据透视表或数据透视图报表时,则对整个数据透视表汇总函数集(Sum、Count、Average、Max、Min、Product、Count Nums、StdDev、StdDevp、Var 和 Varp)都具有访问权限。

考虑为数据库建立 OLAP 服务器Microsoft OLAP 服务器产品(Microsoft SQL Server OLAP Services),允许用户建立比 Microsoft Office 中的 OLAP 客户软件范围更广的汇总字段。

不能更改 OLAP 多维数据集

确保原始数据库可用若要编辑 OLAP 多维数据集,则必须对提供多维数据集数据的原始服务器数据库具有访问权限。请检查以确认数据库没有重命名或被移动。还要确保服务器可用并可连接到服务器。

检查对原始数据库的更改如果使用“OLAP 多维数据集向导”根据关系数据库创建了多维数据集,则可能重命名或删除了数据库中的表,以致多维数据集找不到原始数据。可连接到 Microsoft Query 中的数据库,并检查对数据库的组织或规划的任何更改。如果数据库已更改,则需要创建新的多维数据集。

“数据已丢失”消息出现

多维数据集中所包含的字段在源数据库中不再可用。

检查对原始数据库的更改如果多维数据集是通过 OLAP 服务器数据库创建的脱机多维数据集文件,则请将报表重新连接到服务器数据库上,并检查“数据透视表字段列表”窗口中的可用字段。如果该字段无法再从服务器使用,则可使用“数据透视表’菜单上的“脱机 OLAP”命令来创建新的脱机多维数据集文件。

如果多维数据集是在 Microsoft Query 中创建的,请使用 Query 打开用来创建多维数据集的 .dqy查询文件,或者如果未保留 .dqy 文件,请创建连接到原始关系数据库的新查询。检查哪些字段是可用的。有关完整说明,请参阅 Microsoft Query 中的“帮助”。如果字段已从数据库中删除,则可以新建多维数据集。

保存多维数据集文件花费时间太长

如果在多维数据集文件中包含了一个很大的 OLAP 数据的子集,则创建这样的文件花费时间可能很长。

保存多维数据集时磁盘空间用尽

OLAP 数据库是为管理大量明细数据而设计的,因此服务器数据库所占用的磁盘存储空间可能会超出本地硬盘所能提供的磁盘存储空间。如果为脱机多维数据集文件指定了很大的数据子集,则可能会导致磁盘空间不够。

释放磁盘空间或查找其他磁盘在保存多维数据集文件之前从硬盘上删除不需要的文件,或试着将文件保存到网络驱动器上。

减少脱机多维数据集文件中包含的数据请考虑减少该文件中的数据量,但仍需保留在数据透视表或数据透视图报表中要用到的数据。请尝试下列解决方法:

保持与服务器相连如果清除了所有可能的数据,但仍不能保存脱机多维数据集文件,则需要继续使用与服务器 OLAP 数据库的连接,以便与报表进行交互。

使用 OLAP 多维数据集

创建多维数据集文件后数据从报表中消失

选择脱机多维数据集文件的内容时,可能漏掉了报表中使用的某些字段的数据,因此当更改报表以显示不同数据时,脱机多维数据集文件中并没有出现希望看到的数据。

使用“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”命令重新将报表连接到服务器数据库,并确保报表显示希望看到的数据。然后,编辑脱机多维数据集文件,确保其中包括报表中需使用的所有维、数据字段和明细数据级别。

报表所用字段来自查询而非多维数据集

如果“数据透视表字段列表”窗口显示的是关系数据库(多维数据集也是通过查询此数据库创建)中的字段,则会从查询中将数据返回到 Microsoft Excel 中,而不是打开“OLAP 多维数据集向导”所创建的 .oqy 文件。该文件存储多维数据集定义,而且如果保存了 .cub 脱机多维数据集文件,它还提供对该文件的访问权限。如果没有为 .oqy 文件指定新位置,该文件保存在 My documents\My data sources 或 Winnt\Profiles\您的用户名\My data sources 下,具体保存位置取决于 Windows 操作系统的版本。

若要根据新的多维数据集创建报表,则请单击 Excel“文件”菜单中的“打开”,再单击“文件类型”列表中的“查询文件”,然后找到并双击 .oqy 文件。如果需要一个数据透视图报表,请单击打开 .oqy 文件时创建的数据透视表,然后单击“数据透视表”工具栏上的“图表向导”按钮图像

数据库中已知存在的数据从多维数据集中消失了

从 OLAP 服务器数据库或关系数据库创建的多维数据集不必包含原始数据库中的所有数据。只有在“脱机多维数据集向导”或“OLAP 多维数据集向导”中选择的那些数据才包含在多维数据集中。

等待数据检索结束如果更改数据透视表或数据透视图报表以显示不同数据,则会从多维数据集中检索新的数据。如果刷新报表,则会从原始数据库中检索新数据并完全重建多维数据集。这一过程可能需要一段时间。

检查多维数据集的创建者如果是从其他人处获得的多维数据集,且“数据透视表字段列表”窗口的字段列表中没有所需的字段或所需的明细数据级别不可用,那么请要求多维数据集的创建者进行更改以包括其他数据。

更改脱机多维数据集文件的内容如果在 Microsoft Excel 中从 OLAP 服务器数据库创建了脱机多维数据集文件,请使用“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”命令更改该文件。请确保包含报表中使用的所有维、数据字段以及明细数据级别。

检查在 Query 中创建的多维数据集的内容在 Microsoft Query 中,无法将数据添加到用“OLAP 多维数据集向导”创建的多维数据集中,但可更改多维数据集的组织方式并可删除多维数据集中的数据。如果多维数据集中缺少原始关系数据库中的字段,则可在 Query 中创建新的多维数据集,以将这些字段包含在内。在 Query 中,打开用来查询 OLAP 多维数据集数据的 .dqy 文件,或者如果未保留 .dqy 文件则创建一个新的查询。将多维数据集中需要的任何其他字段都添加到查询中,然后使用 Query“文件”菜单上的“创建 OLAP 多维数据集”命令创建新多维数据集。有关完整说明,请参阅 Microsoft Query 中的“帮助”。

刷新后报表中未出现新数据

Microsoft Query 中创建的脱机多维数据集文件或多维数据集可能无法连接到原始服务器数据库以检索新数据。

确保原始数据库可用检查为多维数据集提供数据的原始服务器数据库没有重命名或被移动。还请确保服务器可用并能连接到服务器上。

确保新数据可用请与数据库管理员联系以确定是否在包含于报表中的区域内更新了数据库。

确保没有更改数据库的组织方式如果重建了 OLAP 服务器多维数据集,或重新组织了为多维数据集提供数据的关系数据库,则可能需要重新组织报表,或新建脱机多维数据集文件或“OLAP 多维数据集向导”多维数据集以访问更改后的数据。请与数据库管理员联系以了解数据库的更改情况。

Microsoft Excel 找不到脱机多维数据集文件

.cub 可能已重命名或被移动。

确保具有该文件如果打开的 .oqy 文件是从其他人处获得的,请确保具有访问该 .cub 文件的权限。

浏览文件如果试图从“脱机 OLAP 设置”对话框中连接到脱机多维数据集文件,请单击“浏览”,然后找到 .cub 文件。

重新连接到原始数据库如果找不到该文件,则用户可以重新连接报表,以使其连接到原始 OLAP 服务器数据库中。单击报表,再单击“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”,然后单击“联机 OLAP”。然后,可以创建新的脱机多维数据集文件。

注释有关使用“OLAP 多维数据集向导”多维数据集时所遇问题的进一步帮助,请参阅 Microsoft Query 中的“帮助”。

设置报表的版式

没有字段按钮,无法更改版式

检查是否隐藏了字段按钮单击报表,单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视图”,确认没有选中“隐藏数据透视图字段按钮”命令。

检查报表是否已转换为静态图表如果进行以下操作,Excel 会将数据透视图报表转换为静态图表:删除相关联的数据透视表、将数据透视图报表复制或移动到其他工作簿中、将含有报表的工作簿保存为 Microsoft Excel 95 或早期版本格式的工作簿,或将含有报表的工作簿保存为非 Excel 工作簿的格式。

添加字段时,需要较长时间才能显示数据

如果报表基于大量的外部数据或“OLAP 多维数据集向导”数据源,那么将字段从字段列表中拖动到工作表中会需要较长的延迟时间。

最后放置数据项先在系列、分类以及页区域中放置字段,然后在数据区域中放置字段。这样可减少 Microsoft Excel 在中间步骤中显示的数据。

关闭系列和分类项的显示在“数据透视表”工具栏上,确认已关闭“始终显示项目”按钮图像。在将字段拖动到系列和分类区域中时,并不显示项,而一旦添加数据字段,项就将显示。

使用向导更改版式如果响应速度太慢,则可以使用“数据透视表和数据透视图向导”来设置报表的版式。在“数据”菜单上,单击“数据透视表和数据透视图”,再单击“布局”。

无法拖动字段

检查页字段设置如果要拖动的字段被设置为当选择每一项时,查询外部数据,则该字段可能被锁定在页位置中。双击该字段,单击“高级”,并清除“页字段选项”下的“禁用对该字段进行透视”复选框。如果将字段拖动到其他区域,Microsoft Excel 将会同时检索字段中所有数据项的外部数据。

检查 OLAP 源数据在基于OLAP源数据的报表中,某些字段只能用作系列、分类或页字段。这些字段具有“数据透视表字段列表”窗口中的维字段图标图标。带数据字段图标图标的字段只能用在数据字段中。

检查 VBA 宏Visual Basic for Applications (VBA)宏也能关闭通过拖动字段而更改版式的功能。拖动字段时,如果鼠标指针上出现了取消符号,则表明该字段的拖动功能已经失效。有关此方面的帮助信息,请与工作簿中的宏的作者联系。

检查保护如果包含相关联的数据透视表的图表工作表或工作表受到保护,则不能移动字段或对数据透视图报表进行更改。请取消对图表工作表或工作表的保护,或与设置该保护的用户联系。

字段列表丢失

单击报表只有选中报表,才能显示字段列表。

显示字段列表如果字段列表仍然不可见,则请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮图像

字段没有下拉箭头

检查其是否为唯一的数据字段只有向报表中添加了两个或更多的数据字段时,显示在分类字段旁边的数据字段才带有下拉箭头。如果报表具有单个数据字段,则字段将显示在报表的顶部,页区域的下面。

检查字段是否位于 OLAP 维中在基于OLAP源数据的报表中,只有当字段是维中的最顶层的字段时,在系列和分类区域中的维字段在字段按钮中才具有箭头字段箭头。可以使用字段中的箭头在整个维中显示或隐藏不同级别的明细数据。

检查较高级别是否被隐藏如果维的较高级别处于隐藏状态,则最顶层字段也将隐藏,且显示的字段都没有箭头字段箭头。用鼠标右键单击维中的任意字段按钮,再单击快捷菜单上的“显示级别”。

某个字段的下拉箭头无效

在“数据透视表”工具栏上,确认已打开“始终显示项目”按钮图像。如果不想打开该功能,则请将字段拖动到数据区域中。当数据区域中有字段时,则在报表中的所有字段的下拉箭头将正常。

设置报表格式

格式、趋势线和误差线消失了

检查对已显示数据的更改如果所做的更改将影响数据透视图报表及其相关联的数据透视表中显示的数据,则 Microsoft Excel 不会保留已应用于数据标签、数据点和数据系列中的任何格式,也不保留所添加的趋势线和误差线。

引起格式丢失的更改包括:更改版式、添加或删除字段、显示或隐藏项、在页字段中显示其他页、对项进行分组或取消分组、显示或隐藏明细数据、排序、更改字段的汇总函数、更改分类汇总的显示、指定其他源数据(包括更改对外部数据的查询),以及刷新报表。

在添加格式前完成更改在进行格式的更改前,请确保数据透视图报表中的版式和显示的数据已合乎需要。

录制应用于格式设置的宏如果对报表的更改很频繁,可在进行所需的格式设置时录制宏,然后在需要重新应用该格式设置时运行宏。

不能移动图例、标题或绘图区或不能调整它们的大小

在数据透视图报表中,不能像在常规的非交互式图表中那样移动图例、标题或绘图区或调整它们的大小。Microsoft Excel 可自动调整绘图区的大小以适应报表的变化。

重新放置图例不能更改图例的大小,但可按如下方法更改其在图表中显示的位置:在“图表”菜单上,单击“图表选项”,再单击“图例”选项卡,然后单击“位置”下的选项。

调整标题大小不能移动标题,但可按如下方法通过更改字体的大小来更改标题的大小:单击标题,再单击“格式”菜单上的“图表标题”,然后单击“字体”选项卡,再选择所需的字体大小。

报表没有使用自定义图表类型中项的位置或大小

不能移动数据透视图报表中的图例、标题或绘图区或不能调整它们的大小。Microsoft Excel 会根据每次更改报表时的需要自动重新放置这些元素和调整其大小。因而,在为数据透视图报表指定用户自定义的图表类型时,报表将自动放置图例、标题和绘图区并调整其大小,而不是以您保存在图表类型中的大小和位置来设置。

数字格式与源数据不匹配

Microsoft Excel 没有使用数据透视图报表的数值轴中 Excel 源数据的数字格式。数值轴最初反映的是相关联的数据透视表中数据区域的数字格式。

若要更改数值轴的数字格式,请单击轴,再单击“格式”菜单上的“坐标轴”,然后单击“数字”选项卡,再选择所需的格式。所做的更改不会对相关联的数据透视表中的数字格式有影响。

数据和计算

“图表”菜单上的“源数据”命令不可用

当需要更改系列或分类数据所在的位置,或重新定义要包含的源数据时,不能像对常规的非交互式的图表那样使用“图表”菜单上的“源数据”命令。

若要将系列字段更改为分类字段,或者将分类字段更改为系列字段,请将字段拖动到适当的拖放区域。若要在报表中包含其他源数据,请单击报表,单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”,单击“上一步”,使用向导步骤 2 来指定 Excel 源数据或为报表指定其他外部源数据。

页字段选项不可用

检查字段类型选定的字段也许不是页字段,这些设置只对页字段有效。

检查外部源数据报表也许不是基于外部数据的。这些设置对基于工作表数据的报表将无效。

检查 OLAP 源数据这些设置不可用于基于OLAP源数据的报表。在基于 OLAP 数据的报表中,字段列表具有维字段图标数据字段图标图标。

检查字段的数据类型页字段设置对备注型字段或包含OLE对象的字段无效。

检查对参数查询的支持外部数据库的ODBC 驱动程序可能不支持参数查询。这些设置只有在所使用的数据源的驱动程序支持参数查询的情况下才有效。

Microsoft Query 提供的 ODBC 驱动程序支持都支持参数查询。若要想知道是否有第三方驱动程序支持参数查询,请联系您的驱动程序厂商。

检查基于其他数据透视表的报表如果使多个数据透视图报表基于某个现有的数据透视表,则页字段设置对这些报表将无效。

检查字段是否已分组在相关联的数据透视表中,将字段拖动到行或列区域,用鼠标右键单击任何分组项,指向快捷菜单上的“组及显示明细数据”,单击“取消组合”,再将字段拖回到页区域中,以使页字段的设置可用。

查询正在运行,无法更改工作表

检查正在编辑的区域是否正处于更新状态之中当查询正在后台运行时,不能对当前正在更新的报表进行更改,或者对基于该报表的任何其他报表进行更改。

等待查询结束,或取消它若要检查查询进程或取消查询,请双击状态栏中的图标图像图标,如果要停止查询,请单击“停止刷新”。

在后台运行查询在“数据透视表”工具栏上,单击“数据透视图”,再单击“选项”,然后选中“后台查询”复选框。

数据字段正使用 Count,而不是 Sum 作为汇总函数

检查字段中的文本或空项默认情况下,如果数据字段包含任何文本或空白单元格,则字段使用 Count汇总函数。请双击字段,并单击“汇总方式”框中的“求和”。

检查 OLAP 源数据在基于OLAP源数据的报表中,可用的汇总函数是由 OLAP 服务器决定的,用户不能在 Microsoft Excel 报表中更改它们。在基于 OLAP 数据的报表中,字段列表具有维字段图标数据字段图标图标。

刷新报表后数据丢失

设置页字段以查看全部数据在刷新报表之前,请在每个页字段中选择“全部”。

如果页字段中不包含“全部”,则可能是由于页字段被设置为在选定每一项时查询外部数据,或者也可能是源数据不包含“全部”项的信息。在上述两种情况下,只有在选择其他项时才会刷新数据。

检查丢失数据的位置对基于工作表数据的报表而言,新数据也许添加到了最初指定的源区域的外部,或者源数据已经移到了新位置。

  1. 在“数据”菜单上,单击“数据透视表和数据透视图”。

  2. 单击“上一步”。

  3. 更改对源区域的指定可包含新数据或指定新位置。

  4. 单击“完成”。

检查查询是否选定了正确的数据对于基于外部数据的报表,请在 Microsoft Query 中检查查询,以确保查询检索的是所需的数据。

检查多维数据集或多维数据集文件如果报表基于的是由“OLAP 多维数据集向导”所创建的多维数据集,则请在 Microsoft Query 中打开 .oqy 文件,并检查多维数据集的内容,以确保其包含所需的数据。如果报表基于多维数据集文件,则请按如下操作检查多维数据集文件的内容:单击数据透视图报表的相关联的数据透视表,单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”,再单击“脱机 OLAP”,然后单击“编辑脱机数据文件”。如果报表是基于 OLAP 服务器数据库中的源数据,请咨询数据库管理员以查明数据库是否发生了更改。

报表在刷新后看起来完全不同,或者根本就不能刷新

检查源数据库的可用性请确保仍然可连接外部数据库,并且能查看数据。

检查源数据库的更改情况如果报表基于的是OLAP源数据,则可能是更改了服务器上多维数据集中的可用数据。有关详细信息,请咨询 OLAP 服务器管理员。

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