Excel 2003完整教程:输入和选择数据疑难解答

输入数据

数字、日期和时间显示不正确

数字格式Microsoft Excel 按单元格中所应用的数字格式显示工作表中的数字、日期和时间。若要更改数字格式,请选定相应单元格。在“格式”菜单上,单击“单元格”,再单击“数字”选项卡,然后单击所需的分类和格式。若要使用默认的日期格式,请单击相应单元格,并按 Ctrl+Shift+#。若要使用默认的时间格式,请按 Ctrl+Shift+@。

区域设置“控制面板”上“区域设置”中所选定的选项决定了货币、日期、时间和数字的默认格式。

数字被 ##### 符号所代替

如果单元格中包含的数字、日期和时间的长度比单元格宽或者包含日期或时间公式的单元格产生了负值,就会产生 ##### 错误值。请尝试增加列宽。

工作表上日期的格式显示不尽相同

在单元格中输入日期时,日期的显示格式既可以是默认的日期格式也可以是在输入日期之前应用于该单元格的格式。默认日期格式是基于“区域设置”对话框(Microsoft?Windows“控制面板”)中“日期”选项卡上的设置而定的。如果更改了这些日期设置,则工作簿中任何未经“设置单元格格式”命令设置格式的已有日期也会随之更改。

在单元格中键入的某些文本没有显示出来

若要显示选定单元格内的多个文本行,请单击“格式”菜单上的“单元格”,再单击“对齐”选项卡,然后选中“自动换行”复选框。如果其中的文本为一个长单词,则该字符串不会换行,此时可以加大列宽或缩小字体大小来显示整个文本。

Microsoft Excel 有时不能完成自动输入

确保启用了“记忆式键入”在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“编辑”选项卡,确保选中了“记忆式键入”复选框。

检查最后单击鼠标的位置请在单元格中最后一个字符后单击鼠标。因为 Excel 只在插入点处于当前单元格内容的末尾时,才能完成输入。

确保输入项匹配键入的字符与列中已有的输入项不匹配,或与两个或多个输入项相匹配。例如,如果键入了“AXY”,而已有输入项包括“AXY1”和“AXY2”,那么,Microsoft Excel 就不能完成自动输入。

选择正确的输入项若要选择所需输入项,请按 Alt+ 向下键,然后从列表中选择所需的输入项;或用鼠标右键单击相应单元格,再单击快捷菜单中的“选择列表”。

行中的输入项Excel 的记忆式键入项来自包含活动单元格的同一列中的数据,如果要在同一行(而非列)中重复输入,则无法完成记忆式键入。

数字、日期和时间Excel 只能自动完成文本项的输入。因此,仅包含数字、日期或时间的输入项不能进行记忆式键入。

当前数据区域检查活动单元格所在的位置,也许它已经处于当前数据区域之外。例如,如果数据区域为 A1:E10,Excel 可以对单元格 A11 提供记忆式键入项,并不论单元格 A10 是否为空。但是,Excel 将不会自动完成对单元格 A12 的输入,因为该单元格在数据区域之外。

大列表如果在对一个较大的列表进行操作,可能需要等待一段时间才能使 Excel 完成操作。

找不到填充柄

在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“编辑”选项卡,确保选中了“单元格拖放功能”复选框。如果选定了整行或整列,Excel 将在行首或列首显示填充柄。

我所需要的是复制值,而不是扩展序列

如果复制的数据类型是 Excel 中可扩展的数据序列,如数字、日期或其他自定义填充序列,在复制过程中这些数据将在选定区域中递增而不是原样复制。如果发生了这种情况,请重新选定原始数据,再按住 Ctrl,然后拖动填充柄进行复制。

在拖动填充柄时删除了某些内容

如果在向上或向左拖动选定区域上的填充柄时,没有将其拖出选定区域第一行或第一列就释放了鼠标按键,Excel 将删除选定区域中的部分乃至全部数据。因此,在拖动时必须在放开鼠标按键前,将填充柄拖出选定区域以外,才可以避免不必要的数据丢失。

对数字应用了“文本”格式后,数字并没有改变成文本

如果您已经在单元格中输入了数字并应用了“文本”格式,请单击每一个单元格,再按 F2,然后按 Enter 以文本格式重新输入数字。若要将数字当作文本输入,首先对空单元格应用文本格式,然后在带格式的单元格中输入数字。

选择和移动数据

在屏幕底部没有出现工作表标签

显示或隐藏所有的工作表标签

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“视图”选项卡。
  2. 选中或清除“工作表标签”复选框。若要显示工作表标签,请扩展标签滚动区域。

     选项卡滚动按钮

增减标签栏上显示的工作表标签

  1. 指向标签分割条。

     标签分割条

  2. 当指针变为分割指针分割指针时,可将标签分割条向右或向左拖动。

    要将标签分割条返回到初始位置,请双击标签分割条。

    提示

    通过用鼠标右键单击标签滚动按钮,并从快捷菜单上选择所需工作表,可激活工作表。

如果工作表名称被切断或不可读

增加滚动条的高度。在 Microsoft Windows 的“控制面板”中,双击“显示”图标,再单击“外观”选项卡,然后单击“项目”列表中的“滚动条”,最后增加“大小”框中的数值。

箭头键和 Page Up、Home 和 Shift+Tab 等键并未实现所需功能

这些键可能执行的是 Lotus 1-2-3 中相应的操作。请单击“工具”菜单中的“选项”,再单击“1-2-3 的帮助”选项卡,然后清除“Lotus 1-2-3 常用键”复选框,最后重新再试用这些键。

如果要在滚动工作表时使活动区域一同移动,请确认滚动锁定处于关闭状态。如果滚动锁定处于工作状态,则可以在不影响当前选定区域的情况下使用这些常用键。

确保“结束”模式是关闭的。当“结束”模式打开时,“结束”在状态行中出现。

选定了多张工作表。如何只选择一张工作表?

当您输入或更改数据时,将会影响所有被选中的工作表。这些更改可能会替换活动工作表和其他被选中的工作表上的数据。

若要选择请执行
单张工作表单击工作表标签。

显示选中的“Sheet2”工作表的工作表标签

如果看不到所需的标签,那么单击标签滚动按钮可显示此标签,然后可单击它。

标签滚动按钮

两张或多张相邻的工作表先选中第一张工作表的标签,再按住 Shift 单击最后一张工作表的标签。
两张或多张不相邻的工作表单击第一张工作表的标签,再按住 Ctrl 单击其他工作表的标签。
工作簿中所有工作表用鼠标右键单击工作表标签,再单击快捷菜单上的“选定全部工作表”。

注释如果工作表标签用颜色做了标记,则当选中该工作表标签时其名称将按用户指定的颜色加下划线。如果工作表标签显示时具有背景色,则未选中该工作表。

取消对多张工作表的选取

若要取消对工作簿中多张工作表的选取,请单击工作簿中任意一个未选取的工作表标签。

若未选取的工作表标签不可见,可用鼠标右键单击某个被选取的工作表的标签,再单击快捷菜单上的“取消成组工作表”。

当试图在选定区域中添加单元格时,原始选定区域被取消了

按住 Shift 并单击需要包含在新选定区域中的最后一个单元格。在活动单元格与所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域。

若要选定附加的不相邻的单元格或单元格区域,请按住 Ctrl 并单击或拖动相应的单元格。

当单击某个单元格或按键移动时,选定区域变大了

如果在状态栏中出现了“EXT”,请按 F8 关闭“扩展式选定”选项。

在按 Enter 时插入了错误的数据

如果刚使用了“编辑”菜单上的“复制”命令,或“复制”按钮按钮图像,请检查在复制区域周围是否存在活动选定框。如果活动选定框仍存在,当按 Enter 时 Microsoft Excel 就会将这些内容插入到活动单元格中。若要删除活动选定框,请按 Esc。

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