Excel 2003完整教程:修订跟踪疑难解答

跟踪修订

重新共享工作簿后,修订记录丢失

如果取消工作簿的共享状态,则 Microsoft Excel 将关闭修订跟踪,并永久性清除所有修订记录。如果重新共享工作簿,则从此刻开始跟踪修订。

如果希望保留完整的修订记录,那么请不要取消工作簿的共享状态。如果需要使用一些在工作簿共享时无效的功能,请在该工作簿的副本中进行操作,并且只取消该副本的共享状态。

如果必须取消工作簿的共享状态,请复制或者打印出修订记录。

  1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。
  2. 在“时间”框中,单击“全部”。
  3. 清除“修订人”和“位置”复选框。
  4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,再单击“确定”。
  5. 请执行下列一项或多项操作:
    • 若要打印冲突日志工作表,请单击“打印”按钮图像
    • 若要将记录复制到另一个工作簿,请选定要复制的单元格,然后单击“复制”按钮图像,再切换到另一个工作簿,单击要复制到的区域,再单击“粘贴”按钮图像

    注释复制或者打印记录时,可能需要保存或打印共享工作簿的另外一个副本。如果工作簿因您或他人使用而继续变化,则您所复制的记录可能会不再适用。例如,复制的记录中的单元格位置(包括行号)可能不再是当前的位置。

启动修订跟踪后未显示修订

修订类型是否可以被跟踪某些类型的修订不会被跟踪,从而无法显示关于它们的信息。

Microsoft Excel 不跟踪的修订

修订跟踪记录您对单元格内容所做的更改,包括移动和复制以及行和列的插入和删除等。Microsoft Excel 不跟踪下列类型的修订:

无法跟踪的修订替换
更改工作表名称修订不会在工作表标签上突出显示,但会在冲突日志工作表中进行跟踪。
插入或删除工作表跟踪工作表插入后所做的修订,但不跟踪插入操作本身。
设置单元格或数据格式
隐藏或取消隐藏行或列
添加或更改批注
因公式计算新值而更改的单元格若要查找因重新计算而更改的单元格,请使用“审核”工具栏上的工具。
未保存的更改可在做出修订时将其突出显示,但只有在保存后它们才会出现在冲突日志工作表中。

只有在共享工作簿中才能使用修订跟踪。因此,无法在共享工作簿中使用的功能也无法进行修订跟踪。

无法在共享工作簿中使用的功能

只有在停止使用共享工作簿的条件下,才能使用下面功能。

不能在 Web 服务器上使用共享工作簿。

不可用的功能替换
成块插入或删除单元格可以插入整行和整列。
删除工作表
合并或拆分合并的单元格
添加或更改条件格式单元格值更改时,现有条件格式继续存在,但不可更改这些格式或重定义条件。
添加或更改数据有效性键入新值时,单元格继续有效,但不能更改现有数据有效性的设置。
创建或更改图表或数据透视表可以查看现有的图表和报表。
插入或更改图片或其他对象可以查看现有的图片和对象。
插入或更改超链接现有超链接继续有效。
使用绘图工具可以查看现有的图形对象和图形。
指定、更改或删除密码现有密码仍然有效。
保护或不保护工作表或工作簿现有保护仍然有效。
创建、更改或查看方案
创建组及分级显示数据可以继续使用现有分级显示。
插入自动分类汇总可以查看现有分类汇总。
创建数据表 可以查看现有数据表。
创建或更改数据透视表可以查看现有报表。
写入、记录、更改、查看或分配宏可以运行现有的只使用可用功能的宏。可以将共享工作簿的操作录制在一个存储于其他非共享工作簿的宏中。
添加或更改 Microsoft Excel 4 对话工作表
更改或删除数组公式原有数组公式继续正确地计算。

是否已经有被跟踪的修订启动修订跟踪后,Excel 将从此刻开始保存修订信息。若要查看已被跟踪的修订信息,可先进行一些修订,然后再启动“突出显示修订”。

  1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。
  2. 在“时间”框中,单击“从上次保存开始”。
  3. 清除“修订人”和“位置”复选框。
  4. 选中“在屏幕上突出显示修订”复选框,再单击“确定”。

如果要查看冲突日志工作表中的修订,请保存工作簿,然后显示冲突日志工作表。

操作方法

  1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。

    如果未选中“编辑时跟踪修订信息,同时共享工作簿”,那么 Microsoft Excel 就不会保存工作簿中的任何修订记录。

  2. 选中“时间”复选框,并单击“全部”。
  3. 清除“修订人”和“位置”框。
  4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框。
  5. 单击“确定”,再单击冲突日志工作表上列标题旁的筛选箭头,以查找所需的信息。

注释保存工作簿将删除冲突日志工作表。若要在保存之后查看日志工作表,请重新显示它。

保护共享时,不能设置保存修订记录的天数

如果使用了“保护并共享工作簿”命令并应用了密码,那么 Microsoft Excel 将不会清除保存的修订记录,而不管设置的保存修订记录的天数为多少。

如果没有指定密码,则 Excel 将使用最新的修订记录设置,对于以前没有用其他设置保存的工作簿设置为 30 天。您或其他用户可以增加但不能减少保存修订记录的天数。单击“工具”菜单上的“共享工作簿”,再单击“高级”选项卡,然后在“天”框中键入一个更大的数值。

在取消工作簿共享时跟踪修订

Microsoft Excel 只能在共享工作簿中跟踪修订信息。当打开跟踪修订信息的选项时,可自动共享工作簿。因此,共享工作簿中不可用的功能和命令不能被跟踪。

如果要使其他人不能访问工作簿,请将工作簿放置在本地硬盘上,或者还可以在启动修订跟踪前为工作簿文件指定密码以防止其他人打开该文件。

操作方法

保护工作表元素

保护所有用户的工作表元素

  1. 请切换到需要实施保护的工作表。

  2. 取消任何您希望用户可对其进行更改的单元格的锁定:选择每一个单元格或区域,单击“格式”菜单上的“单元格”,再单击“保护”选项卡,然后清除“锁定”复选框。

  3. 隐藏任何不想显示的公式:选择具有公式的单元格,单击“格式”菜单上的“单元格”,再单击“保护”选项卡,然后选中“隐藏”复选框。

  4. 取消用户要更改的图形对象的锁定。

    操作方法

    您不必取消用户可单击和使用的按钮或控件的锁定。可以取消用户可修改的嵌入图表、文本框及由绘图工具所创建的其他对象的锁定。如果要查看工作表中的哪些元素是图形对象,请单击“编辑”菜单中的“定位”,再单击其中的“定位条件”,然后单击“对象”。

    1. 按住 Ctrl 并单击每个要取消锁定的对象。

    2. 在“格式”菜单上,单击所选对象对应的命令:“自选图形”、“对象”、“文本框”、“图片”、“控件”或“艺术字”。

    3. 单击“保护”选项卡。

    4. 清除“锁定”复选框,如果显示,请清除“锁定文本”复选框。

  5. 在“工具”菜单上,指向“保护”,再单击“保护工作表”。

  6. 为工作表键入密码。

    注释该密码是可选的。但是,如果您没有使用密码,则任何用户都可取消对工作表的保护并更改受保护的元素。请确保记住了所选的密码,因为如果丢失了密码,您就不能访问工作表上受保护的元素。

  7. 在“允许此工作簿的所有用户进行”框中,选择需要用户更改的元素。

  8. 单击“确定”,并按照提示再次键入密码。

允许指定用户访问受保护的区域

您必须安装了 Windows 2000 或更新版本才能授予指定用户访问区域的权限。

  1. 在“工具”菜单上,指向“保护”,再单击“允许用户编辑区域”(该命令仅在工作表未受保护时才可用)。

  2. 单击“新建”。

  3. 在“标题”框中,键入要授权访问区域的标题。

  4. 在“引用单元格”框中,键入等号“=”,然后键入引用或选定的区域。

  5. 在“区域密码”框中,键入密码以访问区域。

    该密码是可选的。如果您没有使用密码,则任何用户都可编辑单元格。

  6. 单击“权限”,然后单击“添加”。

  7. 查找和选择要被授予权限的用户。如果想选择多个用户,请按住 Ctrl 并单击其名称。

  8. 单击“确定”两次,并按照提示再次键入密码。

  9. 对授予了访问权限的每个区域,请重复上述步骤。

  10. 若要保留区域和用户的单独记录,请选中“将权限信息粘贴到一个新的工作簿中”复选框。

  11. 保护工作表:在“工具”菜单上,指向“保护”,再单击“保护工作表”,确保选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框,为工作表键入密码,单击“确定”,然后再次键入密码以确认。

    注释工作表密码可以禁止其他用户编辑您指定的区域。请确保记住了所选的密码,因为如果丢失了密码,您就不能访问工作表上受保护的元素。

帮助保护工作簿元素和文件

保护工作簿元素

  1. 在“工具”菜单上,指向“保护”,然后单击“保护共享工作簿”或“保护并共享工作簿”。

  2. 请执行下列一项或多项操作:

    • 若要保护工作簿的结构,请选中“结构”复选框,这样工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、隐藏、取消隐藏或重新命名,而且也不能插入新的工作表。

    • 若要在每次打开工作簿时保持窗口的固定位置和大小,请选中“窗口”复选框。

    • 若要禁止其他用户删除工作簿保护,请键入密码,再单击“确定”,然后重新键入密码加以确认。

保护共享工作簿

  1. 如果工作簿已是共享的,同时您要指定密码以保护共享,请取消工作簿的共享。

    操作方法

    1. 请所有其他用户保存并关闭共享工作簿。如果其他用户正在编辑,他们未保存的数据将会丢失。

    2. 停止共享工作簿将删除修订记录。如果想要保存该信息的副本,请打印冲突日志工作表或将其复制到另一个工作簿中。

      操作方法

      1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。

      2. 在“时间”框中,单击“全部”。

      3. 清除“修订人”和“位置”复选框。

      4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,然后单击“确定”。

      5. 请执行下列一项或多项操作:

        • 如果要打印冲突日志工作表,请单击“打印”按钮图像

        • 如果要将冲突日志工作表复制到另一个工作簿中,请选择要复制的单元格,然后单击“复制”按钮图像,切换到另一工作簿,单击要复制到的目标区域,然后单击“粘贴”按钮图像

        注释您也可能希望保存或打印工作簿当前的版本,因为该记录也许不应用于其后的版本。例如,记录副本中的单元格位置(包括行号)将不能保持最新。

    3. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。

    4. 确保您是在“正在使用本工作簿的用户”列表中列出的唯一一人。

    5. 清除“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框。

      如果该复选框不可用,那么必须在清除该复选框前取消对此工作簿的保护。

      操作方法

      1. 单击“确定”,指向“工具”菜单上的“保护”,再单击“撤消共享工作簿保护”。

      2. 如果提示输入密码,则输入密码,再单击“确定”。

      3. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。

    6. 当提示到对其他用户的影响时,单击“是”。

  2. 如果有下列需要时,请设置其他类型的保护:授予特定用户访问区域的权限、保护工作表、保护工作簿元素以及为查看和编辑设置密码。

  3. 在“工具”菜单上,指向“保护”,然后单击“保护共享工作簿”或者“保护并共享工作簿”。

  4. 选中“以追踪修订方式共享”复选框。

  5. 如果要求用户提供密码以关闭修订记录或取消工作簿的共享状态,请在“密码”框中键入密码,然后在出现提示时重新键入密码。

  6. 当系统提示保存工作簿时,请保存工作簿。

保护工作簿文件不被查看或编辑

  1. 在“文件”菜单上,单击“另存为”。

  2. 在“工具”菜单上,单击“常规选项”。

  3. 请执行下列一项或两项操作:

    • 如果希望用户在查看工作簿之前输入密码,请在“打开权限密码”框中键入密码,然后单击“确定”。

    • 如果希望用户在保存其对工作簿的更改之前输入密码,请在“修改权限密码”框中键入密码,然后单击“确定”。

  4. 提示时,请重新键入密码加以确认。

  5. 单击“保存”。

  6. 出现提示时,请单击“是”以替换已有的工作簿。

突出显示修订

只能看到近期修订

是否关闭了修订跟踪在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“高级”选项卡,并确保“保存修订记录”选项可用并选中该选项。如果关闭了修订跟踪,则只能看到上一次保存共享工作簿后对当前编辑会话所做的修订。

是否只指定了近期的修订请确保显示的是较早的修订记录:

  1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。
  2. 在“时间”框中,单击所需选项:

    “从上次保存开始”只显示自上次保存工作簿之后所做的修订。

    “无”只显示您或其他用户还未接受或拒绝就保存的修订。

    “起自日期”只显示指定日期以后的修订。单击“起自日期”,然后在“时间”框中键入时间。

    “全部”显示所有修订记录,而不管时间的长短。

是否保存了足够的修订记录只要用户关闭了工作簿,则超过设置天数的记录将被删除。为了将修订记录保存较长的时间,请指定一个较大的天数,例如 1,000 天。若要增加保存修订记录的天数,请单击“工具”菜单上的“共享工作簿”,再单击“高级”选项卡,然后在“天”框中键入一个更大的数值。

不能查看所需的修订

启动修订跟踪如果关闭修订跟踪或取消工作簿共享,则修订记录将被永久性删除,以后将无法查看任何修订。

如何打开修订跟踪

  1. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。
  2. 选中“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框。
  3. 单击“高级”选项卡。
  4. 在“修订”下,单击“保存修订记录”,然后在“天数”框中,键入要保留修订记录的天数。

    确保要输入一个足够大的天数数字,因为 Microsoft Excel 将永久擦除早于该时间的任何修订记录。

  5. 单击“确定”,而且如果提示保存文件时,请单击“确定”。

注释打开修订跟踪也将共享该工作簿。

确保其他用户已经保存在保存工作簿或接收一个更新时,收到的只是其他用户保存的修订,而不是未保存的修订。

检查 Microsoft Excel 跟踪的修订类型Excel 无法跟踪某些类型的修订,例如格式修订和批注。

Microsoft Excel 不跟踪的修订

修订跟踪记录您对单元格内容所做的更改,包括移动和复制以及行和列的插入和删除等。Microsoft Excel 不跟踪下列类型的修订:

无法跟踪的修订替换
更改工作表名称修订不会在工作表标签上突出显示,但会在冲突日志工作表中进行跟踪。
插入或删除工作表跟踪工作表插入后所做的修订,但不跟踪插入操作本身。
设置单元格或数据格式
隐藏或取消隐藏行或列
添加或更改批注
因公式计算新值而更改的单元格若要查找因重新计算而更改的单元格,请使用“审核”工具栏上的工具。
未保存的更改可在做出修订时将其突出显示,但只有在保存后它们才会出现在冲突日志工作表中。

只有在共享工作簿中才能使用修订跟踪。因此,无法在共享工作簿中使用的功能也无法进行修订跟踪。

无法在共享工作簿中使用的功能

只有在停止使用共享工作簿的条件下,才能使用下面功能。

不能在 Web 服务器上使用共享工作簿。

不可用的功能替换
成块插入或删除单元格可以插入整行和整列。
删除工作表
合并或拆分合并的单元格
添加或更改条件格式单元格值更改时,现有条件格式继续存在,但不可更改这些格式或重定义条件。
添加或更改数据有效性键入新值时,单元格继续有效,但不能更改现有数据有效性的设置。
创建或更改图表或数据透视表可以查看现有的图表和报表。
插入或更改图片或其他对象可以查看现有的图片和对象。
插入或更改超链接现有超链接继续有效。
使用绘图工具可以查看现有的图形对象和图形。
指定、更改或删除密码现有密码仍然有效。
保护或不保护工作表或工作簿现有保护仍然有效。
创建、更改或查看方案
创建组及分级显示数据可以继续使用现有分级显示。
插入自动分类汇总可以查看现有分类汇总。
创建数据表 可以查看现有数据表。
创建或更改数据透视表可以查看现有报表。
写入、记录、更改、查看或分配宏可以运行现有的只使用可用功能的宏。可以将共享工作簿的操作录制在一个存储于其他非共享工作簿的宏中。
添加或更改 Microsoft Excel 4 对话工作表
更改或删除数组公式原有数组公式继续正确地计算。

检查突出显示设置这些设置同样影响冲突日志工作表中所包含的内容。指向“工具”菜单上的“修订”,然后单击“突出显示修订”。请确保选中了“在屏幕上突出显示修订”复选框,然后检查下列设置:

“接受或拒绝修订”命令不可用

冲突日志工作表

在新工作表上显示修订记录的复选框不可用

Microsoft Excel 无法显示冲突日志工作表

保存修订打开修订跟踪后,您或其他用户必须作出修订并将其保存到工作簿。冲突日志工作表只有在修订被保存后才可用。

检查突出显示设置“时间”、“修订人”和“位置”等复选框的设置决定了冲突日志工作表中列出的修订记录。如果不能确定保存了那些类型的修订记录,请选择所有修订记录:指向“工具”菜单上的“修订”,单击“突出显示修订”,然后清除以上三个复选框,选中“在新工作表上显示修订”复选框,然后单击“确定”。

冲突日志工作表中的修订记录丢失

保存然后重新显示冲突日志工作表冲突日志工作表只显示您已经保存的修订记录以及在您保存或接收更新之前其他用户保存的修订记录。如果在显示冲突日志工作表之后接收了更新,则该冲突日志工作表只有在重新显示时才被更新。

如果要查看其他用户最近保存的修订,请保存工作簿,然后重新显示冲突日志工作表。

突出显示未保存的修订不能查看其他人所做的未保存修订信息。可以在工作表上突出显示自己所做的未保存修订。

  1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。
  2. 在“时间”框中,单击“从上次保存开始”。
  3. 清除“修订人”和“位置”复选框。
  4. 选中“在屏幕上突出显示修订”复选框,再单击“确定”。

无法设置冲突日志工作表的格式或对其进行编辑

将修订记录复制到新的工作表只能查看冲突日志工作表,不能设置其格式或对其进行编辑。

  1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。
  2. 在“时间”框中,单击“全部”。
  3. 清除“修订人”和“位置”复选框。
  4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,再单击“确定”。
  5. 选中要复制的单元格,并单击“常用”工具栏上的“复制”按钮图像
  6. 切换到其他工作表,单击要粘贴的位置,再单击“粘贴”按钮图像

复制记录时,可能也需要保存共享工作簿的另外一个副本。如果工作簿因您或他人的使用而继续变化,则您复制的记录可能会不再适用。例如,复制的记录中的单元格位置(包括行号)可能不再是当前的位置。

保存时,冲突日志工作表消失

若要查看保存的修订记录,请重新显示冲突日志工作表。显示冲突日志工作表后,Microsoft Excel 不能对其进行更新。保存时,Excel 将删除冲突日志工作表以保证信息不会过时。

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