Excel 2003完整教程:共享工作簿疑难解答

命令、链接或功能不可用

所需命令不可用

只有在停止使用共享工作簿的条件下,才能使用下面功能。

不能在 Web 服务器上使用共享工作簿。

不可用的功能替换
成块插入或删除单元格可以插入整行和整列。
删除工作表无。
合并或拆分合并的单元格无。
添加或更改条件格式单元格值更改时,现有条件格式继续存在,但不可更改这些格式或重定义条件。
添加或更改数据有效性键入新值时,单元格继续有效,但不能更改现有数据有效性的设置。
创建或更改图表或数据透视表可以查看现有的图表和报表。
插入或更改图片或其他对象可以查看现有的图片和对象。
插入或更改超链接现有超链接继续有效。
使用绘图工具可以查看现有的图形对象和图形。
指定、更改或删除密码现有密码仍然有效。
保护或不保护工作表或工作簿现有保护仍然有效。
创建、更改或查看方案无。
创建组及分级显示数据可以继续使用现有分级显示。
插入自动分类汇总可以查看现有分类汇总。
创建数据表 可以查看现有数据表。
创建或更改数据透视表可以查看现有报表。
写入、记录、更改、查看或分配宏可以运行现有的只使用可用功能的宏。可以将共享工作簿的操作录制在一个存储于其他非共享工作簿的宏中。
添加或更改 Microsoft Excel 4 对话工作表无。
更改或删除数组公式原有数组公式继续正确地计算。

工作簿中的链接不起作用

更新存在 #REF 错误的链接如果其他用户在共享工作簿中创建并保存了新链接,同时您又在对同一工作簿进行编辑时保存或者更新了该工作簿,则将出现 #REF 错误。

  1. 在“编辑”菜单上,单击“链接”。

  2. 单击存在错误的链接。

  3. 若要清除 #REF 错误并显示已链接的数据,请单击“更新链接”。

检查链接源是否正确如果将共享工作簿从其原来的位置复制或移动到自己的网络上,或者如果链接的源工作簿没有存储在网络上,则可能会看到一则消息提示无法更新链接。可以按下列方法修复这些链接:

“保护工作簿”命令不可用或者无法在“密码”框中键入密码

工作簿可能为共享工作簿,因此不能进行保护或指定密码。若要保护共享工作簿,请先取消其共享状态。

操作方法

  1. 请所有其他用户保存并关闭共享工作簿。如果其他用户正在编辑,他们未保存的数据将会丢失。

  2. 停止共享工作簿将删除修订记录。如果想要保存该信息的副本,请打印冲突日志工作表或将其复制到另一个工作簿中。

    操作方法

    1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。

    2. 在“时间”框中,单击“全部”。

    3. 清除“修订人”和“位置”复选框。

    4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,再单击“确定”。

    5. 请执行下列一项或多项操作:

      • 若要打印冲突日志工作表,请单击“打印”按钮图像

      • 若要复制日志到其他工作簿,请选取想要复制的单元格,单击“复制”按钮图像,切换到另一个工作簿,单击需要放置复本的位置,并单击“粘贴”按钮图像

      注释您也可能希望保存或打印工作簿当前的版本,因为该记录也许不应用于其后的版本。例如,记录副本中的单元格位置(包括行号)将不能保持最新。

  3. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。

  4. 确保您是在“正在使用本工作簿的用户”列表中列出的唯一一人。

  5. 清除“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框。

    如果该复选框不可用,则必须在清除复选框之前,取消对工作簿的保护。

    操作方法

    1. 单击“确定”,指向“工具”菜单上的“保护”,再单击“撤消对共享工作簿的保护”。

    2. 如果提示输入密码,则输入密码,再单击“确定”。

    3. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。

  6. 当提示到对其他用户的影响时,单击“是”。

然后可以保护工作簿并按需要指定密码。

操作方法

保护工作表元素

保护所有用户的工作表元素

  1. 请切换到需要实施保护的工作表。

  2. 取消任何您希望用户可对其进行更改的单元格的锁定:选择每一个单元格或区域,单击“格式”菜单上的“单元格”,再单击“保护”选项卡,然后清除“锁定”复选框。

  3. 隐藏任何不想显示的公式:选择具有公式的单元格,单击“格式”菜单上的“单元格”,再单击“保护”选项卡,然后选中“隐藏”复选框。

  4. 取消用户要更改的图形对象的锁定。

    操作方法

    您不必取消用户可单击和使用的按钮或控件的锁定。可以取消用户可修改的嵌入图表、文本框及由绘图工具所创建的其他对象的锁定。如果要查看工作表中的哪些元素是图形对象,请单击“编辑”菜单中的“定位”,再单击其中的“定位条件”,然后单击“对象”。

    1. 按住 Ctrl 并单击每个要取消锁定的对象。

    2. 在“格式”菜单上,单击所选对象对应的命令:“自选图形”、“对象”、“文本框”、“图片”、“控件”或“艺术字”。

    3. 单击“保护”选项卡。

    4. 清除“锁定”复选框,如果显示,请清除“锁定文本”复选框。

  5. 在“工具”菜单上,指向“保护”,再单击“保护工作表”。

  6. 为工作表键入密码。

    注释该密码是可选的。但是,如果您没有使用密码,则任何用户都可取消对工作表的保护并更改受保护的元素。请确保记住了所选的密码,因为如果丢失了密码,您就不能访问工作表上受保护的元素。

  7. 在“允许此工作表的所有用户进行”框中,选择需要用户更改的元素。

  8. 单击“确定”,并按照提示再次键入密码。

允许指定用户访问受保护的区域

您必须安装了 Windows 2000 才能授予指定用户访问区域的权限。

  1. 在“工具”菜单上,指向“保护”,再单击“允许用户编辑区域”(该命令仅在工作表未受保护时才可用)。

  2. 单击“新建”。

  3. 在“标题”框中,键入要授权访问区域的标题。

  4. 在“引用单元格”框中,键入等号“=”,然后键入引用或选定的区域。

  5. 在“区域密码”框中,键入密码以访问区域。

    该密码是可选的。如果您没有使用密码,则任何用户都可编辑单元格。

  6. 单击“权限”,然后单击“添加”。

  7. 查找和选择要被授予权限的用户。如果想选择多个用户,请按住 Ctrl 并单击其名称。

  8. 单击“确定”两次,并按照提示再次键入密码。

  9. 对授予了访问权限的每个区域,请重复上述步骤。

  10. 若要保留区域和用户的单独记录,请选中“将权限信息粘贴到一个新的工作簿中”复选框。

  11. 保护工作表:在“工具”菜单上,指向“保护”,再单击“保护工作表”,确保选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框,为工作表键入密码,单击“确定”,然后再次键入密码以确认。

    注释工作表密码可以禁止其他用户编辑您指定的区域。请确保记住了所选的密码,因为如果丢失了密码,您就不能访问工作表上受保护的元素。

帮助保护工作簿元素和文件

保护工作簿元素

  1. 在“工具”菜单上,指向“保护”,然后单击“保护共享工作簿”或“保护并共享工作簿”。

  2. 请执行下列一项或两项操作:

    • 若要保护工作簿的结构,请选中“结构”复选框,这样工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、隐藏、取消隐藏或重新命名,而且也不能插入新的工作表。

    • 若要在每次打开工作簿时保持窗口的固定位置和大小,请选中“窗口”复选框。

    • 若要禁止其他用户删除工作簿保护,请键入密码,再单击“确定”,然后重新键入密码加以确认。

保护共享工作簿

  1. 如果工作簿已是共享的,同时您要指定密码以保护共享,请取消工作簿的共享。

    操作方法

    1. 请所有其他用户保存并关闭共享工作簿。如果其他用户正在编辑,他们未保存的数据将会丢失。

    2. 停止共享工作簿将删除修订记录。如果想要保存该信息的副本,请打印冲突日志工作表或将其复制到另一个工作簿中。

      操作方法

      1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。

      2. 在“时间”框中,单击“全部”。

      3. 清除“修订人”和“位置”复选框。

      4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,再单击“确定”。

      5. 请执行下列一项或多项操作:

        • 若要打印冲突日志工作表,请单击“打印”按钮图像

        • 若要复制日志到其他工作簿,请选取想要复制的单元格,单击“复制”按钮图像,切换到另一个工作簿,单击需要放置复本的位置,并单击“粘贴”按钮图像

        注释您也可能希望保存或打印工作簿当前的版本,因为该记录也许不应用于其后的版本。例如,记录副本中的单元格位置(包括行号)将不能保持最新。

    3. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。

    4. 确保您是在“正在使用本工作簿的用户”列表中列出的唯一一人。

    5. 清除“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框。

      如果该复选框不可用,则必须在清除复选框之前,取消对工作簿的保护。

      操作方法

      1. 单击“确定”,指向“工具”菜单上的“保护”,再单击“撤消对共享工作簿的保护”。

      2. 如果提示输入密码,则输入密码,再单击“确定”。

      3. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。

    6. 当提示到对其他用户的影响时,单击“是”。

  2. 如果有下列需要,则请设置其他类型的保护:授予特定用户访问区域的权限、保护工作表、保护工作簿元素以及为查看和编辑设置密码。

  3. 在“工具”菜单上,指向“保护”,然后单击“保护共享工作簿”或者“保护并共享工作簿”。

  4. 选中“以追踪修订方式共享”复选框。

  5. 如果要求用户提供密码以关闭修订记录或取消工作簿的共享状态,请在“密码”框中键入密码,然后在出现提示时重新键入密码。

  6. 当系统提示保存工作簿时,请保存工作簿。

禁止工作簿文件被查看或编辑

  1. 在“文件”菜单上,单击“另存为”。

  2. 在“工具”菜单上,单击“常规选项”。

  3. 请执行下列一项或两项操作:

    • 如果希望用户在查看工作簿之前输入密码,则请在“打开权限密码”框中键入密码,然后单击“确定”。

    • 如果希望用户在保存对工作簿的更改之前输入密码,则请在“修改权限密码”框中键入密码,然后单击“确定”。

  4. 当系统提示时,请重新键入密码加以确认。

  5. 单击“保存”。

  6. 如果出现系统提示,则请单击“是”以替换已有的工作簿。

然后使用“工具”菜单上的“共享工作簿”命令以将工作簿还原为共享。

请注意,保护一个工作簿不同于保护共享和修订记录。如果要通过“工具”菜单上“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令来保护某个工作簿,那么在指定了密码之后必须将工作簿共享。如果通过单击“以追踪修订方式共享”选项(“工具”菜单,“保护”子菜单,“保护并共享工作簿”命令)指定密码,则工作簿将自动共享。

在工作簿处于共享状态时,如果指向“工具”菜单上的“保护”,接着单击“保护共享工作簿”,然后选中“以追踪修订方式共享”复选框,将不能为该保护指定密码。若要指定该密码,必须首先取消工作簿共享。

“共享工作簿”对话框中的“允许多用户同时编辑”复选框不可用

  1. 单击“确定”,指向“工具”菜单上的“保护”,再单击“撤消共享工作簿保护”。
  2. 如果提示输入密码,则输入密码,再单击“确定”。
  3. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。

数据或文件丢失或不能访问

只能以只读方式访问

该工作簿是否为 Microsoft Excel 95 共享列表如果是,则 Excel 始终以只读方式打开文件。如果要将该文件转换为 Excel共享工作簿,请执行下列操作:

  1. 在“文件”菜单上,单击“另存为”。
  2. 在“保存类型”框中,单击“Microsoft Excel 工作簿 ( *.xls)”。
  3. 在“文件名”框中,键入新文件名,再单击“保存”。
  4. 通过下列操作使工作簿共享:在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡,选中“允许多用户同时编辑”复选框,单击“确定”,然后保存该共享工作簿。

是否推荐使用只读方式某些人已经在“保存选项”对话框中选取了该选项。若要以读写方式打开文件,请在答复文件是否以只读方式打开的建议时,单击“否”。

保存一份可编辑的个人副本工作簿文件可能为只读文件,也就是说您无权访问其保存的位置。若要在该文件中编辑和保存数据,请单击“文件”菜单上的“另存为”,然后在本地硬盘上以新名称保存共享工作簿。

其他用户覆盖了数据或编辑内容

检索修订记录中的数据如果保存了修订被覆盖时的修订记录,就可以在冲突日志工作表上找到原先输入的数据,并将其复制到原来的位置。

操作方法

  1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。
  2. 在“时间”框中,单击“全部”。
  3. 清除“修订人”和“位置”复选框。
  4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,再单击“确定”。
  5. 查找已删除的数据,然后单击“常用”工具栏上的“复制”按钮图像
  6. 切换到原始工作表,单击数据所属的位置,然后单击“粘贴”按钮图像

保存修订记录的副本若要保存不能被覆盖的文件副本,请单击“文件”菜单上的“另存为”,并在本地硬盘上保存共享工作簿的副本。

有消息提示已中断连接

其他用户已终止工作簿共享如果编辑时共享被终止,即使该工作簿被重新共享,都将出现该消息,并且当前编辑会话中的修订必须重新输入。关闭工作簿并跟上其所有者或其他用户的进程。

连接已中断与网络共享的连接中断后,与工作簿或其他用户的连接也将中断。如果工作簿仍处于共享状态并可用,则有下列两种选择:

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